7 cose che spaventavano dimenticare quando si pianifica un viaggio

1. Make programma di viaggio

Di solito, i biglietti aerei acquistati in precedenza, il più economico che sono. Una situazione simile può essere e con un biglietto del treno: su alcune rotte - pricing dinamico. Ciò significa che i resti meno posti, più alto è il prezzo. Tutto il resto - il trasporto, camere d'albergo, coworking - è anche meglio scegliere e pagare in anticipo: basta perché non ci saranno più opzioni, e in alcuni casi è possibile ottenere uno sconto per l'inizio libro.

Anche se il viaggio va una sola persona in azienda deve essere un calendario di viaggi d'affari. Allora sarà possibile prenotare e pagare per tutto in anticipo. Naturalmente, sempre secondo i piani possono cambiare, ma i viaggi spontanei portare a perdite finanziarie. Non appena iniziano a calendario e bastone ad esso, per trovare i soldi per un improvviso viaggio di lavoro più facile.

2. Verificare con il proprio travel policy

un documento su qualche decina di pagine - nelle grandi aziende travel policy. In esso sono descritti in dettaglio tutti i principi che governano il viaggio: quanto si può spendere per i biglietti, che alberghi di categoria sono consentiti, quanto diaria viene pagato in diversi paesi, chi e come rimborsare le spese inciampare. Nella politica aziende di viaggio più piccoli meno formale, spesso a livello di accordi verbali. Eppure è vincolante.

Specialista che si occupa con l'organizzazione di viaggi, per mantenere tutte le regole e numeri nella tua testa non è facile. Soprattutto se un sacco di viaggi di lavoro e le spese su di loro sono sempre diverse. Conti prima di ogni azione, se il pagamento per i biglietti, prenotazioni alberghiere, o viaggio di calcoli, verificare con travel policy. E non fare affidamento sulla propria memoria e l'esperienza - perché tutti gli errori possono essere costosi per le aziende.

3. Calcola il percorso migliore

I più giorni per tenere fuori il dipendente, più si dovrà allocare tutti i giorni. Soprattutto quando il fine settimana cattura viaggio: anche se in questi giorni non sono un esperto che lavora per l'azienda sono spese inevitabili.

D'altra parte, la differenza di prezzo sui biglietti aerei per tempi diversi può neutralizzare il risparmio quotidiano. Ad esempio, le compagnie aeree low-cost collegano solo il martedì e il sabato, e la prestigiosa compagnia aerea nazionale - tutti i giorni e dobbiamo utilizzare i suoi servizi. Prendere in considerazione tutte le opzioni: e quelli in cui meno di tutti i giorni, e quelli in cui i biglietti sono più economici. Ciò contribuirà a prendere una decisione informata.

Ma non dimenticare il comfort dei dipendenti. Difficilmente un incontro di lavoro avrà successo se il vostro collega andrà da lei subito dopo un volo notturno.

4. Prenotate i biglietti, trasferimenti, hotel di

Organizzazione di viaggi di lavoro può essere paragonato con un cesto al supermercato, che è necessario compilare. Il più importante e costosi oggetti in esso - volo, trasferimento da e per l'aeroporto, hotel. Come faccio a prenotare tutto questo al meglio il vantaggio?

• È possibile cercare manualmente per opzioni adatte per la compagnia aerea, e alberghi, e quindi provare a fare di loro la combinazione ottimale. Ma senza esperienza è improbabile che risparmiare molto.
• Ci si può fidare a persone appositamente addestrati - dipendenti delle agenzie che organizzano viaggi. Ma per ogni servizio si pagherà, come l'agenzia prende una commissione per il loro lavoro.
• È possibile utilizzare i servizi per l'organizzazione di viaggi che servono come un sostituto completo per le agenzie di viaggi d'affari. Essi consentono di prenotare tutto ciò di cui hanno bisogno in pochi minuti ea prezzi competitivi.

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5. Decidere cosa fare in caso di forza maggiore

Tutto può andare secondo i piani: il piano è in ritardo, il dipendente si ammala il giorno prima della partenza, l'overbooking struttura accade, l'evento improvvisamente rinviato. Cosa fare in queste situazioni? Come minimo, tenere conto dei costi aggiuntivi in ​​bilancio per il viaggio. Ed essere pronti a risolvere rapidamente il problema dei dipendenti che potrebbero essere migliaia di chilometri di distanza da voi, lo acquistare nuovi biglietti e di cercare un altro alloggio.

Importante: spiegare ai dipendenti che paga per i nuovi biglietti e alloggio dei costi di tasca solo in casi estremi. Naturalmente, si recuperare le loro spese. Ma chi compenserà i costi supplementari IVA in viaggio d'affari? Fiscale restituisce solo se l'operazione viene fatta tra persone giuridiche.

6. assicurazione Prenditi cura

cittadini russi in missione nel paese possono utilizzare la politica MHI. La cosa principale - non dimenticate di portarlo con sé.
Per i viaggi all'estero richiedono una diversa politica di assicurazione - andare all'estero. Senza la politica il dipendente può "espandere" in arrivo in un altro paese. Tali casi - rari, ma ancora venire. Inoltre, la storia delle bollette astronomiche per un paio di colpi in una clinica estera non è un mito. La polizza assicurativa è poco costoso e consente di risparmiare una notevole quantità.

7. Raccogliere tutti i documenti durante il viaggio

Non è così difficile da organizzare il viaggio, in quanto è di elaborare in modo corretto. Hai bisogno di fare un rapporto anticipo, d'accordo su hotel e voli con la gestione, raccogliere una pila di documenti da firmare una relazione sul viaggio... Anche se la società sta cercando di allontanarsi dalla burocrazia, tutto qui dovrebbe essere chiaro - questi sono i requisiti legge.

Per la segnalazione è necessario raccogliere tutte le carte d'imbarco, fatture da hotel, biglietti, tutti gli assegni e altri documenti relativi al viaggio.

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