Come pulire gli affari e tutto per tenere il passo: Guida completa del sistema GTD

Che buon sistema GTD?

servizi di produttività Il problema è che tutti si posiziona come un luogo dove si può risolvere tutti i problemi, memorizzano le informazioni, di comunicare. La maggior parte dei servizi che si offrono per stabilire le priorità e agire in accordo con esse.

Ma pochi possono concentrarsi sulle attività più importanti e non prestare attenzione, mentre sulle piccole cose: compito urgente, il desiderio di colleghi, amici o conoscenti. Quando il compito diventa molti, è difficile da capire. Quindi, in pratica, è necessario utilizzare una serie di servizi per la gestione dei casi. Quando si ottiene un sacco di casi, stiamo iniziando a confondersi in questi servizi, e le liste e, infine, cessare di usarli.

Metodi di Getting Things Done (GTD) fornisce un piano universale in atto per costruire un unico sistema, in cui è possibile risolvere qualsiasi problema. Sarete in grado di rilassarsi e di non preoccuparsi, come sarà essere sicuri di non dimenticare nulla. Al momento giusto, il sistema suggerirà cosa fare e cosa mettere a fuoco.

Allora perché così tanti lavoro improduttivo?

La gente comincia a lavorare improduttivo quando i progetti e le attività diventa molto. Trovano difficile mantenere tutto nella mia testa, per non stabilire le priorità da solo. Quindi, o non fare nulla, o fare ciò che è più semplice e le cose da fare a procrastinare. C'è un altro problema: quando i compiti urgenti da risolvere ieri.

Inoltre, la persona inizia a stancarsi in fretta, diventa irritabile. Egli era costantemente in esecuzione come uno scoiattolo in una routine ruota, e davvero importanti progetti monetarie e strategici, resta ai margini.

Con questa situazione gestirà sistema Getting Things Done, David Allen descritto nella libro, Che è stato rilasciato nel 2001 ed è diventato un bestseller internazionale.

Raccontami i concetti di base del GTD, che hanno bisogno di sapere

routine - queste sono le cose, i pensieri e le preoccupazioni che turbano, distrarre e lo spreco di energia. Mentre routine non trasferito al problema, è impossibile controllare. Pensando dello stesso problema un paio di volte - si tratta di un uso inefficiente di energia creativa che dà origine a frustrazione e lo stress.

Lo scopo della GTD - per liberare la testa dalla routine e rimuovere le tensioni interne.

la memoria umana operativa - zona del cervello dove c'è una memoria a breve termine. Ecco dove di solito aggiungiamo la corrente in sospeso, dato ad altre persone promesse e altri pensieri che ci preoccupano. Purtroppo, non v'è limitare la quantità di di routine, è possibile mantenere il cervello a funzionare correttamente. Se la memoria è piena, si è distratti da piccole cose e dimenticare i loro obiettivi, che porta a stress.

Strumenti per la raccolta dei dati - che, in cui l'informazione entra e dove correggere ciò che deve essere fatto. Ad esempio:

• gli organizzatori;
• notebook;
• e-mail;
• calendario;
• registratore.

Carrello "Posta in arrivo" - un unico repository per routine che si accende negli affari e compiti. Uno dei più importanti regole con un cesto di "Posta in arrivo" - è la sua pulizia regolare.

azioni semplici - le azioni di uno stadio che è necessario eseguire meno di due minuti. In pratica è più conveniente di prendere queste cose in cinque minuti.

progetto - un compito per cui esecuzione richiede più di un passo. È necessario lasciare un promemoria sul progetto e descrivere i primi passi per la sua attuazione. Di conseguenza, i giri del progetto in una semplice azione che possono essere eseguite nei prossimi cinque minuti e ottenere il risultato finale.

Il progetto dovrebbe essere un link alla scheda o il file, che descrive i dettagli: responsabili, le scadenze, categoria (ad esempio, "Marketing", "porzione Legal", "Sviluppo"), i riferimenti alle carte più piccole compiti. Tale struttura a è pratico per organizzare in Trello.

contesto di lista - un elenco di cose convenienti per eseguire determinate condizioni. Ad esempio, l'elenco dei collegamenti "Shopping" è un elenco di oggetti e prodotti che avete bisogno di comprare in negozio. Nella "chiamate" può essere un elenco delle chiamate che è necessario fare quando si è liberi.

