I segreti del business e-mail-corrispondenza

Che cosa è e-mail? Nel mondo aziendale di oggi, è:

• Il tuo volto. E 'attraverso la posta elettronica, è possibile creare un'immagine positiva agli occhi della controparte o rovinare la prima impressione.
• Il tuo strumento di lavoro. Un sacco di comunicazione con il mondo esterno avviene tramite e-mail. Così buono in possesso dello strumento, è possibile semplificare la vostra grande vita.
• Un potente distrazione. mondo esterno sta cercando di arrivare a te, al fuori strada distrarre e ingannare via e-mail.

Da queste posizioni e cercare di lavorare con e-mail. Cominciamo con un semplice.

decorazione lettere

Io uso Mozilla Thunderbird client di posta elettronica, in modo da parlerò dal suo esempio. Creare una nuova lettera e passare da cima a fondo l'elenco dei campi.

Coma. Copia. bcc

Forse qualcuno non lo sa, ma la "A" in Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Ccn".

• chi: Scrivere la destinazione principale o più destinazioni separate da un punto e virgola.
• copia: Scrivici chi dovrebbe leggere la lettera, ma di cui non ci aspettiamo una reazione.
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• bcc: Scrivici chi dovrebbe leggere la lettera, ma deve rimanere anonimo per il resto dei destinatari. Soprattutto appropriato da utilizzare per mailing di massa di lettere commerciali, come ad esempio le notifiche.

sbagliato nella distribuzione di massa per specificare i destinatari da campo "Copia" o "A". Più volte l'anno ho ricevuto lettere in cui i destinatari elencati 50-90 nella "Copia". V'è una violazione della privacy. Non tutti i destinatari devono sapere chi altro si sta lavorando su un argomento simile. Beh, se si tratta di familiarità con l'altro persone. E se nella lista delle società concorrenti, che non sanno l'uno dell'altro? Almeno si deve essere preparati per la spiegazione in più, al massimo - la fine della cooperazione con uno di loro. Non essere così.

correttamente mass mailing inviato al tuo nome, e tutti i destinatari di mettere in campo "nascondere la copia."

soggetto

L'importanza della linea soggetto è spesso scritto (a volte sensibilmente) nei loro blog aziendali di servizi professionali spedizioni. Ma spesso c'è un discorso di vendere le lettere, in cui l'oggetto risolve il problema di «e-mail dovrebbe aprire ".

Discutiamo anche la corrispondenza commerciale quotidiana. Ecco l'argomento risolve il problema di "lettera e il suo autore dovrebbe essere facile da identificare, e quindi da trovare." E la tua diligenza per tornare a voi in forma di karma numerose lettere di risposta, solo con prefissi re: o FwdTra i quali dovrà trovare la lettera giusta sull'argomento.

Venti lettere - è la quantità di un giorno corrispondenza di middle management. Sugli imprenditori e titolari di aziende non parlano, hanno un numero di lettere è a volte supera 200 e più al giorno. Pertanto, una volta di più: non inviare messaggi di posta elettronica con un tema in bianco.

Così, come formulare correttamente l'oggetto?

Siamo nel suo "cielo" è raccomandato per le lettere di scrittura esterni nella riga dell'oggetto: "Il cielo .". Al suo interno - solo il contenuto della riga dell'oggetto nei tre-cinque parole, senza prefissi.

Numero di errore 1: Solo il nome della società nella riga dell'oggetto. Ad esempio, il 'cielo' e tutto. In primo luogo, sicuramente siete uno della vostra azienda comunicare con la controparte. In secondo luogo, non ha senso un tema non contribuisce, perché il nome della società, e quindi può essere visto da l'indirizzo. In terzo luogo, indovinate come apparirà la vostra scatola con questo approccio alla comunicazione? Ti piace questa.

E 'conveniente per esaminare tali argomenti?

Numero di errore 2: Flashy titolo di marketing. E 'grande se si sa come scrivere tali titoli. Questo è solo se l'uso è opportuno queste competenze in corrispondenza commerciale? Ricordate lo scopo della linea di business soggetto: non vendiamo e fornire l'identificazione e la ricerca.

