Leo Babauta: i miei 10 abitudini di lavorare con e-mail
Lavoro E Studio Produttività / / December 23, 2019
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E-mail può essere un ottimo strumento di lavoro, e può trasformarsi in una fonte di procrastinazione fastidioso, ed è proprio come lo si utilizza. C'è stato un tempo in cui ho annunciato il fallimento completo della posta elettronica, e adesso posso controllare ogni giorno 2-3 volte al giorno, ma passa in modo rapido ed efficiente.
Ho sviluppato alcune abitudini che mi aiutano a lavorare con e-mail è molto efficace e una maggiore concentrazione su altri importanti lavori. E ti dirò onestamente, finalmente, la mia casella di posta è vuota, ed è una sensazione meravigliosa. Lo farò in questo articolo 10 delle sue abitudini. Non significa che devi seguire ciecamente di loro, voglio solo mostrare la mia strada, e sulla base di esso, si può porre il vostro. Così, qui sono le abitudini che il lavoro per me:
Meno spesso guardare la posta
Non tenere la finestra aperta tutta la posta il giorno. E lo sguardo nei suoi rado. Sono giunto alla conclusione che se mia casella di posta si accumula 20-30 lettere, allora il mondo non sarà crollare, allo stesso tempo, questo è il numero che sarà facile processo rapidamente. Attenzione! Dico "processo" piuttosto che "leggere". Apro la cartella "Posta in arrivo" a dispersione sugli altri messaggi in cartelle, non leggere loro e lasciare immediatamente.
cartelle Scatter
Apro la posta e iniziare a prendere decisioni in fretta: rimuovere o archiviare, leggere e rispondere immediatamente (se ci vogliono meno di 2 minuti) o archivio, inviare una risposta rapida, e poi di nuovo, aggiungere al mio to-do list, per fare questo (marchio posteriore con un asterisco, e poi archivio). In ogni caso, nella casella di posta non dovrebbe rimanere.
Immediatamente aggiungere tutti al calendario
Se la lettera viene a me alcuni dati su cui devo ricordare, una volta ho lo porto al calendario. incontro personale o parlare su Skype, di formazione o qualcosa del genere, che cosa devo ricordare solo una settimana - tutto viene immediatamente inviato al calendario. Ora è il mio migliore abitudine è portato a automatismo, e grazie a lei, ho raramente di qualcosa da ricordare.
Utilizzare "scorciatoie"
Io uso Gmail, che fornisce la possibilità di utilizzare più tasti di scelta rapida per la posta. A dire il vero, ho preso solo pochi minuti per imparare, e poi la memoria muscolare ricorda le chiavi.
Queste sono le "scorciatoie" che uso:
«Gi» - per tornare alla casella di posta elettronica;
«E» - archivio;
"#" - cancellazione;
"C" - creare un nuovo messaggio;
«R» - risposta;
«F» - in avanti;
«A» - la risposta a tutti;
«Gs» - per accedere alla marcata;
«Tab + ritorno» - quando creo un messaggio, quindi basta mandarlo backup.
Io uso anche l'impostazione quando, dopo la cancellazione o l'archiviazione di e-mail, mi passerà automaticamente a quella successiva senza tornare alla casella di posta, che consente di spostare rapidamente i rapporti.
Scrivere le lettere brevi
La mia risposta alla lettera è di solito 1-3 frasi. Ho raramente scrivere lettere più di 5 frasi. E per essere un buon motivo. Se Ho davvero bisogno di scrivere molto, preferisco farlo in Google Docs, e condivido la persona giusta. Breve lettera significa una risposta rapida da parte del destinatario, come la persona non dovrà guadare attraverso la giungla della vostra eloquenza, di cogliere e comprendere le informazioni chiave.
Aggiungere rapidamente compiti a todo-list
Alcuni usano la casella di posta elettronica come un elenco di cose da fare, ma è mal adattato per questo, ed ecco perché:
1. I lavori da eseguire, mescolato con altre lettere, e quindi sono difficili da catturare dalla folla.
2. La narrazione nella lettera non sempre contiene una guida specifica all'azione, ma sulla base delle lettere che si può mettere il compito stesso. Quando si è pronti ad eseguirlo, si dovrà rileggere ancora una volta la lettera, per ricordare ciò che il compito specifico è stata impostata da soli dopo averlo letto.
3. Ogni volta che si guarda nel post per la cattura di un altro caso, ci si imbatte in un nuovo messaggio, che attirano l'attenzione e distrarre dai casi principali, battendo il ritmo del lavoro.
Semplice e facile todo-list - è un documento di testo, in cui è possibile aggiungere attività da messaggi di posta elettronica solo in pochi clic del mouse. E durante tale elenco una sarebbe uno strumento più efficace, perché non si ha tutto il tempo di esaminare la casella di posta.
Tenere fuori dalla casella di posta solo messaggi non letti
Questa funzione è per gli utenti avanzati. Ho inciso il mio Gmail-box in modo che non può più essere memorizzati messaggi non letti. Ciò significa che se ho aperto la lettera e lo gettò in qualsiasi altra cartella, sarà semplicemente scomparire. Mi spinge a prendere una decisione su come procedere con questa lettera immediatamente, o ho appena perdo. Grazie a questa particolare configurazione, mia casella di posta non è aprire i messaggi accumulano, che gradualmente diventano spazzatura.
Rinvia a leggere
Spesso inviarmi link ad articoli. Li ho immediatamente inviato a Instapaper, da leggere più tardi. Ecco perché cerco di dedicare meno tempo alle e-mail, perché ho così tante cose interessanti da leggere, ma il suo.
Filtro senza pietà
Quando nei miei appare cassetta delle lettere, che non vorrei vedere, mi raddrizza immediatamente. Io non sono pigro per annullare l'iscrizione o di installare un filtro sul mittente. E si riduce in modo significativo il flusso di posta in arrivo. Sono spietata contro le email che intasano mia casella di posta, e la regola viene applicata anche in atteggiamento di persone che sono troppo mi preoccupano.
Chiudi messaggi di posta elettronica entro la fine del trattamento
Disassembled messaggio - chiude la posta e non si aprono per diverse ore fino al momento in cui v'è ancora una volta accumulato un numero sufficiente di lettere.
Iniziare a scoprire alcune abitudini per il lavoro efficace con e-mail - è molto corretto. Si nota subito come molto più calma si diventa un caso più importante, per liberarsi di controlli intrusivi posta ogni 10 minuti. La tua testa è disponibile per nuove idee, non appena la vostra casella di posta libera da messaggi di posta elettronica non necessari. Buona fortuna!