Come gestire la posta elettronica: 10 consigli da parte del personale TED
Produttività / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters un blog aziendale, ha condiviso 10 consigli con cui mantiene l'ordine nella posta.
Chi altri se non i redattori e responsabili del TED, per parlare di metodi di lotta con la posta sovraccarico. Secondo loro, l'azienda riceve centinaia di mail ogni giorno, ed e-mail in entrata contatore, alcuni dipendenti hanno da tempo superato i mille.
Michael Makvoters, UX-architetto TED, offre 10 soluzioni al problema.
In futuro, si avrà più tempo di quanto lo sia ora
Michael ha notato che molti rimandare il lavoro con e-mail per dopo, perché pensano che a un certo punto in futuro avranno più tempo per farlo. Non essere. Il vostro tasso di occupazione probabilmente rimarrà nella prossima settimana, mese, anno. Si potrebbe anche essere contento di questo. Ma la stessa quantità di tempo sarà per il posto. Quindi iniziare a lavorare con esso al momento.
Provare ad avviare con una lavagna pulita
Qui ci sono due modi per farlo:
- Prendete un po 'di tempo e di essere impegnati nella pulizia della posta elettronica in più fasi. A seconda di quanti messaggi avete, avete bisogno di chiamate dieci per la loro pulizia. Se si è dato duro, rompere il lavoro in vari segmenti di 15 minuti.
- Il tutto per tutto. Evidenziare tre o quattro ore e fare fuori della cartella "Posta in arrivo" ideale di pulizia e ordine.
Mettere da parte un po 'di tempo ogni giorno
Secondo Michael, questa è la parte più difficile del piano. Si deve lavorare con tempi di posta elettronica diversi ogni giorno. Egli consiglia di dedicare 15 minuti ogni quattro ore e trattare solo con la cartella di posta in arrivo.
Se la lettera non è molto importante - Rimuovere
Si è tentati di inviare ogni piccola lettera importante po 'in una cartella, per affrontare in un secondo momento. Ma se la lettera non merita la vostra attenzione in questo momento, eliminarlo.
Cancellati dalla mailing ogni inutile
Mi capita spesso soffre del fatto che proprio rimuove il messaggio dalla poco interessante per me mailing. Michael ha anche ricevuto più categoricamente:
Se la spedizione non è interessato a te, non solo per rimuovere la lettera, ma annullare l'iscrizione a esso.
In fondo a ogni lettera c'è un pulsante "Annulla" oppure Cancellati. Usalo per lo scopo previsto. E più, meglio è. È inoltre possibile utilizzare il servizio Unroll.me, che abbiamo descritto qui. Egli vi otpishet dalla mailing inutili automaticamente.
Se il messaggio è ancora nella cartella "Posta in arrivo", leggerlo
Se la lettera è stata testata, e non annullare e cancellare immediatamente, poi leggerlo. Se è breve, di leggere immediatamente. Se lungo, inviare una lettera nella cartella pre-creato "Read" e tornare ad esso, quando non ci sarà più tempo libero. Michael dice che se si è onesti con noi stessi, la percentuale minima di tutte le lettere cadrà in questa cartella.
Rispondere alle lettere brevi è meglio
Se si invia una e-mail richiede una risposta rapida, si prega di rispondere... subito. Non aspettare. Dopo l'invio della risposta, rimuovere la lettera. Se la lettera è una copia, inviato a un altro destinatario, e non ha bisogno di conoscere la vostra risposta, rimuoverlo dai destinatari.
i messaggi di reindirizzamento ai colleghi, se sono in grado di rispondere in modo più adeguato
Reindirizzare i messaggi con poca spiegazione, ed eliminarlo dalla tua casella di posta.
Engage di smistamento
Qualsiasi servizio di posta elettronica consente agli utenti di creare cartelle. E 'lo strumento migliore per affrontare con la posta sovraccarico. Ho creato una cartella di lavoro, fotografie, studi e altre cose. Michael offerte da non perdere nella cartella "Progetti", "Altro", "risposta più tardi." La cosa principale è che ti trovi bene.
Selezionare la giusta applicazione
Per me, questa applicazione è diventata cassetta della posta. Michael inoltre scelto. Ma un sacco di opzioni. È possibile immettere nella ricerca di Layfhakeru parola "mail" e il nome del sistema operativo per il quale si sta cercando per un cliente. Prometto troverete qualcosa di adatto.
risultato
Se non è possibile leggere l'articolo (dimmi perché), ecco un breve elenco di tutti i passaggi:
- smontare la cartella "Posta in arrivo" per un certo numero di approcci.
- Decidere cosa fare con la lettera, non appena si tratta.
- Di tanto in tanto impegnati nella pulizia della posta.
- Cancellati dalla mailing indesiderate.