5 modi per liberare tempo in compiti importanti per coloro che sono impantanati nelle piccole cose

Al lavoro, giorno dopo giorno, siamo impegnati con riunioni, rapporti, analisi della posta e altro. Non c'è tempo per pensare, figuriamoci pianificare o decidere ciò che conta davvero. E non è nemmeno che ci siano poche ore in un giorno, è solo che distribuiamo il tempo in modo errato. Gli allenatori di carriera Ravi Raman e Melody Wilding hanno condiviso come risolvere questo problema.

1. Comprendi cosa ti fa riempire il tuo tempo di faccende domestiche.

Quando sei impegnato tutto il giorno con qualcosa, ti senti necessario e utile. Ciò è particolarmente vero per i manager e per coloro che sono abituati a essere uno studente eccellente. "La loro autostima è fortemente legata ai risultati e alla quantità", dice Wilding.

Inoltre, spesso confondiamo la produttività (spuntiamo tutte le cose dall'elenco) con l'efficienza (completiamo un'attività strategicamente importante).

E con le scadenze costantemente accese, in genere sembra che pensare sia un lusso inammissibile. Pertanto, il primo passo è capire cosa c'è dietro l'abitudine di essere occupati.

Analizza le tue convinzioni su te stesso. Pensa a come definisci il successo, a cosa ti fa sentire degno. E non giudicarti nel processo: ora è importante capire cosa ti spinge.

2. Ripensa il tuo ruolo e le tue priorità

Il mondo di oggi si sta sviluppando a un ritmo senza precedenti. Ciò influisce anche sull'organizzazione delle aziende: i dipendenti salgono più velocemente la scala della carriera, più spesso assumono nuove responsabilità. Ma dopo la promozione, spesso continuiamo a lavorare come nella vecchia posizione. Facciamo affidamento sulla stessa mentalità e abitudini, sebbene le nostre responsabilità siano cambiate completamente.

Se anche tu ti senti bloccato sul posto, è tempo di ripensare al tuo ruolo. Ad esempio, utilizza la matrice Eisenhower. Secondo esso, i casi possono essere suddivisi in importanti urgenti, importanti non urgenti, non importanti urgenti e non importanti non urgenti.

Il più delle volte trascuriamo questioni importanti ma non urgenti, sebbene siano quelle che ci aiutano ad andare avanti.

E ci troviamo prigionieri di compiti urgenti, ma non così importanti: analizzare la posta, le chiamate, correggere gli errori. Quindi controllati di tanto in tanto. Guarda quanto spendi per questioni importanti, non urgenti e se non sei troppo immerso nelle piccole cose.

3. Disegna i confini

Per trovare il tempo per le cose più importanti, organizza la tua giornata in un modo nuovo. Assicurati di avere il controllo del tuo programma e non di altre persone. Molte persone iniziano la settimana con un calendario vuoto e quindi aggiungono appuntamenti e riunioni su richiesta di altri. Di conseguenza, le loro priorità sono relegate in secondo piano.

Scartare questo approccio. Segna in anticipo le fasce orarie che dedicherai ai tuoi obiettivi importanti e solo dopo pianifica il resto. Non riflettere su ciò che è importante per il tuo sviluppo nell'ora libera tra altre responsabilità. Dedica del tempo a questo quando stai facendo del tuo meglio o quando sei sicuro di essere libero dalle distrazioni.

4. Impara a rifiutare

Dai una buona occhiata al tuo lista di cose da fare. È probabile che alcune attività possano essere abbandonate, alcune rinviate e altre ridotte. Questo libererà tempo extra.

Prova anche a sbarazzarti di riunioni non necessarie. Non accontentarti di loro a meno che la tua presenza non sia veramente una necessità.

Molto spesso, una riunione può essere sostituita con un messaggio scritto e le idee vengono discusse in un documento comune.

Prima di iniziare, chiediti cosa renderebbe oggi una giornata davvero interessante. È improbabile che si tratti di un controllo di cinquanta messaggi accumulati.

5. Fai domande audaci

Dopo che sei riuscito a liberare un po 'di tempo nel calendario, è ora di usarlo. Dimentica ciò che è in programma per la settimana in corso o ciò che dirai in una riunione con il tuo capo. Pensa alle grandi domande che di solito eviti.

• Chi possiamo diventare come azienda?
• Cosa ci battiamo come squadra?
• Cosa ci aiuterebbe a sviluppare?
• Qual è il mio ruolo?

Domande come queste ci aiutano a trovare soluzioni creative che non vediamo nel nostro normale programma di lavoro. Quando hai ricevuto le risposte, registrale e tienile in bella vista. Fai questo esercizio regolarmente in modo da non dimenticare i grandi obiettivi.