Come non spaventare i clienti via e partner: le cattive abitudini quando si scrive una mail
Lavoro E Studio / / December 25, 2019
Al lavoro, molte persone sono letteralmente attaccati da un numero enorme di email-messaggio, che deve necessariamente essere una risposta. Naturalmente, è molto difficile far fronte con il volume di incarichi e di farlo in modo corretto. Tuttavia, ci sono gravi errori, che in realtà dovrebbero essere evitati.
Imparare le regole di base di e-mail di scrittura galateo non è necessario per rendere le vostre lettere trasformati in capolavori letterari. E 'del tutto inutile. Ma se si può sbarazzarsi di abitudini che indicano la mancanza di professionalità, la vostra azienda potrà andare molto più successo.
Quali errori grossolani durante la scrittura di e-mail il messaggio sono i più comuni?
1. Abuso contrassegnato "urgente"
Se ti comporti come un ragazzo della parabola, che gridava "Al lupo! I lupi! "E mettere tutte le lettere in fila segnati" Urgente", molto presto cessare di destinatari che si prendono sul serio. Quando si ha realmente bisogno di una risposta immediata, nessuno potrà prestare attenzione a questo marchio.
2. informalità eccessiva
Scelta dei modi di comunicazione dipende dalla qualità del rapporto tra voi e un'altra persona. informale eccessiva mostra una mancanza di professionalità.
Essere attenti ai marchi uso esclamativi, smiley, selezione colore del testo, i caratteri di fantasia, gergo di Internet e abbreviazioni. Solo che non vi aiuterà a creare l'immagine di un impiegato con esperienza.
Inoltre, prestare attenzione al fatto che alcune persone non capiscono le sigle. Soprattutto scegliere con attenzione il tono della comunicazione con gli stranieri e membri di altre generazioni.
Ricorda: lettera commerciale Dovrebbe essere facile da leggere. Per fare questo, utilizzare il carattere Arial, Calibri o Times New Roman, impostare il formato a 10 o 12 unità. Per quanto riguarda il colore, è meglio rimanere in nero.
3. Troppo freddo tono della comunicazione
Allo stesso tempo, il destinatario non deve sentire che lui comunica con il robot. Alcune delle lettere sembrano persone reali come se in realtà si tratta di un messaggio di segreteria telefonica.
Se la vostra lettera è visto la tua personalità, la tua volontà aiuto entusiasmo plasmare il destinatario una visione positiva di voi come un business dell'interlocutore. La cosa principale - non esagerare.
4. Abuso di una funzione di "Rispondi a tutti"
messaggi di posta elettronica non sono destinate a trasformarle in un accogliente chatik. Se si risponde a un messaggio, che viene trasmesso al un gruppo di persone prima di aver premuto "invio tutti", fare in modo che la vostra risposta è davvero interessante e necessario per ciascuno di gruppo.
5. Trasferisci l'intervento senza l'approvazione del mittente
Questo è almeno fastidioso. E può minare in modo significativo la vostra credibilità.
Non importa ciò che si invia. Si consiglia di inviare un messaggio al client il tuo capo, che si riferisce al cliente. O non si può resistere alla tentazione di girare nella catena dei destinatari della lettera contenente alcune informazioni personali, il suo collega. In ogni caso, non si dovrebbe fare senza il permesso del mittente.
6. L'invio di copie di lettere nascoste
Quando si invia a qualcuno una copia nascosta della lettera nell'interlocutore un pensiero: "E chi altro inviato una copia" Essa provoca sfiducia e genera la sensazione che si stia nascondendo qualcosa.
Se si desidera inviare una lettera a qualcuno che non dovrebbe essere presente nella catena di luppolo, basta copiare e incollare il testo in un nuovo messaggio separato.
7. corretta formulazione del tema
Se il campo "Oggetto" si entra qualcosa come "Sono io", "Ciao" o "Per vostra informazione," non dà il destinatario un indizio circa il contenuto della lettera. Di conseguenza, è probabile che il vostro messaggio non sarà nemmeno leggere.
Se condurre corrispondenza commerciale, Il tema della vostra lettera deve essere breve, capiente e accurata. Se il destinatario capire subito quello che stai scrivendo, è probabile che leggerà il messaggio e rispondere ad esso più velocemente.
8. L'uso improprio di messaggi personali
Barzellette, storie toccanti e citazioni motivazionali a volte vengono molto fuori luogo. Ma in grandi quantità, hanno rapidamente pneumatici del destinatario. Fare caselle di posta non bombardare il messaggio significato per un collega, anche se lo si fa con le migliori intenzioni. Prima o poi, i destinatari saranno sufficiente eliminare tali messaggi senza leggerli.
9. mettere-down
Non essere tentati di esprimere in una lettera alla giusta rabbia verso la destinazione, anche se si meritava una tale reazione. Anche se si è in attesa per il vostro pacco per un paio di mesi. Basta non farlo. La gente sarà sempre ricordare di essere scortese, ed è un male per la vostra immagine aziendale.
Invece, scrivere un messaggio che si sta per inviare destinatario arrabbiato, e lasciare per un paio di giorni nella cartella "Bozze". Poi modificarlo e rimuovere tutti linguaggio offensivo. In modo da essere in grado di dimostrare la loro professionalità.
10. familiarità
Se si conosce molto bene il destinatario del messaggio, e, a volte ci si può permettere qualche bella complimenti. Ma se questo è il vostro business partner o cliente, salvare il tono educatamente contenuta della comunicazione. Completamento di lettere, come "A presto!" In questo caso non sarebbe appropriato.
11. L'uso di e-mail assurdo
Frilly, indirizzi ridicoli volgari o apertamente attirerà l'attenzione negativa ai destinatari. Se proprio non potete parte con la sua scatola [email protected], poi riavvolto per corrispondenza commerciale conto separato.
12. Un gran numero di errori di battitura
Inviare messaggi dal telefono non solleva del vostro obbligo di controllare la posta elettronica in caso di errori. Se fate più di un errore di battitura nella lettera, non mostri te stesso con la mano migliore. Se avete bisogno di inviare un messaggio in movimento, è importante leggere attentamente prima di inviarlo.
13. L'invio di messaggi al mattino presto
A volte, quando ci si alza presto e si sentono abbastanza produttivo, Si è tentati di affrontare rapidamente con la corrispondenza commerciale. Tuttavia, la maggior parte dei destinatari richiamato l'attenzione sul momento dell'invio della lettera. Se si invia un messaggio a tre del mattino, quindi nella migliore delle ipotesi si prenderà in considerazione un maniaco del lavoro, e nel peggiore dei casi - non esattamente in buona salute.
Se la notte trova ispirazione per voi, basta salvare come un progetto di lettera e inviarla alle ore di lavoro.
14. Stesura troppo lunghe lettere
La maggior parte delle persone semplicemente visualizzare i messaggi che non stanno ottenendo una comprensione del testo. Tenetelo a mente durante la scrittura di una lettera. Grandi blocchi di testo rendono difficile la lettura, in modo da dividere il messaggio in piccoli paragrafi.
Usare gli elenchi. Essi renderanno il vostro messaggio ancora più leggibile. Inoltre, è possibile selezionare la parte più importante del messaggio in corsivo o grassetto.
Evitare errori descritti, e quindi è possibile creare una buona impressione di se stesso, che certamente contribuirà alla vostra carriera.