7 suggerimenti per l'utilizzo di Gmail da un ex dipendente di Google
Servizi Web / / December 24, 2019
Nel 2011, Rudolf Dyutel ottenuto un lavoro presso Google. "Il mio primo giorno presso la sede di Google assomigliava l'arrivo di Harry Potter a Hogwarts: fortemente preoccupato, come uno scolaretto al primo appuntamento, che cosa fare - è chiaro - dice ricordi Rudolf. - Quindi ero contento di ogni caso dato a me e l'opportunità di imparare qualcosa di nuovo nel processo ".
I prossimi due anni era destinato a lavorare a stretto contatto sulla formazione dei dipendenti con il servizio di posta elettronica Gmail, così come le sue vendite aziendali.
Dyutel non è più quotata a Google, ora Buffer dipendente e fondatore del progetto Remotive - settimanale elettronico per i lavoratori remoti. Tuttavia, alcuni chip, che ha insegnato i suoi ex colleghi, lui è ancora in uso.
Come addestrare il vostro e-mail: 7 killer suggerimenti per l'utilizzo di Gmail
A volte apro la cartella "Posta in arrivo" Lunedi mattina - una vera e propria rivelazione. Sembra di capire il flusso infinito di lettere è fisicamente impossibile.
E-mail oggi non viene utilizzato se non in villaggi remoti, dove non c'è torri elettricità o telefono cellulare. Secondo la ricerca McKinsey Global Institute, che spendiamo per un terzo medio della nostra giornata di lavoro rispondere alle email.
Il lavoratore medio qualificato spende fino al 28% del tempo produttivo alla posta elettronica di analisi. Questo circa 13 ore a settimana.
Naturalmente, non si vuole essere d'accordo con una triste statistica tale. Inoltre, tutti vogliono trascorrere il loro tempo in qualcosa di più utile. A tal fine Dyutel speso un sacco di tempo a testare le funzioni di Gmail, strumenti e servizi, mettendo in evidenza i sette più utile, a suo avviso, per l'uso quotidiano. Forse la corrispondenza di lavoro - non è un lungo caso così.
1. Utilizzare il pulsante "Annulla invio"
Avete mai avuto modo che, facendo clic su "Invia", improvvisamente notato la lettera di diversi errori di battitura fastidiosi? Certo, sì.
D'ora in poi, non c'è nulla da temere di più: si dispone di una funzione di annullare l'invio, il cui uso - rigorosamente un prerequisito per coloro che hanno deciso di impegnarsi tempo di lavoro prezioso seriamente controllata.
È possibile attivare andando al menu e selezionare la funzione appropriata: "Impostazioni» → «Generale» → «Undo Send". Facoltativamente periodo di cancellazione può essere pari a 10, 20 o 30 secondi.
Provate voi stessi, mi è piaciuto!
2. Utilizzare i modelli per risparmiare tempo
Scriviamo un enorme numero di lettere simili simili tra loro come due gocce d'acqua. A volte prendiamo come base per i nuovi messaggi di posta elettronica sono quelli che sono stati già scritti in precedenza per gli altri. Ad esempio, per i lavoratori di vendita è conveniente e consente di risparmiare tempo significativo.
Allora perché non preparare diversi modelli per questo tipo di messaggi, invece di riscrivere lo stesso di tanto in tanto? Dopo la sostituzione di un paio di parole e frasi è molto più facile che scrivere da zero. La cosa principale - non dimenticare di leggere più tardi.
Preparare e contenere svariati modelli di risposte, che è possibile utilizzare in seguito, se necessario.
Per abilitare "Risposte predefinite" e andare alla scheda "laboratorio" nel menu delle impostazioni.
Grazie a questa funzione estremamente utile con il fratello Rudolf è stato in grado di inviare manualmente le informazioni di contatto delle prime migliaia Remotive e mezzo di abbonati in uno standard di lettera-mailing.