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Il testo della lettera

Ci sono molte guide su come scrivere per diverse occasioni. Ad esempio, un sacco di informazioni utili a Maxim Ilyahova, Alexander Amzin e altri maestri della parola. vi consiglio di leggere i loro articoli, almeno per aumentare la consapevolezza generale e migliorare lo stile generale della scrittura.

Nel processo di scrivere lettere, dobbiamo costantemente fare diverse decisioni.

domanda di cortesia. All'inizio della lettera può essere offuscata in cortesia o affetto nello spirito di "Mia cara Rodia, per due un po 'più di un mese, come io non ho parlato con voi per iscritto, da cui era affetto, e anche altra notte non ho dormito, Sto pensando. " Molto gentile e molto costosa, sia in tempo scrivendo questa voce, e con il tempo di una persona sulla sua lettura. Corrispondenza dopo il lavoro, ricordi? Non lettera-concorso di scrittura e non madre e corrispondenza commerciale di un Raskolnikov.

Noi rispettiamo il vostro tempo e il destinatario!

Rappresentare e assomigliano alle circostanze d'amore ha senso solo nel primo messaggio inviato dopo l'incontro fugace alla mostra. Se questo è il proseguimento della cooperazione o corrispondenza corrente, nella prima lettera, il giorno della scrittura: "Ciao, John," nella seconda e più tardi: "Giovanni ...".

appello. Sono sempre stato interessato alla questione, a chi rivolgersi nella lettera, se il numero di destinatari. Recentemente, ho scritto una lettera, indirizzata alle tre ragazze di nome Anna. Non dubitare, ho scritto, "Cara Anna" mai salito. Ma la fortuna non sempre.

Che cosa succede se il destinatario di tre, o addirittura sette, e non svolgano lo stesso nome? È possibile elencare i nomi: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Petr Petrovic." Ma è lungo e richiede tempo. E 'possibile scrivere: "Cari colleghi".

Io per me utilizzare una regola per applicare il nome di colui che sta nel campo "A". E a coloro che sono nella copia non si applica a tutti. Questo è di solito allo stesso tempo permette di definire più precisamente una lettera (!) Al destinatario e lo scopo della presente.

citazione. Spesso la corrispondenza è una conversazione con domande e risposte - In altre parole, il dialogo. La buona pratica di non cancellare la storia di corrispondenza e scrivere la vostra risposta sulla parte superiore del testo citato che, tornare a questa corrispondenza entro una settimana, è stato facile da leggere il dialogo da cima a fondo in data discendente.

Per qualche ragione, l'impostazione predefinita in Mozilla dovrebbe "Posizionare il cursore dopo il testo citato." Lo consiglio a cambiare il menu «Strumenti» → «Impostazioni account» → «Preparazione e indirizzamento." Dovrebbe essere così.

Lo scopo della lettera. lettere commerciali sono di due tipi:

• quando abbiamo appena informiamo l'interlocutore (ad esempio, una relazione sul lavoro svolto nel corso dell'ultimo mese);
• e quando vogliamo qualcosa dal dell'interlocutore. Ad esempio, ha accettato di fattura allegata per il pagamento.

Come regola generale, incoraggiare le lettere molte volte più del informativa. Se vogliamo ottenere qualcosa dalla fonte, è molto importante da dire su questo in una lettera in formato testo. L'invito all'azione dovrebbe essere accompagnata da un messaggio per conto di e andare l'ultima frase nella lettera.

sbagliato"Porfirij Petrovic, so chi abbattuto una vecchia signora."

correttamente"Porfirij Petrovic, taglio verso il basso una vecchia signora, vi prego di accettare il mio arresto sulle misure stanchi di soffrire!".

