Come organizzare un evento fresco in proprio
Consigli / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Produttore di eventi in coworking "tavolo».
Voglio organizzare un evento da soli. Da dove cominciare?
Pensate l'idea della manifestazione. Non dovrebbe essere un concetto astratto, ma un obiettivo molto specifico. Chiaramente rispondere a tre domande:
Quello che voglio organizzare?
Così si definisce il formato della manifestazione. Può essere una festa, festival, Lecture o proiezione del film. Pensate, per quello che il pubblico si fa a farlo e quante persone si desidera attirare.
Dove è l'evento?
In base alle dimensioni, decidere che cosa avete bisogno di un posto. Ad esempio, una stanza chiusa per 200 persone, un auditorium per 500 persone e una zona all'aperto per 70 persone.
Quando l'evento si svolgerà?
Selezionare data esatta in anticipo per avere il tempo di fare tutto in tempo. Un piccolo evento per 100 persone possono essere preparati per il mese, e festival di musica 1000 persone - non inferiore a sei mesi. Prima di decidere, tanto più facile sarà trovare un posto.
Finito l'idea sarebbe: "Voglio fare un
techno party in spiaggia il 31 agosto in onore del ultimo giorno d'estate. Per il partito si deve essere di almeno 200 persone e due DJ ospite. "Posso fare tutto da soli?
Quasi. Molti casi, e nel corso della giornata solo 24 ore. Pertanto, per raccogliere squadra come la pensano meglio, tra i quali si dividono tutti i compiti. Beh, se i manifesti disegneranno il progettista, per promuovere il progetto - un esperto SMM-specialista, e predisporre l'attrezzatura - zvukach.
Non abbiate paura di delegare alcuni dei doveri verso gli altri. La cosa principale che sono stati interessati al risultato e che potevano contare su. È seriamente rendere la vita più facile assegnando il produttore della manifestazione. Il suo compito - per risolvere tutti i problemi e le controversie, supervisionare una squadra e assumersi la responsabilità di ciò che sta accadendo.
Se non si sa dove cercare le persone giuste per i servizi online di aiuto:
- EventCatalog.ru - il più grande database di siti e appaltatori.
- theGIFTED - Ricerca istantanea dei lavoratori e personaggi interessanti.
- youdo - alla ricerca di volontari o dipendenti di una piccola tassa.
La squadra è, che cosa fare dopo?
Fate una lista di tutti i casi. Sarà sicuramente necessario prendere in considerazione il concetto di evento, definire il budget, trovare e preparare la sala, invitare musicisti per noleggiare l'attrezzatura per fare striscioni, organizzare il catering (consegna del cibo e la fornitura e bevande). Non si fermano fino a quando la accanto a ogni voce non verrà controllato.
Ottenere insieme come una squadra, discutere il piano d'azione e responsabilità assegnare. Tutti hanno bisogno di capire quello che dice. Per tutti i compiti previsti scadenza.
uso Trello o "Google Spreadsheets"Per lavorare con i compiti. Comodamente, quando v'è l'accesso al documento in tutta la squadra.
Assicurati di scrivere tutti il nuovo numero ai tuoi contatti. Meglio farlo su un "evento Imya_Dolzhnost_Data." Ad esempio, "Vlad Fotografo 15.07." In modo da non confondersi.
Ho paura di dimenticare qualcosa. Posso avere un piano di massima?
Possibile. Il piano standard è la seguente:
- Organizzare incontri con i volontari, i team e gli sponsor.
- Preparare biglietti, hotel e trasferimento agli ospiti invitati.
- disegno ordine e stampare volantini, manifesti, di marca magliette e tutto ciò che serve in anticipo per dipingere e stampare.
- Locazione e preparare il sito. Pensate a luoghi per i visitatori, il personale, le attrezzature e il parcheggio. Armonizzare l'elenco degli ospiti e organizzatori dai proprietari del sito.
- Prescrivere il calendario della manifestazione - che a un certo momento si verificherà. È necessario conoscere il minuto esatto in cui il cibo è servito, e quando ha detto piombo.
- Noleggiare l'attrezzatura. L'insieme minimo di: computer portatile, altoparlanti, mixer, due microfoni, uno schermo e un proiettore. A grandi eventi è utile per comunicare con il team radio con un auricolare.
- Per negoziare con il fotografo e operatore video. Prescrivere i termini di riferimento, per concordare i termini e firmare un contratto.
- Personale noleggio: la sicurezza, guardaroba, camerieri, il servizio di pulizia. Il numero di persone dipende l'evento. E 'possibile che non avrete bisogno di personale aggiuntivo o volontari può essere trovato.
- Trovare il leader. Questo è importante. Da esso dipende l'umore degli ospiti e l'atmosfera generale della manifestazione.
- Pensare attraverso la logistica di come liberare il popolo, attrezzature e cibo per il luogo dell'evento e ritorno.
Anomalia - la norma piuttosto che l'eccezione. Fornire un piano B per ogni punto: cosa fare se improvvisamente rinuncia in tribunale? E se ci sono problemi con il suono? E se inizia a piovere?
Io non sono sicuro di poter trovare i soldi per il progetto. Quali sono le opzioni?
In primo luogo calcolare il budget approssimativo per l'evento e fare un bilancio. Prestare attenzione a tutte spese: Locali, attrezzature, gli invitati, la pubblicità, la stampa, la logistica, ristorazione, squadra. Ad esempio, il costo degli invitati includono biglietteria, alloggio, i pasti, i trasferimenti e le tasse. Spese di comando: pagare le bollette telefoniche, cibo, oggetti di scena di acquisto.
