Che cosa è un errore di pianificazione e di come valutare i tempi
Produttività / / December 23, 2019
Jessica Green
Marketer e autore di articoli su business e marketing.
Che cosa è un errore di pianificazione
Negli ultimi tre anni, ho dipinto cinque camere a casa. Comincio con la camera da letto e 'stato previsto che guida con lei per una settimana. Tuttavia, il tocco finale fatta solo dopo un mese.
Pensate, passaggio alla seconda camera, mi hanno fornito alla sua pittura di un mese? E qua e là. Ero sicuro che una volta già farcito la mano, poi, solo per finire il fine settimana, al massimo - a quella successiva. Ma ho un mese di nuovo a sinistra. Come in ogni di tutte le altre stanze. Tranne la cucina - a lei ci sono voluti ancora più tempo.
Ogni volta, pronti a dipingere un'altra stanza, ho aspettato per una settimana o due tutto sarà pronto. L'esperienza mi ha detto che non avrei gestire in meno di un mese. Tuttavia, per dare la fiducia nel fatto che tanto in questo tempo che sicuramente andrà più veloce, era difficile.
In questo presuntuosa, perché sottovalutiamo la necessità per noi di risolvere problemi di tempo, ha un nome: errore di pianificazione. Questo concetto è alla fine degli anni '70 è entrato
Intuitivo previsione: pregiudizi e procedure correttive psicologi Daniel Kahneman e Amos Tversky.Scienziati hanno spiegato che quando pianificazione persone spesso ignorano la loro precedente esperienza. Nel mio caso è stato il fatto che la camera di verniciatura ogni volta che avevo bisogno di un mese intero. Di solito, ci concentriamo solo sul compito a portata di mano: si tratta di una piccola stanza, quindi, dovrà dipingere a lungo.
Daniel Kahneman racconta in dettaglio su questo in libro "Pensa lento... Deciditi in fretta." Egli sostiene che gli errori nella pianificazione sono di solito associati con due cose:
- Noi non consideriamo la quantità di tempo impiegato per svolgere compiti simili in passato.
- Partiamo dal presupposto che non può essere affrontato con difficoltà, che causeranno ritardi.
Quali sono le cause di una stima errata del tempo
secondoIl successo in tempi Disruptive Project Management Institute, solo poco più della metà di tutti i progetti sono stati completati nei tempi previsti.
Ma una cosa - a sottovalutare la quantità di tempo che avete bisogno di dipingere la stanza (solo vi porta un po 'di disagio). E 'piuttosto un altro - a fare lo stesso errore nella valutazione dei compiti di lavoro e progetti. Qui, le conseguenze potrebbero essere molto più grave.
Nella migliore delle ipotesi, questo porterà al fatto che voi o il vostro team dovrà lavorare straordinario. Nella peggiore delle ipotesi - ad una mancanza di budget, piccoli profitti, padroni e clienti insoddisfazione.
Come valutare il problema in modo corretto
È necessario fermare la pianificazione, confidando intuizione da sola. E 'meglio utilizzare attrezzature speciali.
1. Costruire su esperienze precedenti
Gli psicologi consigliano di Kahneman e TverskyIntuitivo previsione: pregiudizi e procedure correttive: Prima di lavoro non deve solo valutare ciò che deve essere fatto, e di più, e di stimare quanto tempo è di solito speso per questi compiti.
Ad esempio, è necessario creare una nuova funzione per le applicazioni mobili - Scopri come molto tempo da spendere per la vostra squadra ha un problema simile. Vuoi scrivere un post sul blog di lunghezza 4000 parole - dati ottenere circa quante ore o giorni si ha l'ultima volta.
Se si lavora da soli, il modo più semplice per raccogliere queste informazioni - uso applicazione per tenere traccia del tempo. Usatelo con diversi tipi di attività, e quindi utilizzare i rapporti già pronti.
Per le attività nella gestione dei progetti software utile squadra. La maggior parte di loro usano diversi metodi di raccolta dei dati, come ad esempio la contabilità del tempo di lavoro reale e la costruzione di un diagramma di Gantt.
2. Chiedi l'altro per valutare il problema
Nel 1994, la rivista della personalità della American Psychological Association' e Psicologia Sociale ", ha pubblicato i risultatiEsplorando il «Planning fallacia»: Perché persone sottovalutano il loro compito completamento Volte cinque studi condotti da Roger Bühler, Dale Griffin e Michael Ross.
Hanno confermato che le persone spesso fanno l'errore di pianificazione descritta da Kahneman e Tversky. Ma ho trovato qualcosa di diverso: spesso giudicare male i costi dei propri problemi, ma può essere piacevole per prevedere quanto tempo ci vuole qualcun altro.
Gli scienziati hanno chiesto ai partecipanti di suggerire quanto tempo ci vuole per eseguire un certo compito ad un'altra persona. Quando si risponde quelle più spesso invocate esperienze passate. E anche quando non era, le loro stime erano molto più razionale rispetto alle conclusioni di coloro che avevano per eseguire l'operazione.
Questo perché di solito siamo atteggiamento molto ottimista per le loro capacità. E molto più obiettivo quando si tratta di qualcun altro. Così, invece di cercare di valutare il problema da soli, chiedere ad un amico o un collega di farlo per voi.