Perchè corrispondente must per voi a pensare, cosa fare con questa lettera? Dopo tutto, si può prendere e la decisione sbagliata.

testo della firma. Deve essere. In particolare tutti i client di posta elettronica consentono di personalizzare la firma autosubstitution ad esempio il classico "Cordiali saluti ...". In Mozilla questo viene fatto nel menu «Strumenti» → «Impostazioni account ".

Per scrivere o non scrivere i contatti nella firma - una questione privata. Ma se si è in qualche modo in contatto con le vendite - è obbligatorio scrivere. Anche se l'operazione non avviene sulla base della comunicazione, in futuro, si può facilmente trovare sui contatti della firma.

Infine, un'altra caratteristica del corpo del messaggio per quegli intervistati che non mi piace (non può, non vuole, non ha il tempo) per rispondere alle vostre email. Indicare nel default del corpo del messaggio. Ad esempio, "Porfirij Petrovic, se non venire ad arrestarmi prima delle 12:00 Venerdì, mi considero di essere perdonato." Naturalmente, il periodo deve essere reale (non è necessario inviare il testo dell'esempio il Venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere in grado di leggere fisicamente e decidere per la tua lettera. Questa "default" alleviare voi della vostra responsabilità per la mancata risposta dell'interlocutore. Come sempre, per l'uso di questo chip dovrebbe essere affrontata con intelligenza. Se una persona è in tempo e regolarmente risponde alle vostre e-mail, questo ultimatum è, se non li danno, un piccolo tratto o piombo a una decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, e fare si attende per Venerdì.

allegati

Lettere spesso con allegati: curriculum, proposte commerciali, preventivi, disegni, documenti digitalizzati - uno strumento molto utile e allo stesso tempo una fonte di errori popolari.

errore: Una quantità enorme di investimenti. le lettere vengono spesso con allegati fino a 20 MB. Come regola generale, la scansione quello che alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600 dpi. Il corrispondente mailer quasi certamente appendere per qualche minuto in un futile tentativo di scaricare un anteprima degli allegati. E Dio non voglia la prova destinatario a leggere questa lettera sul telefono ...

Personalmente, ho subito eliminare tali messaggi. Non vogliamo la vostra lettera è apparsa nel cestino prima di leggere? Controllare la dimensione dell'allegato. Si raccomanda di non più di 3 MB essere.

Che cosa succede se più di?

• Prova a impostare lo scanner in un formato e risoluzione diversa. Per esempio, in PDF o 300dpi scansioni ottenute abbastanza leggibile.
• Pensate a un programma come WinRar o 7zip archiviatore. Alcuni file comprimere molto bene.
• Cosa succede se un enorme attaccamento e comprimere non funziona? Ad esempio, quasi base contabile vuoto pesa 900 MB. Vieni in aiuto di archiviazione dati di cloud: Dropbox, Google Drive, e simili. Alcuni servizi, come Mail.ru, convertono automaticamente un enorme investimento in un riferimento al cloud storage. Ma io preferisco gestire le proprie informazioni memorizzate nel cloud, quindi l'automazione di Mail.ru non ammessi.

E ancora una raccomandazione non è abbastanza chiaro circa gli investimenti - la loro nome. Dovrebbe essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta che siamo in compagnia preparato un'offerta per citarne... lascia che sia Fëdor Dostoevskij. Ho ricevuto una lettera dal responsabile del progetto per l'approvazione al CP, e l'allegato è stato un file chiamato "DlyaFedi.docx". Con il direttore, mi ha mandato questo, un dialogo simile al seguente:

- Caro Direttore, si è personalmente disposti a avvicinarsi a questo uomo rispettato e lo chiamano in faccia Fedor?

- Una volta lì, rispettato come persona, il tutto con il mio nome chiamato.

- Perché sei un allegato chiamato "DlyaFedi"? Se io ora manderò a lui, pensi che comprerà i nostri assi in questo manuale?

- Ho intenzione di rinominare ...

Perché cucinare bomba a orologeria - il potenziale fallimento cliente - o crea lavoro supplementare rinominando il file? Perché non ha chiamato immediatamente l'allegato è corretta: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" o meglio ancora - "KP_Nebo_Topory.docx".