Quando si capisce esattamente quanto è necessario, iniziare a raccogliere i soldi. Dove trovarli - dipende dal formato della manifestazione.
Se ad organizzare qualcosa di socialmente rilevante (festival di graffiti, lezioni di divulgazione scientifica per le scuole), è possibile richiedere una sovvenzione per iniziare la raccolta di fondi per Planeta.ru o attrarre volontari.
Se stai facendo un evento commerciale - aspetto di uno sponsor interessato a PR. Fare una bella presentazione e descrivere in modo chiaro quale beneficio lo sponsor si arriva a partecipare al progetto e ciò che è richiesto di lui. Basta essere onesti e non promettere ciò che non può fare. Si avrà una migliore possibilità di successo se il target del vostro evento in coincidenza con il target della società promotrice.
Se organizzate un matrimonio migliore amico - amici e conoscenti di connessione. Esse possono fornire con un sito adatto, la tecnologia e la guida.
Un buon modo per ridurre il bilancio delle attività commerciali - a contrattare con gli appaltatori e lavorare su una base baratto. La maggior parte degli imprenditori costosi - ristorazione e bar alcolici. Metti le condizioni, prescrivere un mandato chiaro e non esitate a chiedere uno sconto.
Che cosa cercare, a tutto era all'altezza?
Importante ogni dettaglio, anche il numero dei servizi igienici e la presenza veloparkovki. Ma ci sono cinque elementi principali che determinano il successo di qualsiasi evento:
- Luce. Una buona luce - questo è quando la scena si vede chiaramente, i riflettori non è cieco, e gli ospiti non cadrà ombre brutto.
- Sound. Controllare la tecnica di un paio di volte, regolare il microfono e concordare con il proprietario delle normative sul rumore stanza presso il sito.
- Purezza. No spazzatura, pavimenti sporchi e servizi igienici non liquidati.
- Sicurezza. Imparare il piano di evacuazione e di formazione condotta per le squadre e volontari. Tutti dovrebbero sapere dove le uscite di emergenza, estintori e di pronto soccorso.
- Temperatura. Nessuno non dovrebbe essere troppo caldo o troppo freddo - è necessario controllare la circolazione dell'aria e facilità di manutenzione condizionatori. al chiuso temperatura confortevole nella stagione calda - 23-25 ° C, al freddo - 22-24 ° C. Se si spende un festival di musica, la temperatura dovrebbe essere più bassa (20-22 ° C), perché dopo la scena di danza a tutti sarà sicuramente caldo.
Chi ha bisogno di essere un'azione coordinata per evitare di essere cacciato dalla polizia?
È necessario preparare due notifiche: l'amministrazione della città e al dipartimento di polizia (se l'evento è inferiore a 2 000 persone). Essi possono essere inviate per posta o corriere, due copie di ogni organo. Se avete in programma un evento, che sarà più di 2 000 persone, è necessario inviare inoltre una notifica al governo della regione e il dipartimento di polizia regionale.
L'avviso è scritto in forma libera: è necessario specificare che si desidera applicare, quale nome e lo scopo della manifestazione, dove e quando si svolgerà, come ci si aspetta molto di partecipanti, che gli organizzatori. Esempi di ricerca gli aggiornamenti Internet.
Per stipulare contratti con tutti gli appaltatori che si riforniscono la tecnica, la ristorazione o forniscono spazio noleggio. Negoziare in modo chiaro tutti i dettagli e assicurarsi che essi siano d'accordo. Ad esempio, se hanno convenuto che la pulizia finale dei locali da parte del proprietario, l'elemento dovrebbe essere nel contratto.
Come annunciare l'evento a questo proposito il maggior numero di persone possibile?
Dategli un nome e un logo. Lasciate che il progettista si baserà manifesti e sviluppare un'identità aziendale. Fare un semplice sito con informazioni sull'evento - per esempio, Tilda.
Invia un comunicato stampa con le informazioni sull'evento, cosa, quando e dove si spende, chi organizzatori, i partner e le parti interessate. Cercate di giornalisti di interesse. Non troppo scrittura secca e inviare comunicati stampa ai media specializzati - coloro che hanno lo stesso target di riferimento come il vostro evento. Contatta la redazione sulla maggior parte dei siti può essere trovato nel pubblico dominio.
Non dimenticare la promozione nei social network. Creare un appuntamento in Facebook, «VKontakte" e la pagina degli eventi in Instagram. Eseguire pubblicità mirata e visualizza impostati correttamente: dovrebbe mostrare solo il pubblico di destinazione per il budget pubblicitario non è andato sprecato. Chiedi le grandi comunità urbane e blogger per parlare del tuo evento sulle loro pagine. Se non sei bravo a SMM, leggere blog "Netologii" - ci sono molti materiali utili su promozione nelle reti sociali.
Tutto è pronto. Un'altra cosa è necessario fornire?
Essere pienamente preparati. Al organizzatore deve essere sempre caricato con telefono e connessione internet, il caricabatteria, la sostituzione del computer portatile, cavo di prolunga, adattatori HDMI per tutti connettori possibili, adesivi, nastro, diversi accendini, coltelli cancelleria, nastro adesivo e antidolorifici in caso ache testa.