Come fermare il flusso di operazioni in entrata e in ordine stabilire negli affari
Produttività / / December 23, 2019
Pochi giorni fa, con un conoscente, un discorso sul tema dei carichi di lavoro di gestione. Egli ha posto la domanda - "Ogni giorno ho ricevuto compiti più di quanto io possa compiere. Il numero di compiti di tutti gli aumenti e aumenta e aumenta caos in attesa. Come fermarlo? "La questione è rilevante per molti. Molti hanno familiarità con la sensazione di impotenza sperimentato da persone sotto l'assalto dei compiti in arrivo e sempre crescenti, to-do list. Ecco i 5 passi per uscire dal caos.
Consiglio №1 - fermata proprio ...
1. o meglio... Arrestare il flusso in entrata. Per comprendere il meccanismo di funzionamento, è necessario iniziare a fermata. Non sarà in grado di risolvere il problema fintanto che continuano a venire da te un torrente. Così fermare il flusso. Non accettare nuovi compiti e prendere una pausa. Questa fermata non solo permetterà di smontare facilmente l'elenco corrente ma anche di concentrarsi solo su questo. In generale, Board Room 1 - Raccogliere tutte le attività in una sola lista, e non prendere le cose nuove non ancora inserita nell'elenco. Nota - do list è "giusto" quando si sa tutto quello che dovete fare è sentire un po 'di controllo e soddisfatti di sé. L'ultimo punto è il più importante. Questo non è uno scherzo. Hai bisogno di ritrovare un senso di soddisfazione.
E capire - il mondo non crollerà e la società non crollerà se si sono ritirati per un paio di giorni.
2. i costi di tasso di tempo. La prossima cosa da fare è quello di stimare quanto tempo ci vorrà per ogni attività. Non è necessaria elevata precisione della valutazione. Vota "a occhio". La cosa principale che si poteva capire - quanto tempo deve essere speso per completare tutti i compiti nella lista. Può accadere che, secondo le stime preliminari, l'intero elenco, si avrà bisogno di 2 mesi di tempo circolante netto. Se queste attività non sono distribuite nel tempo, in modo che si può davvero li compiere, allora la lista è assurdo e richiede l'ottimizzazione.
3. lista Optimize. Non è una questione semplice. Per una ragione - per ottimizzarlo necessaria una valutazione seria e critica dei loro casi.
- Dare agli altri tutto ciò che può fare a meno di voi. Ci sono dubbi? Pensi che si può fare di meglio? Ancora dare e mettere un promemoria sul controllo.
- Gruppo le attività. Prendetevi il tempo per elaborare-mail e telefonate. Fare le cose simili in fila. Questo consente di risparmiare tempo.
- Mettere tutto ciò che può essere fatto in seguito. le cose ancora associate con i clienti possono essere trasferiti. Basta organizzare. contatti Assegnare con i clienti più uniformemente. Cambiare le date in cui questo può essere fatto. camera da soli liberi di manovra.
- Rimuovere tutto ciò che ha perso la sua rilevanza. Spietatamente uccidere compiti, la cui opportunità è dubbia.
4. Eseguire attività al fine. Ordinare l'elenco dei compiti dal più piccolo al più grande. Ciò significa che in un primo momento andare il più breve tempo di business. Fare tutte le cose che richiedono meno di 30 - 40 minuti. loro fanno in successione fino alla fine. Dimenticatevi di tutto il resto. Quando il problema di breve periodo, okinte visualizzazione elenco. Sicuramente è diventato più reale e può funzionare con esso. Forse si può anche riprendere il flusso delle attività. In ogni caso, pianificare tutte le rimanenti attività in modo che si è quasi il 100% di probabilità di loro erano in grado di eseguire come previsto. E anche crea una riserva di tempo per il 15-20% del tempo necessario per risolvere il problema. Chi meglio di quanto non finito il remake.
5. Dire "no" pianificazione difficile. In ogni caso non strettamente limitare il tempo e la scadenza per l'attività. Ora la pianificazione rigida è il tuo nemico. pianificazione rigorosa in modo efficace in una situazione di controllo relativamente stabile. Ora tutto è molto traballante. Quindi per te è il tempo e la proporzione delle libertà. Non guidare il vostro cervello nel quadro. In caso contrario, si torna al punto di partenza. Avete bisogno di calma, misurata per eseguire l'operazione dalla lista a tempo debito. Ancora una volta - in ordine. Non maneggiare il compito prima di aver completato il precedente. Un compito alla volta.
La cosa più importante - comprendere e accettare il fatto che non può permettersi di fermarsi e mettere le cose in ordine.
Cinque dei passaggi precedenti si sono dimostrati efficaci nella pratica. Sono efficaci al fine di "fuochi estinguere" e "rastrellare i detriti", ma necessita di lavori per essere costruiti in modo che tali situazioni non si verifichino. Pensi che è necessario fare per non portare alle estreme conseguenze?