Non ovvio, ma il modo di lavoro per ridurre il tempo di lavorare con la posta
Produttività / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), impegnato nel supporto tecnico MailChimp, per tentativi ed errori ha portato a te stesso la formula perfetta per la posta. Prima ha nasozdavali molte cartelle, e quindi eliminato tutti, ma nessuno di questi approcci non ha funzionato. E poi è venuto a un sistema del tutto diverso.
Nonostante il fatto che le risposte alle lettere occupano quasi il posto centrale nel suo lavoro, è stato in grado di ridurre il tempo dedicato alle varie attività con e-mail, fino a sei ore al giorno. Ha scoperto che, anche quando la cassetta postale stava rompendo da messaggi di posta elettronica, un paio di semplici passaggi può cambiare radicalmente la situazione.
Ciò che non è la pena di perdere tempo
Come dice John, ha cercato prima di classificare le lettere e creare tutti i tipi di cartelle: per i messaggi da Capo, per informazioni sui vari progetti, i messaggi, per i quali era necessario intraprendere alcuna azione e così on. Credeva che lo dovrebbe contribuire a risparmiare tempo. Ma in realtà, ha iniziato a passare più tempo a cercare di ricordare un sistema di classificazione e meno - sul lavoro stesso.
John SmithPer esempio, ho ricevuto un messaggio da parte del responsabile del progetto cui stava lavorando, e questo messaggio è anche mi ha richiesto di intraprendere determinate azioni. In quale cartella dovrebbe essere collocato? E quali erano le possibilità che mi ricordo dove cercare per lo più tardi lettera?
Così John ha deciso di sbarazzarsi di tutte le cartelle, e la posta regna il caos completo. L'assenza del sistema era troppo complicato sistema migliore. Poi John ha deciso di rivedere ancora una volta il suo approccio al lavoro con la posta. Ha deciso di ordinare le lettere non sono su questo argomento, e del tipo di azione, che hanno chiesto di prendere. Ed ecco come farlo.
Keep it simple
È sufficiente posizionare nella cartella "Posta in arrivo" solo i messaggi che avete bisogno di risposta. Il più importante di essi, se non si può trattare con loro immediatamente, contrassegnato come non letto.
Può sembrare controintuitivo per voi, perché la maggior parte dei casi in fiamme devono essere eseguite il più rapidamente possibile. E ', ea volte davvero la necessità di rispondere immediatamente a tali relazioni. Ma la marcatura non letti messaggi importanti, è non li perdere in un grumo. Inoltre, dal momento che non c'è bisogno di spostare le lettere: rimangono nella cartella "Posta in arrivo" e attirerà l'attenzione a se stessi fino a quando sei a voi raggiungerli.
John SmithIo cerco di farlo nella mia casella di posta non si accumula più di 60-70 messaggi alla volta. Questo è esattamente il numero di lettere, che posso gestire in modo sicuro in una sola seduta.
Creare per lei un programma permanente con la posta
Ogni mattina John assegna ora cercando di ripulire la casella di posta. Come già accennato, si è spesso lasciato messaggi urgenti "non letti". John analizza rapidamente le newsletter e messaggi aziendali interne e risponde al numero massimo non di emergenza Messaggi con cui può gestire nel giro di un'ora.
Quando l'ora allocata per Iniziato con e-mailVolge al termine, John Smith non chiude la casella di posta, ma paga molto meno attenzione. Non appena arrivano nuovi messaggi, egli analizza rapidamente i nomi di contenuto e mittente, per dare loro una certa priorità. Se un messaggio può essere risolta senza fermarsi per lungo tempo da altri affari, John fa. Ma comincia a impegnarsi in post di nuovo.
Verso la fine della giornata, John stanzia altri 30 minuti cercando di dedicare loro esclusivamente lavoro con la posta. In questo momento è impegnato nelle lettere, che lo richiedono di ogni azione: a dare l'approvazione, dare una risposta dettagliata o di prendere qualsiasi decisione. Fu allora che presta attenzione ai messaggi che sono contrassegnati da leggere.
John SmithHo potuto trascorrere molto più tempo per lavorare con e-mail, ma queste restrizioni temporanee stanno aiutando me di concentrarsi meglio ed essere più produttivi.
email Classificare in base al tipo di risposta
Per alcuni messaggi, John ancora creare una cartella separata. Alcune lettere che egli non Segna come non letto, distribuisce in tutto in due direzioni. Messaggi che richiedono qualsiasi azione o risposta da un collega (non necessariamente urgente), John messo la cartella "make". È stato progettato per le email, che può essere risolto nei prossimi giorni o nel corso della settimana.
Anche i meno urgente lettere John si muove in una cartella, "leggere". Inoltre, utilizza un filtro speciale che ha messo automaticamente la newsletter in questa cartella. Per installare il filtro, è necessario spendere solo un paio di minuti, ma questa semplice azione in seguito si farà risparmiare un sacco di tempo e fatica.
Se si utilizza questo metodo, si ottengono tre cartella attiva, che si differenziano per il grado di urgenza di rispondere ai messaggi "posta in arrivo" con messaggi non letti, "make" e "Read".
archiviare i messaggi
Per tutto il resto, John Smith utilizza la funzionalità di archiviazione dei messaggi. Questo lo aiuta a ripulire la casella di posta e la testa da compiti inutili.
John SmithAppena ho letto il messaggio e adottare le misure appropriate, sia esso un'azienda o un dispaccio notizia, che ho firmato, I archivia i.
Se il messaggio contiene informazioni importanti che Giovanni vorrebbe risparmiare per il futuro, segna un asterisco archiviati messaggio, in modo che possa essere trovato più rapidamente.
Prestare particolare attenzione quando si decide di eliminare il messaggio
John usa raramente funzione per i messaggi di eliminazione. E 'una lezione trasse dalla pratica reale. Una volta John cancellato il messaggio da un collega che contiene le informazioni in quel momento egli non ha ritenuto importante. Già dopo il dipendente ha lasciato l'azienda, John aveva bisogno di informazioni da quella lettera. Poi si rese conto che era in copertina rigida.
John SmithDopo che ho cominciato a rimuovere solo quelle lettere che non sono esattamente utile per me in futuro. Senza offesa, cari colleghi, che mi ha mandato un bel SIFCO con guarnizioni, ma questi sono i messaggi e inserire il "carrello della spesa".
Per arrivare a questo sistema, John Smith ha provato molti approcci diversi che hanno dimostrato abbastanza efficace per lui. Ha testato i metodi utilizzati da altre persone, ma presto si rese conto che aveva bisogno di provare qualcosa di diverso. John è giunto alla conclusione che qualsiasi sistema funziona solo quando si inserisce bene in termini di vostro particolare lavoro.
Provare questo metodo o cercare qualcosa di diverso. Si può essere in grado di trovare un modo per passare al lavoro con e-mail è ancora meno tempo.