Metodo Inbox Zero - il modo migliore per trattare con migliaia di messaggi di posta elettronica non letti

Un mucchio di messaggi di posta elettronica non letti, costantemente appendere fuori nella cartella "Posta in arrivo", provoca il panico in chiunque. Se si dispone di un sacco di partner commerciali e colleghi con i quali si interagisce sulla corrispondenza, è solo bisogno di mantenere la vostra casella di posta elettronica pulito e ordinato.

CEO JotForm Aytekin serbatoio offerte un modo interessante di organizzare i messaggi in arrivo dal titolo Zero. Come suggerisce il nome, il metodo è quello di mantenere semplicemente la cartella "Posta in arrivo" è vuoto.

In generale, serbatoio non ha inventato nulla di nuovo. Inbox Zero tempo fa ha stabilito scrittore e blogger Merlin Mann, ed è un metodo collaudato e ben noto. Circa la tecnica di lavorare con i documenti descrivere più David Allen nel suo libro "Come cose in ordine». Serbatoio solo adattato per l'interfaccia web di Gmail.

Serbatoio elenca i vantaggi del metodo Inbox Zero:

• Non mancherà un messaggio importante, se la cartella è "Posta in arrivo" è vuoto.
• Non farà il suo destinatari attendere a lungo, perché presto sarà in grado di rispondere alle loro lettere.
• Nella tua casella di posta non si accumula centinaia o migliaia di messaggi di posta elettronica non letti.
• Potrai risparmiare più tempo per i compiti davvero importanti e non spendere ore guai con la posta elettronica.

Conosco molte persone che hanno a cuore tutte le vostre email senza eliminare alcuna. Come risultato della loro casella di posta inizia a guardare come un feed Twitter. Questo è scomodo. Sarà costantemente perdersi nelle lettere.

Aytekin serbatoio

Supponiamo che si sta utilizzando Gmail - anche se questo metodo può essere adattato a qualsiasi provider (Hotmail, «Yandex», Yahoo) o client di posta elettronica (Outlook, Thunderbird o Sylpheed). Date uno sguardo depositi di messaggi non letti e procedere.

1. Pulire tua casella di posta

Così, adottando il metodo della Posta in arrivo Zero, è necessario agire con decisione. Aprire il "Posta in arrivo", selezionare tutti accumulati là messaggi di posta elettronica e li archiviare in una sola volta. Ad alcuni sembrerà follia esistente, ma Serbatoio raccomanda di fare proprio questo.

È necessario iniziare con una cassetta postale vuota. Questa guida non ti aiuta, se nella "Posta in arrivo" accumulato decine di migliaia di lettere. Così indietro a tutto, e ripartire da zero.

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2. Trattare le vostre lettere in ordine cronologico

Per sviluppare questa abitudine utile, avrete bisogno di una certa disciplina. Quando si elaborano le email, iniziare con il messaggio più vecchio e passare al fresco. In questo modo vi farà risparmiare un ordine cronologico e non confondersi.

Processo di scrittura vi aiuterà a due funzioni in Gmail:

Attivare l'opzione "Auto-anticipo". Per fare questo, andare su "Impostazioni» → «Generale", scorrere su 'Auto-anticipo' e attivarlo. Ora, quando si risponde o messaggi Gmail di backup non ti tornare alla lista dei messaggi in arrivo, e visualizzato il seguente messaggio. In questo modo si sarà in grado di gestire le lettere una ad una nell'ordine in cui sono ricevuti, non importa quale distrazioni.

Poi attivare il pulsante "Invia e archivia" se non è stata attivata. Aprire il "Impostazioni» → «generale» e trovare l'opzione 'Mostra il' Invia e archivia 'nella risposta'. In questo modo si risparmia tempo. Dopo tutto, se si è già risposto alla lettera, non v'è alcun senso di tenerlo nella "Posta in arrivo", non è vero? Fare clic sul pulsante di invio, e-mail viene automaticamente spostato l'archivio.

