Come permettiamo email di governare se stessi e cosa fare

Se si lavora con e-mail vi sembra, se si gioca la partita, in cui è necessario "recuperare" con un martello ottiene improvvisamente in una o l'altra mole di visone, non siete soli. Invia il default - il principale canale di comunicazione d'impresa. su valutazioni Radicati Group, l'impiegato medio ufficio riceve circa 100 email al giorno. Questo numero è in aumento ogni anno del 15%. Nel luglio 2012, la società di consulenza McKinsey Global Institute ha pubblicato un rapporto intitolato "L'economia sociale: aumento il valore e la produttività attraverso tecnologie sociali »(l'economia sociale: Sblocco valore e la produttività attraverso sociale Technologies). Si dice che il rango e file dipendenti trascorrono il 28% del loro tempo di lavoro per la gestione della posta elettronica.

Pensateci. Se avete una settimana lavorativa di 50 ore, le 14 ore hanno spendete la lettura e la scrittura di messaggi di posta elettronica. E 'improbabile che si spende così tanto tempo in Word, Excel o altri programmi di lavoro.

Forse queste cifre non sarebbe un problema se l'email è stata effettivamente un canale di comunicazione efficace. Piuttosto, è così per alcune aziende. Ma nella maggior parte dei casi non è così. Naturalmente, e-mail ha il diritto di esistere, ma non farsi coinvolgere. ricerca spettacoloQuella costante controllo dei abbassa in entrata IQ.

Negli ultimi anni, la posta elettronica è diventata una vera e propria piaga delle comunicazioni aziendali. Tuttavia, non dovrebbe essere incolpato di tutti i mali. La tecnologia Dare la colpa è conveniente: è una buona scusa per non guardarsi allo specchio. Dopo tutto, se si guarda dentro, si capisce che il problema non è nella e-mail in quanto tale, ma come li usiamo.

Il punto non è quello di dare la posta elettronica (anche se alcuni lo fanno). L'idea è quella di utilizzare in modo razionale.

Da dove cominciare?

Comprendere, e-mail ≠ conversazione

Con l'e-mail non può impegnarsi in un dialogo allo stesso modo come nella vita reale. Nelle lettere c'è sempre intervalli di tempo, e messaggi di testo non hanno lo scopo di amicizia dimostrato per l'altra parte. Justin Kruger (Justin Kruger) alla New York University e Nicholas Epley (Nicholas Epley) Università di Chicago dimostratoChe, in assenza di segnali non verbali persone in modo non corretto interpretare messaggi di posta elettronica.

Gli psicologi hanno scoperto che per interpretare correttamente l'umore è solo la metà dei casi ottenuti in un messaggio di testo. Smilies, purtroppo, non aiuta, per esempio, di distinguere l'umorismo di sarcasmo. Questo porta spesso a fraintendimenti. Sei pronto ogni volta di gettare una moneta nel tentativo di indovinare se il vostro interlocutore è promessa chiara?

Seguire la regola di tre lettere

Accettare il fatto che la posta elettronica non è il posto migliore per le conversazioni intime, entrare in azione.

Utilizzare la regola del tre lettere: se il problema non viene risolto in tre e-mail, è necessario un incontro personale.

È applicabile a soluzioni come i compiti amministrativi (ad esempio, riunione di pianificazione), così come personale. Ti farà risparmiare un sacco di tempo e proteggerà da una varietà di delusioni. Tuttavia, come non lo è per tutti, essere pronti a malcontento di alcuni compagni. Con una quota ragionevole delle ipotesi, ma è il momento di sbarazzarsi della installazione "a tutte le questioni C'è posta."

Non decidere su questioni urgenti e-mail

Se il problema è veramente importante e richiede un'azione immediata, non risolverlo nelle e-mail. Per fare questo, c'è un telefono. Che questa sia una regola nella vostra azienda.

Non utilizzare la posta elettronica per gestire le attività

E-mail - questo non è un task manager. Ma molte persone usano la posta elettronica in qualità di tale. Nessuna meraviglia che sono costantemente distratti. Ho aperto la scatola, di consultarsi con i compiti, e si preme il flusso delle comunicazioni aziendali e personali. E 'facile passare a loro, dimenticando ciò che il client di posta elettronica aperto.

La gestione dei progetti ha applicazioni separate: Todoist, DropTask, flusso e altri. Questo non è un sostituto di posta elettronica, essi sono destinati a obiettivi che si sta tentando di raggiungere.

La stessa gestione del progetto. Trello, asana o Basecamp - confortevole e strumenti convenienti, che vi farà risparmiare dalle conversazioni chilometri.

Non pensare a come comunicare alla estrazione del carbone nella miniera

Poche persone sono libere nei loro rapporti di lavoro. molti Odiano il loro lavoro, Compreso il fatto che essi non possono scegliere i loro colleghi, clienti e partner. Alcuni di loro sono troppo "occupato" per parlare al telefono - meglio scrivere una dozzina di messaggi, invece di due minuti per discutere su tutto, a parole.

In questo caso, è necessario prestare attenzione al modo della loro comunicazione (parole, velocità e così via). Chiedetevi se si vuole veramente di interagire con le persone che evitano il telefono e parlare. Guardate ai richiedenti il ​​posto vacante nella vostra azienda a potenziali clienti o possibili futuri fornitori. Se inizialmente comunicare come se estratto il minerale nella miniera, quali sono le probabilità che cambieranno?

Essere consapevoli di là di e-mail di vita

Eccola! Non abbiate paura di chiudere casella di posta. Il mondo non è crollato. Questo è ovvio, ma per molti può essere una rivelazione. Così, in compagnia di Klick Salute vietato i dipendenti utilizzano la posta elettronica. Secondo il suo direttore generale, e-mail - uno strumento per il controllo cedere su se stessi per gli altri.

Cosa ne pensate: se le manipola posta elettronica persone, Costringendoli compiti e l'ordine della loro esecuzione?