Così, con la posta elettronica come il "volto" è più o meno risolto. La mossa di lasciare che sulla alla revisione e-mail come strumento di lavoro efficace e parlarne distrarre componente.

Lavorando con le lettere

E-mail - è una distrazione potente. Come con qualsiasi distrazione, la posta deve essere combattuto con l'inasprimento delle regole e calendario di attuazione.

Come minimo, è necessario disabilitare tutte le notifiche di l'arrivo di posta elettronica. Se il vostro client di posta elettronica è configurato di default, sarete avvisati da un segnale acustico, e sbatté le palpebre icona accanto all'orologio, e mostrerà un'anteprima della lettera. In breve, fare di tutto per prima lacrima via da duro lavoro, e poi precipitare nel baratro di e-mail non lette, e mailing non visitati - meno di un'ora o due di vita.

Qualcuno potente forza di volontà permette di non essere distratto dalla notifica, e la gente comune non è meglio tentare la sorte e li disabilita. In Mozillla Thunderbird è fatto attraverso il menu «Strumenti» → «Impostazioni» → «di base» → «Quando i nuovi messaggi."

Se non ci sono notifiche, come capire che si tratta di una lettera?

Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente mettere da parte il tempo di e-mail di analisi, aprire il client di posta elettronica per vedere tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio, a pranzo e la sera o durante i tempi morti, dicono, nel traffico.

Le persone spesso chiedono come il tempo di risposta, e le lettere urgenti? La risposta è: non si dispone di lettere urgenti per posta. A meno che non si sta lavorando in servizio di assistenza clienti (in questa sezione vostro programma di lavoro via e-mail).

Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà tramite altri canali - telefono, SMS, Skype. Poi si scende consapevolmente nel client di posta elettronica e-mail trattare urgente. Tutti i guru di gestione del tempo (ad esempio, Gleb Arcangelo con le sue "Getting Things Done") dichiarano la risposta standard per e-mail entro 24 ore. Questa è la normale regola del galateo - non aspettare dalle risposte interlocutore istantanea tramite e-mail. Se v'è una lettera urgente per notificare a un canale di comunicazione veloce.

Così, abbiamo disattivato la notifica di includere client e-mail sul vostro programma.

Cosa fare quando siamo andati all'ufficio postale e fare attività con il titolo di "fare fuori" e-mail? Dove è l'inizio e la fine di questo lavoro?

Ho sentito molto parlare del sistema allo zero casella di posta, ma purtroppo, non incontrato una sola persona applicarlo. Era necessario inventare una bicicletta. Articoli su questo argomento devono Layfhakere. Ad esempio, "nullo in arrivo». Qui di seguito vi parlerò del sistema di posta in arrivo pari a zero nella mia interpretazione. Le sarei grato se GTD guru ha sottolineato nei commenti, integrare o migliorare il sistema descritto.

E 'importante capire ed accettare che l'e-mail - questo non è un programmatore di operazione e un archivio per il vostro business. Pertanto, la cartella "Posta in arrivo" dovrebbe sempre essere vuoto. Se venite per l'esame in dotazione, non si fermano e non essere distratti non importa cosa, fino a quando questo svuotare la cartella.

Cosa fare con lo spam nella vostra casella di posta? Abbiamo bisogno di andare consecutivamente per ogni lettera, e rimuoverlo. Sì, basta selezionarla e fare clic sulla tastiera Elimina. Se non mi può portare a cancellare una lettera, si dovrà decidere che cosa fare con esso.