E un'altra cosa importante:

Non utilizzare la posta elettronica come chat. Non c'è niente di peggio che per la produzione di catena molto lunga risposta dalle lettere costantemente citati. Se hai bisogno di parlare, l'uso Instant Messenger, Slack chat o contatto per telefono. E-mail non è adatto per questo.

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3. Risposte - Archivi

La regola principale è il metodo di Inbox Zero: la cartella "posta in arrivo" - questo non è il posto in cui si desidera archiviare la posta. Tutte le email nella cassetta devono essere elaborati immediatamente. Leggere uno per uno e rispondere a tutte e archiviare, se il messaggio richiede una risposta, o semplicemente archiviare il, se il messaggio di risposta non è necessaria.

Se non è possibile rispondere immediatamente a qualsiasi e-mail, ci sono due opzioni:

• Salvarlo nell'applicazione-organizzatore. Questo può essere Evernote, OneNote, o qualsiasi task manager. Impostare la data che il programma vi ricorderà di scrivere una risposta al momento giusto.
• Se si può solo scrivere la risposta, ma l'obiettivo è quello di ottenere che dopo un po ', usare il consegna differita in Gmail. Lo stesso è in grado di Outlook, Thunderbird e altri client.

4. Just do it

Tutti i precetti della grande e potente David Allen. Se l'e-mail richiede un'azione, che richiede pochi minuti, basta farlo ora. Non copiare la lettera al to-do list. Non lasciarlo nella cartella "Posta in arrivo".

Se è necessario effettuare un pagamento, basta farlo adesso. Se avete bisogno di inviare un feedback a un collega invio immediato. Se il caso prende un paio di minuti, non ha senso mettere fuori.

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5. Utilizzare i tasti di scelta rapida

scorciatoie ridurre significativamente il tempo di elaborazione e-mail. Con loro, non dovrete guidare il cursore del mouse avanti e indietro. Serbatoio raccomanda di ricordare e utilizzare il tasto di scelta rapida a tre:

• tasto E permette di archiviare in fretta il messaggio. Leggi, premere E, archiviata. E 'semplice.
• tasto R viene utilizzato per scrivere velocemente una risposta. Se si desidera rispondere a un messaggio, fare clic su di esso, inserire la risposta, premiamo Invio.
• tasto F in avanti ha ricevuto messaggi di posta elettronica ad altri destinatari.

Non credo che avete bisogno di altri tasti di scelta rapida. In Gmail, io uso solo tre tasti di scelta rapida. Per tutto il resto, c'è un topo. Ma tasti di scelta rapida elencati consentono di eseguire rapidamente le tre azioni più comuni con e-mail, in modo da risparmiare molto tempo.

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6. Impostare filtri

filtri di posta elettronica - uno strumento incredibilmente pratico che fa un sacco di lavoro per voi. E 'sufficiente impostare una volta, e ti farà risparmiare un sacco di tempo.

Se la Posta in arrivo a trovare regolarmente lettera poco importante (avviso di servizi Internet, automatica mailing, e così via), allora o cancellati da loro, oppure modifica i filtri a tali lettere sono stati archiviati automaticamente.

7. Posta in arrivo è vuota - Close-mail

Quando si sta cercando di concentrarsi sul lavoro, non può essere costantemente distratto da e-mail. Quindi, attenersi alle regole, quando la cartella "Posta in arrivo" è vuoto, chiudere la scheda o il client di posta elettronica di Gmail e dimenticare la posta nelle prossime ore. Basta essere impegnati nel lavoro.

Disattivare tutte le notifiche per i messaggi di posta elettronica in arrivo. Sono molto fastidioso.

È possibile riaprire la posta in poche ore per elaborare i messaggi accumulati lì, e poi tornare al lavoro. Lo scopo del metodo di Inbox Zero - sforzatevi di non essere distratto da messaggi di posta elettronica in arrivo. Devi gestire la tua casella di posta senza di essa.

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Se avete provato la tecnica Inbox Zero e sono disposti a dirti quello che hai, o volete suggerire un metodo migliore - scrivere nei commenti.

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