3. Utilizzare l'accesso offline
Un altro trucco, che abbiamo imparato da Dyutelya: come continuare a lavorare con Gmail, senza avere accesso a Internet.
Forse qualcuno di voi come per staccare dagli altri, in qualsiasi momento, per dedicarsi a compiti creativi. Tuttavia, nella maggior parte dei casi senza la cartella "Posta in arrivo", dove, per esempio, è sbarazzato dei termini di riferimento, semplicemente non può fare. Come può essere?
Per tutti i viaggi in treno, i casi con accesso a pagamento o limitate a reti Wi-Fi e di altre circostanze impreviste, è possibile utilizzare il "offline». Esso consente di leggere, rispondere, cercare e archiviare le email senza accesso a Internet.
E 'davvero molto conveniente, in quanto questa modalità consente di lavorare non solo con il post, ma anche c Google Drive e Google Docs.
4. Non avete tempo? Mettere in pausa
A volte, i messaggi in entrata vengono addirittura cadere nella scatola uno dopo l'altro, irritante e distrarre dal lavoro su cui siamo concentrati. Uno, due, quattro, dieci nuove lettere... E all'improvviso qualcosa di importante?
La migliore soluzione a questo problema, secondo Dyutelya dimostrato di funzione "pausa entrante»(Posta in arrivo Pausa). Il significato di questa funzione è molto semplice: mettere in pausa il flusso di posta in arrivo, se facendo qualcosa di importante, e quando liberato da onere della cura e gli elementi del calendario Pestryaev e restituirli, come per farli nello stesso istante, andando alla scheda della pagina la posta.
5. Cancellati dalla mailing list indesiderate
Così si scopre che è difficile eliminare completamente di ottenere tutti i tipi di mailing per il vostro lavoro e-mail. Come sbarazzarsi di coloro che non sono interessati?
esplorare Unroll.me - uno strumento che consente di organizzare la distribuzione bene in una questione di minuti. Una volta che ti iscrivi per il servizio, aprire la mailing list a cui si è abbonati. Poi annullare l'iscrizione a inutili.
6. verifica Turn-passo
Sembra, Gmail sa di noi quasi tutto: con i quali comunichiamo, quali immagini stanno cercando di trovare ciò che è memorizzato nella sezione "Documenti". Possiamo dire che si tratta di un centro di controllo missione e la sede di comando principale - tutti i link sono qui, come le strade di Roma. Ciò significa che la sicurezza dovrebbe prendere cura di prima.
Il modo migliore per far fronte a questa funzione di verifica passo compito. "Two-", perché per proteggere le informazioni necessità non solo la password dalla casella di posta, ma anche un codice univoco che si fa ogni volta che si tenta di accedere alla cassetta postale riceverà da un'applicazione mobile o Messaggi SMS.
E più Rudolph consiglia di prestare attenzione al servizio 1Password.
Molti altri servizi popolari, come Dropbox, Facebook e Twitter, come l'autenticazione a due fasi per l'accesso.
Tra l'altro, i dati è importante per garantire che il Gmail account non è stato utilizzato su diversi dispositivi, come ad esempio due computer contemporaneamente.
7. Usa nota informativa
In molti messaggeri utilizzati diversi messaggi di stato: "Sent", "liberata", "leggere". In alcuni luoghi, come Facebook, per fare riferimento a questi avvisi sono icone utilizzate.
Per il servizio Gmail v'è una soluzione simile - Sidekick. Questa è una buona applicazione per coloro che sono alla ricerca di lavoro, o qualcuno le cui attività sono legate alle vendite: molto conveniente per ottenere lo stato dei messaggi inviati.
Ora che sapete circa la sicurezza e l'economia del tempo di lavoro quando si utilizza Gmail un po 'di più. Speriamo, punte l'esperto aiuto volontà professionale a diventare più produttivi.
Sai segreti circa che ha detto Rudolph? Diteci nei commenti a questo articolo!