Come non essere schiavo di e-mail: 7 consigli dalla testa LinkedIn
Lavoro E Studio Produttività / / December 23, 2019
Un numero enorme di persone ogni giorno si trovano ad affrontare lo stesso problema: e-mail, progettato per ottimizzare i processi di organizzazione e di lavoro e di processi di comunicazione, si trasforma spesso in un guardiano del male, ti fa seguire attentamente i membri, se si sta lavorando su un nastro trasportatore nastro. Ti costa un po 'distratto, come costantemente accumulare informazioni trasformare rapidamente un pulito e casella di posta pulita discarica rastrello, che è tanto più difficile quanto più non si va indietro al la posta.
Oggi vi offriamo alcuni consigli semplici per gestire il processo di interazione con l'e-mail da Jeff Weiner, amministratore delegato LinkedIn. Questa persona di turno deve tenersi in contatto con centinaia di persone ogni giorno, e ha alcuni trucchi che gli permettono di non annegare in questa valanga informazioni.
La mia casella di posta è diventato essenzialmente un nodo centrale nel mio flusso di lavoro - attraverso la posta, ho regolarmente comunicare con più di 4300 dipendenti che lavorano in 26 città in tutto il mondo. Non posso dire che sono sempre stato un fan di e-mail, o che non ero una situazione in cui il mio lavoro con la posta sembrava una fatica di Sisifo.
In ogni caso, nel corso degli anni ho sviluppato alcune raccomandazioni pratiche che mi ha permesso di passare dal concetto di "controlli di posta Me", il concetto di "Io controllo la posta."
1. Vuoi ricevere meno mail - inviare e-mail meno
Tale consiglio sembra ridicolmente semplice, specialmente nel contesto di un tale problema comune, ma per me stesso, penso che questa è la regola d'oro per la gestione e-mail di successo.
Questa conclusione mi è venuta mentre si lavora in una società precedente, in cui due dipendenti più strettamente associato con me, ha lasciato l'azienda. Sono molto efficaci nel comunicare con la gente, un sacco di lavoro e, come si è scoperto, inviare un sacco di posta elettronica. Finché hanno lavorato in azienda, il volume di posta che passa attraverso e-mail, sembrava del tutto normale, ma dopo ci hanno lasciato, ho scoperto che nel mio traffico email è diminuita di circa il 20-30%.
Tutta questa attività nel post è stato non solo le loro lettere: c'erano le mie risposte a loro, eppure c'erano lettere e le risposte da tutti i destinatari è attaccato alla corrispondenza. Spesso questi messaggi non sono richiesti la mia partecipazione obbligatoria alla discussione.
Dal momento in cui mi sono posto condizione chiaro - non scrivere alcun bisogno apparente. Risultato: e-mail di meno e più ordine nel cassetto, senza pregiudizio per l'attività lavorativa. Da allora, cerco di non deviare da questa regola.
2. Segna come email non letti in sospeso
marchio come lettere non lette cambiato radicalmente il mio modo di lavorare con la posta. Io cammino abbastanza veloce per la posta in arrivo, rispondere immediatamente alle più urgenti, e rimuovere inutili. Quelle lettere, a cui ho bisogno di tornare più tardi se c'è tempo, io Segna come non letto. Questo elimina la paura che una lettera importante leggere, e lasciato senza risposta, saranno dimenticate e saranno sepolti nelle viscere della cassetta postale. Questo approccio consente una sorta di ToDo-List, al quale tornerò più avanti.
Ogni volta che cercare di finire con il numero minimo di messaggi in sospeso, e idealmente non dovrebbero essere affatto. Se questo giorno non ho tempo di tornare a loro, poi si inizierà con la seguente mattina di lavoro.
3. Impostare un calendario preciso con la posta
Nel corso degli ultimi anni, la mia vita va avanti giorni lavorativi secondo programma chotkomu abbastanza. L'aumento del 5: 00-5: 30 del mattino, un'ora su e-mail, lettura di notizie, la prima colazione, giocare con i bambini, la formazione, l'ufficio, tornare a casa, put a letto i bambini, la cena con la moglie, riposo (di solito guardare la TV una casella di posta che passa la pulizia durante la pubblicità e noioso momenti).
Si è constatato che attenersi a questo programma, ho gestire facilmente la posta, tuttavia, vale la pena almeno un po 'ordine di modifica, come caos inizia nella vostra casella di posta.
In questo caso, non si sente la pressione di montaggio di sapere che la tua casella di colpo essere lasciato senza attenzione. Il rispetto del programma contribuirà a tenere tutto sotto controllo. Questo ha contribuito a Benjamin Franklin, e vi aiuterà.
4. farsi capire
Ricordate il gioco del telefono rotto? Poi è stato abbastanza divertente, ma ora tutto è considerato nel concetto di lavoro e delle imprese, e non è i giochi.
Le parole sono molto importanti, e al fine di evitare ambiguità e interpretazioni errate della loro necessità di essere selezionati con molta attenzione. Il più semplice e chiaro per capire il testo, minore è la probabilità di una seconda lettera con la richiesta di spiegare la prima.
5. Pensate i destinatari
Spesso sembra che il campo "A" e "Cc" percepita da molti come uno e lo stesso. In realtà, essi possono essere utilizzati unicamente per mettere in chiaro da uno dei destinatari che ci si aspetta una risposta, e che ha inviato una copia della lettera allo scopo di mantenerlo nel ciclo.
In realtà, non selezionare i destinatari, che sono tenuti a rispondere - è il modo più veloce per fare un panico e confusione nella conversazione. 6 destinatari invece di 1 e 5 copie del destinatario - questo extra di 5 possibili risposte, ciascuno dei quali può svilupparsi in una conversazione intera separata.
6. riconosce il ricevimento
Se è stato specificato come destinatario, e la lettera è in realtà indirizzata a te, non essere pigro per informare il mittente che avete ricevuto una lettera. Non hanno bisogno di un sacco di parole, sarà solo "accettato" o "ricevuto". Questo sarà un segno che le informazioni che ha ricevuto in termini di volume completa e corretta e il mittente non è tenuto ad inviare un'altra cosa sullo stesso argomento.
Se non confermato la ricezione, il mittente rimane completamente all'oscuro della lettera. Forse si è perso nella profondità della tua casella di posta? Se questa è un'informazione importante, i dubbi e le emozioni costringeranno il mittente di scrivere un'altra lettera con Io vi chiedo di confermare la ricezione della prima lettera, o chiedere a qualcun altro sulla tua presenza sul posto di lavoro posto. Le persone coinvolte in più, inviate e ricevute le lettere in più.
7. Tenere le emozioni fuori della posta
Email può essere uno strumento utile se si utilizza correttamente. Può diventare una forza distruttiva, se usati in modo non corretto. Il più comune esempio - l'uso della posta elettronica per la discussione di questioni controverse e sensibili del conflitto.
Non finirò mai di stupire come la gente usa le parole e le frasi corrispondenza che non potrà mai essere dette in presenza dello stesso pubblico.
Se improvvisamente vi trovate in una corrispondenza simile, fare una cosa semplice - stop. Per risolvere la lattina controversia o conflitto, prendendo il telefono e chiamare il destinatario, o personalmente incontrato. Tali questioni delicate devono essere affrontati non nella corrispondenza di testo. Il testo non trasmette la componente emotiva, l'intonazione e altre cose importanti che potrebbero essere decisive per una soluzione costruttiva del problema.
(via Jeff Weiner)