3. Fare un intervallo di date, e prendere in considerazione la possibilità di ritardi
Donald Rumsfeld, politico statunitenseCi sono ben noti ben noto - le cose che sappiamo che noi li conosciamo. Ci sono anche le incognite conosciute - cose che sappiamo che non sanno. Ma ci sono ancora sconosciuti, sconosciuto - queste sono cose che non conosciamo noi non li conosciamo.
Su questa citazione spesso citato nella gestione dei progetti. Per consentire incognite sconosciute menzionati da Rumsfeld, i manager utilizzano il cosiddetto cono di incertezza. È stato progettato per immagine un intervallo di tempo, che può richiedere compito.
Quando si avvia il lavoro sul progetto, si è un po 'più su di esso si sa. Pertanto, il tempo effettivo richiesto per completarla possono variare notevolmente con la previsione. Pensi che il lavoro ci vorranno due giorni, e può effettivamente bisogno di otto. O solo un paio d'ore.
Ma nel corso di questo intervallo processo è ridotto. Ma dire esattamente quanto tempo è necessario, si sarà in grado solo alla fine - quando progetto completato.
E tuttavia, il cono di incertezza ci permette di dare una stima più accurata. Se si conosce poco del progetto di cui è decisivo, dividere il lavoro a tempo stimato per quattro a trovare il limite inferiore del range, e moltiplicare per lo stesso importo al fine di determinare il limite superiore. Che avrà, ad esempio, da 1 a 16 giorni.
Se una grande gamma così non ti si addice, utilizzare l'account solo il limite superiore - quindi, presumibilmente, il lavoro avrà 16 giorni. Questo non è il numero esatto, ma molto probabilmente, è più vicino alla realtà di quanto la vostra stima iniziale.
4. Tasso compito di tre punti
Questo metodo sarà più obiettivo. Per ogni attività, è necessario valutare:
- il miglior scenario;
- peggiore delle ipotesi;
- lo scenario più probabile.
Il primo numero è destinato a coincidere con la stima iniziale. La valutazione dello scenario più probabile può essere basata su dati empirici che avete. Ma nel valutare la peggiore necessità di considerare quanto tempo ci sarebbe voluto se le cose vanno male.
Avendo tre numeri, calcolare un valore medio. Ad esempio, se lo scenario migliore - per tre giorni, le probabili - cinque giorni, e il peggio - nove, basta aggiungere 3 + 5 + 9 = 17. Quindi dividere il numero per tre. Si scopre una media di 5,67 giorni - questo è il vostro meteo per il tempo necessario.
5. Calcolare il coefficiente di errore
Steve Pavlina autore libri "Il corso di sviluppo personale per le persone intelligenti" raccomanda contare tasso di quanto siete in errore nella pianificazione. In futuro, questo numero verrà utilizzato per tutte le attività.
Valutare il tempo per diversi casiChe è necessario eseguire in un prossimo futuro. Registra i tuoi presupposti. Dopo aver terminato il lavoro, nota quanto hai speso in totale.
Sommate tutto il tempo previsto insieme. Fate lo stesso con l'attuale. Ora tutto il tempo effettivo è diviso in una prima valutazione - si ottiene il giusto equilibrio.
Ad esempio, si è calcolato che per eseguire più operazioni richiedono 12 ore. Ma alla fine abbiamo speso 15. Rapporto errore: 15/12 = 1,25. Ciò significa che il compito che ha preso il 25% in più di tempo di quanto previsto.
Ora sempre moltiplicare la loro valutazione iniziale sul tasso di errore risultante - e sarà più preciso.
6. Valutare in tempo improduttivo del giorno
analista americano e autore della letteratura affari Daniel Pink nel suo libro "Taymhaking. Come la scienza ci aiuta a fare tutto il tempo ", ha immerso nella ricerca sul nostro chronotype - orologio interno.
Ha studiato come influenzano il nostro benessere per tutta la giornata. E ho scoperto che chronotype non solo controllare la nostra attività fisica e mentale, e più e determinare che ora del giorno ci sono più creativa quando e tendiamo a pensieri positivi e negativi.
Rosa si riferisce a uno studioDiurne e stagionali Mood Vary con il lavoro, sonno e la durata del giorno Attraverso diverse culture Scott Golder e Michael Macy, che ha analizzato lo stato d'animo di persone su messaggi di Twitter. Essi hanno scoperto che l'utente tipicamente posizioni malopozitivny proprio in periodi di produttività recessione.
Per la maggior parte delle persone, questo declino viene nel bel mezzo della giornata, subito dopo pranzo. Secondo Golder e Macy improbabile che in questo momento si avrà un buon umore. Che questo può aiutare a evitare un'eccessiva fiducia e ottimismo, e alla fine - di pianificare in modo più efficace.
Così, l'essenza del secondo metodo - per valutare il problema, mentre in declino di produttività. Si tratta di circa sei ore dopo il risveglio. Ma si può solo aspettare fino a quando abbastanza senso di dispersione e la fatica.
L'esito del controllo che si sono più vicini alla realtà, progettando il loro tempo in questo modo.
la comprensione di errori di pianificazione molto vi aiuterà a valutare il problema in modo corretto. Forse non arriva a controllare la loro tendenza a sopravvalutare le proprie capacità. Ma se siete a conoscenza degli effetti di eccessivo ottimismo, e cercare di ridurre questo effetto, diventerà molto meglio gestire il vostro tempo.
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