Comodo liste contesto individuali per le persone con cui si lavora e comunicare. Quando incontro con una persona in particolare, è possibile aprire rapidamente la lista e decidere le domande necessarie.

Come posso utilizzare il calendario?

il calendario è necessario digitare:

• le azioni da eseguire in un determinato momento (riunioni, incontri d'affari, seminari);
• le azioni che devono essere fatte in un determinato giorno (per completare il progetto entro una data specifica, per prendere parte alla conferenza);
• informazioni su date specifiche (anniversari, compleanni, vacanze).

Io uso «Google Calendar", che io porto tutte queste cose. Questo servizio è utile perché:

• E 'disponibile come un telefono cellulare e un computer;
• su uno schermo, è possibile visualizzare più calendari;
• ci sono promemoria sullo smartphone.

Se avete qualcosa ha portato al calendario, o si seguire, o trasferirà ad altra data., Non c'è bisogno di ingombrare il calendario to-do list che viene regolarmente trasportato ogni giorno. Per tali liste, ci sono alcune soluzioni.

Se avete regolarmente bisogno di un certo tempo per chiamare i clienti, i fornitori o imprenditori, è meglio utilizzare un sistema CRM.

Quali liste dovrebbe iniziare?

Elenchi di azioni prioritarie

Creare un report per la settimana, studiare il sito del concorso, cancellare la cartella "Posta in arrivo" nella casella di posta, creare termini di riferimento per i progettisti - tutte queste azioni richiedono più di due minuti, ma non possono essere chiunque delegare. Tali casi devono essere inseriti nella lista di azioni prioritarie e di eseguire tutto il giorno.

Regole per trattare con tali liste:

• Le liste non dovrebbero essere molto, solo due o tre. Ad esempio, "Personal", "Lavoro", "Famiglia". Se si dispone di un elenco di attività per il giorno, mettere un promemoria nel calendario.
• Nelle attività di questo elenco può essere fatto facilmente etichettare il contesto: "On the road", "al computer", "leggere", "buy", "Promises". Le attività possono avere una o più etichette. Ad esempio, il problema di "a spasso il cane" farà riferimento al progetto "Private" e un'etichetta "Promises".
• Prima di aggiungere alla lista di compiti, pensare se è necessario farlo a tutti. Se la risposta è 'sì', decidere se o non lei personalmente eseguire questo business. Dopo tutto, è possibile inviare un messaggio vocale subordinato e delegare a lui. Per le attività che vengono assegnate a voi, segnerà "Committed". Sarà affari come dalla lista di "lavoro" e dal "Personal".
• Ricerca per lista regolarmente. Fate questo quando ci fu un minuto di ricambio. Spostare le cose che devono essere fatte prima.
• Pulire le liste almeno una volta al mese.

Lista "Someday"

In questa lista sono cose che non richiedono l'azione. Può essere:

• libri, dischi, video di formazione, che vogliono acquistare;
• utile competenzeChi vuole imparare;
• Luoghi voglio visitare;
• cose che voglio comprare.

In questo elenco dovrebbe periodicamente guardare, prendere annotazioni e li trasformano in obiettivi, su cui verrà fatto il lavoro.

Come per memorizzare le informazioni di riferimento, che è utile per il futuro?

Queste informazioni non richiede azione. I criteri principali per la conservazione di questi dati:

• Facilmente la ricerca di titoli, tag e una breve descrizione.
• Facilità di collocare le informazioni nel repository.
• Informazioni struttura di memorizzazione intuitiva. Quando i nuovi dati, è necessario selezionare rapidamente una categoria e sottocategoria, dove metterli.
• memoria accessibile da qualsiasi dispositivo.

Esiste un rituali obbligatoria GTD?

Sì, molti.

Raccogliere tutte le informazioni al carrello "Posta in arrivo"

Strumenti per raccogliere un sacco di informazioni. Ma tutto questo dovrebbe gregge a un luogo con il quale voi e continuerò a lavorare.

Svuota cestino "Posta in arrivo"

Una o due volte alla settimana dovrà rivedere l'elenco di "Posta in arrivo" e ordinare accumulata da cartelle o etichette. Questo rituale deve diventare abitudine, che è formata da algoritmo intuitivo delle azioni e loro ripetizione sistematica.

