3 consigli per aiutarvi a sempre finisce incontri sul tempo

Se alla data prevista diversi incontri, una riunione prolungato può interrompere tutti i piani. Imprenditore Patrick Evers (Patrick Ewers) offerte Tre strategie per evitare questo.

1. Prima della riunione: Ridurre la durata della riunione

Il più delle volte, l'incontro è durato per mezz'ora o un'ora. Questi periodi di tempo è meglio per fare il calendario. Ma a causa di questo, sembra che un altro incontro inizia subito dopo l'altro. Di conseguenza, c'è un sacco di disagi.

Sostituire l'incontro di mezz'ora di 25 minuti e l'ora - 50 minuti. Si può anche avere il tempo di fare tutto uguale a prima. D'altra parte, sarà poco tempo per la preparazione tra i due incontri, che si susseguono, ricreazione o la decisione di questioni di emergenza.

Al fine di non offendere nessuno dei partecipanti, mettere in guardia circa i cambiamenti in anticipo. Quando prendere un appuntamento, basta ricordare che il vostro incontro ora dura 25 o 50 minuti.

2. Durante l'incontro: per ricordare al pubblico circa lo scopo della riunione e insieme Riassumere

I primi minuti della riunione è molto importante. Usali per ricordare a tutti il ​​motivo per cui si sta andando e quanto tempo la riunione. Menzione di avere circa 50 minuti per discutere tutte le questioni, e gli ultimi cinque andranno a debriefing. Poi nessuno sarà sorpreso dal fatto che avete iniziato a disattivare un incontro in 45 minuti. Molto probabilmente, gli altri partecipanti sarà anche essere riconoscenti, perché, come si salva non solo il loro tempo, ma anche la loro.

Mettere un promemoria o svegliaQuale sarà suonare dopo 45 minuti e mettere il telefono sul tavolo, per ricordare tutto il tempo e non essere distratti. Quando viene emesso un segnale acustico, finire un incontro, si alloggia su nulla.

Se non si ha tempo per risolvere tutte le questioni nelle restanti cinque minuti, programmare un nuovo appuntamento per un altro giorno. E anche:

• ripetere ciò che qualcuno si è impegnata;
• elenco delle principali conclusioni brevemente;
• concordare i passi successivi;
• Condividi qualcosa di positivo, come ci dice che cosa ti è piaciuto di questo incontro.

3. Dopo l'incontro: corta, smontare l'ultima riunione e prepararsi per il prossimo

Dopo l'incontro di 50 minuti, si dovrebbe stare 10 minuti di anticipo. Passate le prime cinque sull'analisi dei punti principali della riunione precedente, in modo da non dimenticare nulla. delineare Anche la bozza della lettera a tutti i partecipanti a ricordare il decisioni e passività. Ciò consentirà di aumentare i benefici del tempo trascorso, e in aggiunta, darà qualcosa di ancora più prezioso - una sensazione di completezza.

Secondo cinque minuti da dedicare alla preparazione della prossima riunione. Se si ha già familiarità con i partecipanti, ricordare a voi stessi:

• quali sono le questioni dovrebbero essere discusse;
• qualsiasi compito precedente doveva essere fatto;
• cosa ne sai di partecipanti: i loro interessi professionali e personali.

Se non si ha familiarità con l'incontro persona con la quale si vuole, cercare le informazioni su di esso: controllare il nome e la posizione, verificare i profili nei social network. E pensare a come frase iniziare una conversazione.