10 regole di correttezza quando si tratta di e-mail
Lavoro E Studio / / December 25, 2019
nuovo sito EMAIL CHARTER condivide con noi le regole dieci che può ancora salvare il tempo per tutti gli utenti quando si lavora con e-mail, che è sempre più annega noi e cattura tutto il tempo libero. E tutto ciò dipende non solo dal numero di messaggi che cadono. Spesso il problema è che la gente semplicemente non fanno le cose semplici che possono risparmiare ore e anni di vita per le persone con cui si lavora.
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Quindi, meno di 10 punti / suggerimenti questa Carta.
1. Rispettare il tempo del destinatario
Si tratta di una regola fondamentale. Come il mittente, si dovrebbe considerare come ridurre al minimo il trattamento della Sua lettera. Anche se si dovrà spendere più tempo sulla sua scrittura.
2. In breve - non vuol dire maleducato
Fare le risposte alle lettere chiaramente, ma non fare grafomanstvo Leggi non funzionerà e si rischia di non solo il destinatario.
3. chiarire
Inizia con l'oggetto del messaggio e, se possibile, aggiungere una variabile di stato. [Info], [azione], [Non abbiate fretta] [Documenti]... Se la lettera è più di cinque frasi, espandere la sostanza della lettera, senza giri difficili. Evitare i caratteri strani o colori.
4. Fare domande semplici
E 'considerato maleducato di inserire quattro paragrafi di testo da una precedente corrispondenza, e la domanda "Chi ha qualche idea?" Così spesso, mi creda. La domanda da porsi è meglio dopo aver letto il tuo curriculum e un numero limitato di risposte. Ad esempio:
Ti ho mandato un contratto. Quando si è in grado di firmare:
a) di domani;
b) questa settimana;
c) richiedono l'approvazione.
Così si escludono le spesso lunghe discussioni, che può essere causato perché qualcun altro da fare.
5. Attento con CC:
Non aggiungere una copia delle lettere di un gruppo di persone per ogni evenienza. Ciò consentirà di aumentare il tempo di risposta, mangiare un sacco di tempo e spesso può fare la questione irrisolvibile. tutti ricordano leggendario corrispondenza I dipendenti di una banca?
6. Non tirare tutti la coda corrispondenza
Molti corrispondenza protratta e crescere grandi code di lettere del passato. Non li tirare. Provate a immaginare che, per essere il nuovo arrivato nella collega SS o il partner. E 'meglio lasciare l'ultimo 3-4 risposta e parafrasi con parole tue l'ultimo accordo.
7. Combatti con immagini
Non utilizzare oggetti grafici nella didascalia, che mostra alcuni programmi come allegati. Ogni volta che si effettua il check, c'è nuovo allegato. E non mettere le informazioni di testo in un file se è possibile inserire il testo nella lettera.
8. Per l'adozione di codici o EOM NNTR
Aggiunta al tema della missione di osservazione elettorale simboli messaggio (= Fine del messaggio) si dice che la discussione è chiusa. Un NNTR (= Non c'è bisogno di rispondere) - che la risposta non è necessariamente. Ciò consente di risparmiare il destinatario e il vostro tempo, e non si ottiene un'altra lettera con una domanda del tipo: "Allora, come hai bisogno di me per?"
9. risposte limite
Non sono tenuti a rispondere a qualsiasi lettera. Soprattutto se non si rivolge direttamente a voi, ma vi levate in piedi solo CC. Fare qualcosa di non scrivere come "Grazie per il consiglio", "Grazie per l'aiuto", o "Oh, cool" Questa non è una vera comunicazione e qui le regole, la principale è -! Tempo con l'altro risparmio.
10. Disabilita!
Siamo tutti d'accordo a dedicare meno tempo alle e-mail, tutti noi vogliamo ricevere meno email. Provate a prenotare una mezza giornata e portarlo ai colleghi che non si dovrà e-mail. O fare una regola per trascorrere il fine settimana, senza e-mail. E lasciate che la vostra segreteria telefonica al link fine settimana una a questo post.
Firmare la Carta può essere qui.