Come trasformare «Google Spreadsheets" in perfetta GTD-system

Nel 2001 apparve un libro sugli scaffali "Come cose in ordine: l'arte della produttività senza stress"Scritto da David Allen (David Allen). Nel suo esperto di produttività e gestione del tempo ha dimostrato quanto sia importante avere un sistema collaudato per uso personale, aziendale e per altri scopi.

Allen ha introdotto un sistema chiamato GTD, Che ha contribuito a un gran numero di persone dell'ordine portano ai loro affari. Come una sorta di guscio può essere utilizzato per diversi servizi come Wunderlist, Todoist, Trello e Evernote, ma spesso sono troppo complicate o non sufficientemente funzionale. Questi servizi hanno alcun mezzo ovvio, ma una degna alternativa - «Google Spreadsheets ".

Vantaggi rispetto altre applicazioni

1. Buona visualizzazione = migliore comprensione

Disordine, fisico o digitale - è il vero problema con le conseguenze fisiologiche. Uno dei principali - perdita di efficienza. Quando si guarda l'elenco dei progetti, che occupano un sacco di spazio per il testo e tutti i tipi di investimenti, l'avvio del cervello al panico. A causa di questo, si diventa meno produttivo.

«Google Spreadsheets", a loro volta, - un insieme di righe e colonne. Anche quando di fronte ai vostri occhi 35 progetti, tutti sono elementi semplici della tavola: il familiare, compatto e allo stesso tempo pieno di informazioni.

2. Facile da inserire e modificare

Buon sistema di produttività - è quello che è facile da inserire informazioni. Nulla deve interferire con l'aggiunta di progetti e attività, così come il loro cambiamento.

Per aggiungere qualcosa al tavolo, basta cliccare sul cellulare e inserire il testo. Non ci sono zecche, opzioni e pulsanti - è sufficiente inserire il testo tutto quello che serve.

Se necessario, da qualche parte per aggiungere una colonna, le cellule di unione, e così via - una varietà di opzioni.

3. flessibilità

Qualsiasi produttività del sistema deve essere sufficientemente flessibile. Si dovrebbe essere comodo contenuti ordinamento e filtro in base cambiamento delle priorità. «Google Spreadsheets" consentono di creare filtri basati su criteri diversi.

Alcune persone che aderiscono a GTD e altri sistemi utilizzati in ogni contesto compito. A ciascuno di loro etichetta attaccata ad esempio "@ telefono" o "@ del computer", è possibile visualizzare Solo i casi che sono fattibili dove sei, e con gli strumenti che hanno da voi sotto mano.

In «Google Spreadsheets" è molto facile da mantenere filtri personalizzati con criteri multipli. Siete liberi di chiamare questi filtri come si vuole, che accelera la ricerca per loro.

4. La semplicità e la gamma di capacità

Uno dei principali vantaggi delle tabelle - la loro semplicità. E perché sono facili da usare, forniscono ampie opportunità. Questi sono disposti con facilità e comunicano con altre informazioni.

È possibile creare una cella con testo semplice, e si può scrivere una formula che combina diversi pezzi di dati alla funzione. Siete voi a decidere come deve essere collegato i dati.

5. Cross-platform

Tutto quanto sopra vale per qualsiasi programma per la creazione di fogli di calcolo: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, i numeri di Apple, e così via. In tutti - gli stessi principi di base delle righe, colonne e formule. Ma «Google Spreadsheets" operano completamente nel cloud, con veloce e affidabile.

Siete liberi di lavorare con qualsiasi sistema operativo, da qualsiasi dispositivo. E 'sufficiente avere una connessione internet e un browser installato.

Esempi di utilizzo

Il tuo GTD-documento può contenere qualsiasi numero di fogli. Immaginate che essi hanno sette.

