7 azioni che aiutano a lavorare con la posta più veloce
Produttività Della Tecnologia / / December 19, 2019
Disordine nella vostra casella di posta non è solo rovinare l'umore, ma anche sulla vite uccidere la vostra produttività. Cosa devo fare se la montagna di email in arrivo è in crescita, e non si ha il tempo di occuparsi di tutto questo?
1. Sbarazzarsi di disordine
Queste includono non solo uno spam franca. Questo e newsletter, e una selezione di sconti e offerte shopping online - tutto quello che una volta sottoscritto e che ora di utilizzo di volta in volta. L'idea è questa: ogni volta che si apre la posta elettronica, come le lettere di distrarti e interferiscono con il fuoco sul posto di lavoro.
Per non rassegnarci alla battaglia eterna con il caos, inviamo questa corrispondenza alle aree designate.
Microsoft Outlook 2016 Esso consente di configurare il filtraggio di entrata in modo che le lettere sulla bassa priorità predefinita si sono evoluti nella cartella "non urgente". Qui essi saranno in attesa dietro le quinte, non calli ai vostri occhi.
2. Eseguire il backup di messaggi di posta elettronica che hanno perso rilevanza
Naturalmente, se qualcosa non ha bisogno in questo momento, ciò non significa che non sia utile in futuro. Eppure, nei messaggi in entrata e in uscita bisogno di mantenere l'ordine.
Messaggi che contengono informazioni importanti che ora si inutilmente, dovrebbe inviare per l'archivio. Il modo più conveniente per farlo automaticamente, la configurazione di backup con una certa periodicità. Ecco la sequenza di azioni: "File» → «Impostazioni» → «Avanzate" nel 'Archiviazione automatica', premere "Configurazione archiviazione automatica" e selezionare "Esegui archiviazione automatica ogni N giorni", specificando desiderato tempo intervallo.
La lista (CTRL + E), vi sarà facile navigare nell'archivio e può riprendere la conversazione, se necessario. Di conseguenza, la cassetta postale non è piena, e non si deve perdere tempo cercando di trovare la giusta e-mail tra non molto rilevante.
3. Divide in gruppi di destinatari
Per più e più volte di non produrre lo stesso tipo di mailing list, creare gruppi tematici, che è possibile distribuire i destinatari dei vostri messaggi di posta elettronica.
Famiglia, amici, lavoro sul team di progetto - prospettiva Esso consente di aggiungere un gruppo di persone dalla tua rubrica o i tuoi contatti in Excel.
Che è comodo? Non è necessario costantemente a spalare tutte le destinazioni per trovare il giusto. All'interno del gruppo, è possibile condividere rapidamente documenti, quindi a lavorare insieme a loro. I messaggi sono ordinati in conversazioni, in modo da poter trovare velocemente informazioni importanti e risolvere i problemi urgenti. Per creare un gruppo di contatti, premere CTRL + MAIUSC + L.
4. Utilizzare l'applicazione per cellulare
Nei casi in cui l'urgente necessità di far fronte a qualsiasi problema, è fondamentale per avere accesso alle e-mail in qualsiasi momento e ovunque - a casa e sulla strada.
Utilizzare le applicazioni per i dispositivi mobili di Outlook, è possibile visualizzare i messaggi, il lavoro con una lista di contatti e file da smartphone o tablet. Tutti i dati vengono immediatamente sincronizzati, in modo che il rischio che alcune informazioni importanti passerà da voi, è esclusa.
5. Configurare l'invio di email programmate
Non era necessario per risolvere i diversi problemi in termini di difficoltà a tempo pieno, fare il lavoro in anticipo. Microsoft Outlook consente di inviare automaticamente i messaggi in un momento specifico.
Tenete a mente tutte le informazioni su chi, cosa e quando avete promesso di inviare, è difficile. Ci sono buone probabilità che semplicemente dimentica di farlo. Specificare il giorno e l'ora di partenza scrittura, in modo da non essere distratti dalla consegna di notifiche relative riunioni o promemoria di scadenze che si avvicinano.
6. Gestire la posta utilizzando le regole
In Outlook 2016 regole - sono azioni che vengono applicate automaticamente ai messaggi in base alle condizioni specificate. Le regole sono divise in due categorie: la notifica e l'organizzazione.
Ad esempio, è possibile impostare avvisi sonori circa i messaggi di qualsiasi persona o semplicemente inviare in un gruppo separato di messaggi con alcune parole nella riga dell'oggetto. Utilizzare i modelli di servizio offerti o creare le proprie regole. Essi possono essere utilizzati per i messaggi in entrata o in uscita in uno o più conti.
7. Mantenere tutta la posta in un unico luogo
scatola di lavoro, e-mail personale - Non entità moltiplicarsi senza necessità. Molto più facile quando allo stesso tempo hanno accesso a tutte le email.
Con Outlook 2016, si può mettere insieme i messaggi in arrivo per più account.
Aggiungere a questa impostazione gruppo di contatto e filtrare i messaggi con bassa priorità - il risparmio di tempo sembra molto impressionante.
pacchetto software Microsoft Office 365, che comprende Outlook 2016- una combinazione di strumenti familiari con nuove funzionalità che rendono il lavoro più semplice e veloce. documenti Sincronizza, posta e del calendario dei dati, l'interazione con gli strumenti di cloud senza accesso alla rete e l'accesso ai testi presentazioni da un browser - che è solo una piccola parte di innovazioni che vi aiuteranno a far fronte con le attività quotidiane in modo rapido e senza inutili sforzi.