Si dovrebbe essere un semplice passo per passo piano di come si spende pulizia settimanale nel sistema degli affari. Ottenere Calendari, che segnerà i tempi in cui a conoscerla. Assegnare voi stessi un premio se, per esempio, almeno 20, sarete a 30 giorni per cancellare la cartella "Posta in arrivo" e giorni anonimi nel calendario.

Revisione della lista delle azioni prioritarie e l'elenco di "Someday", prioritizzazione

La revisione delle liste è importante dare la priorità e realisticamente calcolare le forze. Ciò è necessario al fine di non caricare se stessi obiettivi eccessivamente elevati e non soffrono di realizzare la sua inefficienza.

Distruzione di cesti in più

Spesso durante la comunicazione con colleghi e partner, nuove cassette postali, i documenti, gli elenchi.

Il vostro compito - per quanto possibile, per automatizzare tutti i dati sono affollati nella cartella "Posta in arrivo".

Questo può essere una cassetta postale, e pianificatore elettronica. Per automatizzare e servizi di informazione di riferimento in forma IFTTT e Zapier. Cestini per la raccolta di informazioni dovrebbero essere di piccole dimensioni.

Come lavorare con un cesto di "Posta in arrivo" e ordinare accumulato nel suo caso?

In primo luogo, rimuovere il problema, affare, o le informazioni dalla cartella "Posta in arrivo" e rispondere alla domanda: "Che cos'è questo? Ho davvero bisogno di fare qualcosa? "

Se non avete bisogno di qualsiasi altra cosa, si hanno due opzioni. Se si tratta di spazzatura, che non è più utile a voi polpaccio. Se questa è informazione utile, metterlo in archivio. Esso dovrebbe essere strutturato in categorie e tag rendono facile da trovare il necessario.

Se le informazioni avete bisogno di qualcosa da fare, ci sono tre opzioni:

1. Esegui richiesto. Se l'azione è importante e non dovrebbe richiedere più di 2-5 minuti.

2. Delegare a qualcuno. Se l'azione dura più di due minuti, pensare se sia possibile accusare qualcuno.

Quando delegiruesh qualcuno dovrebbe essere registrato:

• il risultato finale;
• piano di lavoro (percorso verso la meta);
• termine ultimo per il completamento delle attività;
• Data controllo e risultano essere pronti per questo (intermedia o finale).

3. Posticipare per il futuro. In questo caso, digitare:

• risultato desiderato;
• poco dopo l'azione che si desidera eseguire. Ricordate: non è possibile realizzare il progetto nel suo complesso, non può che prendere semplici passi concreti che vi porterà più vicini al risultato finale;
• scadenza. Se non v'è alcuna data precisa, memorizzare l'azione nella lista di "Someday".

È possibile inviare messaggi a se stessi per farli il giorno stabilito. Per questo adatto come un calendario «Google ", un promemoria per la data desiderata, e una domanda di un post bumerangChe vi invierà una e-mail ad una certa ora.

Come pianificare il vostro lavoro?

Tutto il lavoro può essere suddiviso in tre fasi:

1. Esecuzione di pre-programmato. Può essere come le cose strategicamente importanti che si avvicina alla meta, e la routine che deve semplicemente essere fatto.
2. Vai a lavorare come suo aspetto inaspettato. Questo è quando durante il giorno arrivano compiti da parte dei colleghi, supervisori, lettere da parte dei clienti.
3. La pianificazione per il lavoro futuro: la stesura e la revisione delle liste di priorità. Questo articolo non si dovrebbe prendere troppo tempo, in modo da non impegnarsi nella pianificazione per la pianificazione.

La pratica di pianificazione e obiettivi (libro commemorativo) interni sono descritti nel libro di David Allen.

Per libro commemorativo bisogno 43 cartelle: 31, etichettati con i numeri da 1 a 31, più di 12 mesi con il nome. cartelle giornalieri sono messi nella parte anteriore, iniziando con la data di domani. Per una cartella con il numero 31 è la cartella per il prossimo mese, seguito dalla cartella con il resto dei mesi.

Il contenuto della cartella per il giorno successivo tutti i giorni trasferiti a canestro, quindi la cartella viene messo nell'ultima delle cartelle quotidiane (come si è trasferito al mese successivo). Quando si rilascia la cartella 31 per il mese corrente, sarà una cartella con il nome del mese, seguito dalla cartella con i giorni del nuovo mese. Allo stesso modo, una cartella con il mese corrente viene trasferita l'anno seguente, quando passava.