1. progetti. Allen definisce un progetto come compito, che consiste in più di due passi e la cui attuazione richiede fino a 12 mesi. Nella lista, si può fare qualsiasi cosa - anche il progetto può essere sostituito l'olio motore.
2. affari in arrivo. Un elenco di cose che si possono fare in questo momento. È possibile specificare le date approssimative e l'attuazione di priorità.
3. aspettativa. Le cose che si aspettano prestazioni da altre persone. aggiungere progetti correlati e registrare, se lo si desidera, l'ultima volta che hai parlato con queste persone.
4. ordine del giorno. Le opere che devono essere discusse nelle riunioni periodiche. Ad esempio, se si sta parlando di un volto settimanale collega a faccia, quindi compilare qui che vogliono negoziare con lui. E 'anche possibile aggiungere una colonna con progetti correlati.
5. incubatrice. Elencare le cose che vuoi fare un giorno, ma ancora non si sa esattamente quando.
6. revisione settimanale. Una lista di controllo di attività che si esegue quando Riepiloga settimana. Questo potrebbe essere quella di verificare i progetti esistenti e l'aggiunta di nuovi, chiudendo le "code", e così via.
7. progetti completati. Carve progetto completato e inserirlo nella lista e segnare quando è finito. Se il progetto fosse solo per sbarazzarsi di, è anche da registrare.

progetti

Il numero di colonne in questa scheda può essere diversa, ma ci sono due principali, su cui poggia l'intero sistema: "Progetto ID" e "Prossimi affari interni."

ID progetto - è il suo numero unico. Assegnazione di identificatori estende al di là «Google Fogli ". Essi possono mantenere tutte le sistema organizzativo. Ad esempio, se si memorizzano i file e le note relative a progetti in altri servizi, è possibile utilizzare gli stessi numeri in loro. Questo accelera notevolmente la ricerca di file e le informazioni, e permette di non tenere molte cose in mente.

Nella colonna "Le prossime casi" monitorati i tre aspetti di ogni progetto:

• quanti casi aggiunto alla scheda "affari di prossima uscita";
• il numero di elementi associati a questo progetto è quello di scheda "in attesa";
• come elementi legati al progetto, che si trova sulla scheda "Agenda".

formula - una semplice funzione di conteggio, che verifica queste tre schede, e fornisce informazioni su quante attività legate a questo identificativo del progetto. Questa colonna consente di trovare rapidamente i progetti senza degli interventi eseguiti. La sequenza di "0 | 0 | 0 "indica che è necessario sia per aggiungere azioni al progetto o rinviarlo.

"Attesa" e "Agenda"

In queste pagine indicare il nome della persona di cui avete bisogno da lui, e quando lei ha chiesto per esso, si applica a qualsiasi progetto. Se si incontra regolarmente con quella persona, allora è inviato al "agenda". Quando lo vedi solo occasionalmente, quindi aggiungerlo alla "Attesa".

incubatrice

In un'intervista, Allen ha detto che se un progetto per una settimana non si è spostato di una virgola, si invia alla "Incubatore". L'idea è semplice: se non si fa un progetto su base regolare, quindi rimuoverlo dalla lista, che è costantemente in mente. A causa di questo progetto v'è un disordine e, di conseguenza, v'è una barriera psicologica per la realizzazione di casi importanti.

Ogni settimana, sguardo al "Incubator" e sia modificare lo stato del progetto sulla "attivo" o non toccare, o completamente rimosso.

revisione settimanale

Questa scheda consente di assicurarsi che il vostro to-do list aiuto per migliorare la vostra vita personale e professionale. Quindi è necessario rivedere costantemente queste liste e tenerli corrente.

"Settimanale" può consistere di domande e spunti di riflessione. In realtà, questo elenco di trigger unici che ricordano la necessità del progetto. Inoltre, aiuta a verificare se è ancora a raggiungere i vostri obiettivi per i vostri scopi.

progetti completati

Se avete bisogno di ricordare l'esito di un progetto, per aiutare il foglio. E anche se si sa che cosa il progetto si è concluso - per esempio, hai gettato - che a volte è utile per scoprire quando hai fatto questa decisione.

«Google Spreadsheets" Funzioni Utili

note

Possono essere utilizzati in diversi modi. Uno di loro - di scrivere tutti i possibili futuri casi per un particolare progetto. Quindi è possibile copiare direttamente nella lista degli "affari di prossima uscita", aggiungendo la data di completamento desiderata.

Note sono utili anche per il loro scopo. Aggiungere note allo stato di progetto, per festeggiare traguardi importanti e aggiungere informazioni utili.

Per aggiungere una nota, fare clic con il cellulare e scegliere "Inserisci nota".

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