1. Si può rispondere in tre minuti? Devo rispondere? Sì, abbiamo, e la risposta non prendere più di tre minuti, quindi rispondere immediatamente.
2. Soddisfare il bisogno, ma la preparazione risposta richiede più di tre minuti. Se si utilizza un programmatore di operazione, che permette di convertire le email in attività, e-mail si trasformano in un compito e dimenticare per un po 'su di esso. Ad esempio, io uso il servizio assolutamente meraviglioso Doit.im. Esso consente di creare un indirizzo e-mail personale: inoltrato a lui una lettera, e diventa un problema. Ma se non si ha l'Utilità di pianificazione, la lettera di trasferimento alla sottocartella "0_Vypolnit".
3. Dopo una rapida risposta ad una lettera, trasformandolo in un compito o un esame semplice è necessario decidere cosa fare con questo messaggio: cancellazione o inviare ad una cartella specifica per un lungo stoccaggio.

Qui ci sono alcune cartelle per la conservazione a lungo termine che ho.

• 0_Vypolnit. Ho una cartella non esiste, ma se non si dispone di un programmatore, ancora una volta, qui è possibile aggiungere le lettere, che richiede uno studio approfondito. Questa cartella ha anche bisogno di essere puliti regolarmente, ma con un approccio riflessivo in tempo allocata appositamente su di esso.
• 1_Sprav. Qui ho messo la lettera con informazioni di base: email di benvenuto con gli account di accesso da diversi servizi web, biglietti per il volo successivo, e così via.
• 2_Proekty. Esso contiene un archivio di corrispondenza di partner e di progetti, che hanno un rapporto attuale. Naturalmente, per ogni progetto o il partner liquidata una cartella separata. Il partner della cartella che piegare la lettera non solo dai suoi dipendenti, ma anche le lettere da parte dei dipendenti di "Heaven", associati a questo partner. È molto comodo: se necessario, tutta la corrispondenza sul progetto a mano in un paio di click.
• 3_Muzey. Sono qui per fare la doccia quelle lettere e rimuovere un peccato, e le loro prestazioni sono evidenti. Anche qui la migrazione delle cartelle con un progetto chiuso di "2_Proekty". In breve, "Museo" memorizzato primi candidati per la cancellazione.
• 4_Dokumenty. Ci sono lettere con campioni elettronici di documenti che possono essere utili in futuro per il reparto contabilità, ad esempio, gli atti di riconciliazione da clienti biglietti per il viaggio. Cartella si sovrappone in larga misura con le cartelle "2_Proekty" e "1_Sprav", ma contiene le informazioni contabili, come in "2_Proekty" cartella - gestione. In "4_Dokumenty" - informazioni morto, e "2_Proekty" - Live.
• 5_Znaniya. Qui ho messo realmente utile solo mailing list a cui ho voglia di tornare in tempo per ispirazione o la ricerca di soluzioni.

Ci sono altre impostazioni nel tuo client di posta elettronica, importanti per questo sistema. In primo luogo, in Thunderbird il default è selezionata "Mark messaggio letto." Io preferisco farlo consapevolmente, in modo che la scatola fuori! Per fare questo, andare al menu «Strumenti» → «Impostazioni» → «avanzata» → «Lettura e visualizzazione."

In secondo luogo, l'uso filtri. Ho usato per applicare attivamente filtri all'indirizzo del mittente le email inoltrare automaticamente nelle cartelle appropriate. Ad esempio, le lettere dell'avvocato spostati nella cartella "avvocato". Ho abbandonato questo approccio per diversi motivi. Il primo è una lettera da un avvocato nel 99% dei casi relativi a qualsiasi progetto o il partner, e quindi soggetto al movimento in questo partner cartella o del progetto. In secondo luogo, ho deciso di aggiungere la consapevolezza. È necessario decidere dove memorizzare una determinata lettera, e il look per i posti non trattati più facili da un solo luogo - nella tua casella di posta. Ora il filtro viene utilizzato solo per le cartelle remote regolari messaggi automatici provenienti da sistemi diversi, cioè, le lettere che non mi richiedono di prendere decisioni. Filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu Filtri «Strumenti» → «Message".

Così, con il giusto approccio per e-mail dovrebbe andare da 10 a 60 minuti al giorno, a seconda del volume di corrispondenza.

Oh, e uno più. Hai già disattivato la notifica dell'arrivo di nuovi messaggi? ;)