In una cartella particolare, è necessario memorizzare i documenti che richiedono azioni specifiche (modulo da compilare, una lettera da inviare).
Per il sistema di lavoro, ha bisogno di essere aggiornato quotidianamente. Se si dimentica di aggiornare il percorso della giornata di domani, non ci si può fidare del sistema. Saranno mancano informazioni importanti che è necessario capire in altri modi.

Se si sta andando via per un paio di giorni, prima della partenza, è necessario controllare la cartella per i giorni durante i quali si sarà assente.

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Come è organizzato in pratica in vista di sistemi di pianificazione moderni:

1. Invece di un libro commemorativo di utilizzare organizzatore con gli elenchi di casi ogni giorno e metterli nei suoi compiti per la giornata. Riunioni e ai lavori legati al tempo necessario per scrivere in primo luogo, e promemoria impostato sul sistema su di loro in anticipo.
2. Creare un file con un elenco di casi al mese. Questa è una lista di ciò che si vuole ottenere fatto in quel periodo. Si aggiunge ad esso il caso per tutto il mese. Revisione dei compiti dovrebbe avvenire una volta alla settimana. Durante la pianificazione, le cose più importanti per dispersione per settimane per capire le loro priorità. Il loro si esibiranno in primo luogo, altrimenti tutto il tempo andrà a questioni piccole e urgenti.
3. Creare un file con i piani per l'anno. Dovrebbe essere rivisto una volta al mese. Casi di questo file viene trasferito ai piani per il mese.
4. I piani per l'anno, sulla base di obiettivi a lungo termine per 3-5 anni. Questi casi sono meglio di registrarsi o alla fine dell'anno o durante il tempo di vacanza, quando la testa è caricato attività quotidiane.

Questi quattro punti, David Allen chiama il sistema di pianificazione naturale. Questo sistema permette di spostare verso obiettivi importanti per voi e non perdere tempo su di routine.

Esiste un piano universale con il quale è possibile pianificare qualsiasi progetto?

Sì, certo. David Allen chiama un modello di pianificazione naturale. Si compone di diverse fasi.

Fase 1. Lo scopo ei risultati quadro perfetto

determinare scopo o il risultato finale perfetto, immagino che tu hai raggiunto.

Descriverlo con tutti i criteri di successo (soldi, la gente, di riconoscimento). Quanto più si scrive il risultato finale, più forte è la motivazione, soprattutto nei momenti in cui si ha bisogno per eseguire azioni specifiche, purché non lo è.

Fase 2. principi

Descrivere i princìpi che si bastone con il raggiungimento degli obiettivi. Per esempio: "Darò libero sfogo per la gente se... (per rimanere all'interno di bilancio, per soddisfare un progetto specifico termine)." Chiedetevi: "Quali azioni può ostacolare la mia attività? Come posso evitare? "

I principi hanno la chiarezza e sono una guida affidabile nel processo di gestione.

Fase 3. Brainstorming

Brainstorm, durante il quale registrare tutti i tipi di idee che vengono in mente.

Principi chiave del brainstorming:

• non giudicare;
• non è contestata;
• non stimare;
• non criticare;
• Pensate alla quantità piuttosto che di qualità;
• spostare l'analisi e l'organizzazione del secondo piano di.

Fase 4. Il piano di progetto come lista

Organizzare risultati di brainstorming in un elenco di casi. Iniziare la pianificazione dalla fine e passare attraverso i passi indietro. Così si può facilmente fare un piano e determinare il primo passo verso la porta avversaria. Un esempio di pianificazione dalla fine:

Quando il team sta lavorando su un compito e la necessità di organizzare l'intero piano in un unico luogo, comodo da usare diagramma di Gantt. La prima colonna in essa - sono questi tappe sulla strada per la meta, la seconda colonna - responsabile. Continuerà a colonne con un periodo di tempo. Le cellule saranno lo stato di una particolare fase, come "pianificato", "Nel processo," "Fatto", "attesa".

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sistema GTD e la pianificazione naturale può sembrare difficile. Ma quando lo si configura per se stessi, e cominciare a usare regolarmente, vi sentirete che tutto è molto più facile di quanto sembrava a prima vista.