20 tecniche di gestione del tempo efficaci
Produttività / / January 06, 2021
1. Regola 1-3-5
Le tue ore di lavoro durante il giorno sono limitate e la regola 1-3-5 ti consente di spenderle in modo più saggio. La sua essenza è la seguente: in un giorno puoi svolgere solo un compito grande, tre medio e cinque piccoli. Ci sono nove casi in totale, né più né meno. La regola aiuterà a ripulire gradualmente le macerie, essendo in tempo e non sovraccarico di lavoro.
2. La regola del tre
Per coloro che non sono in sintonia con i numeri o non possono fare nove cose al giorno, Chris Bailey, autore diIl mio anno produttivo", inventato regola del tre. Afferma che fare le tre cose più importanti ogni giorno è sufficiente per essere produttivi.
Invece di disperdere la tua energia e attenzione su un paio di dozzine di elementi su una lista di controllo, scegli i tre compiti più importanti della giornata e concentrati su di essi. Selezionarne altri tre il giorno successivo e così via. Questo ti manterrà concentrato. La stessa regola può essere applicata alla definizione degli obiettivi per la settimana, il mese o l'anno.
3. Metodo 10 minuti
Hai qualche compito da svolgere non voglio iniziare? Dì a te stesso: "Lo farò solo per 10 minuti e poi vado a riposarmi un po '". Molto probabilmente, durante questo periodo sarai coinvolto nel lavoro e non sarai più in grado di fermarti.
4. Pomodoro
Questo il sistema inventato da Francesco Cirillo per facilitare la preparazione agli esami. Aiuta a mettere a fuoco le persone che si distraggono facilmente. È anche un buon modo per controllare quanto tempo dedichi a un determinato lavoro.
Così funziona Pomodoro: prendi un timer e lo imposti a 25 minuti. Dopodiché, concentrati sul tuo lavoro. Quando i 25 minuti sono trascorsi, riposi per 5 minuti e poi ripeti tutto da capo. Dopo quattro cicli, avrai una grande pausa per mezz'ora.
5. Metodo 90/30
Metodo 90/30 utilizzato dallo scrittore e blogger Tony Schwartz, dal co-fondatore di Buffer Leo Widrich, dal critico letterario Benjamin Che Kai Wai e dall'imprenditore Thomas Oppong.
La sua essenza è la seguente: lavori duro per 90 minuti, poi riposi per mezz'ora e poi ripeti il ciclo. Allo stesso tempo, dedichi i primi 90 minuti al compito più importante che devi svolgere nel corso della giornata e dedichi i seguenti segmenti a questioni meno importanti.
Secondo la ricercaIl mondo incantato del sonno dello specialista di Yale Peretza Lafee, 90 minuti è il tempo ottimale durante il quale una persona può concentrarsi efficacemente su un compito. E mezz'ora è sufficiente per un riposo completo, il che è confermato dalla ricercaSonno e veglia neurofisiologo Nathan Kleitman.
6. Metodo 52/17
Questa è una versione privata del metodo precedente. Non è diverso se non nei numeri: lavori 52 minuti e poi riposi per 17 minuti. Secondo esperimentoLa regola del 52 e del 17: è casuale, ma aumenta la tua produttivitàcondotte dal servizio di reclutamento The Muse utilizzando l'app DeskTime, queste fasce orarie ti aiutano a rimanere produttivo ed evitare il superlavoro. Pertanto, utilizza il metodo 52/17 se ritieni di non essere abbastanza forte per lavorare 90 minuti di fila.
7. Mangiare rane
Il metodo è venuto fuoriEat That Frog: Brian Tracy spiega la verità sulle rane oratore motivazionale e autore di auto-aiuto Brian Tracy. Definisce "rane" compiti spiacevoli e difficili che devi completare, nonostante la tua riluttanza. Fai una cosa dall'inizio della giornata: mangia la rana. E poi sarà più facile per te: lancerai questa pietra dalla tua anima e ti assicurerai un buon umore per l'intera giornata.
8. Blocchi di tempo
Gli elenchi di cose da fare ne hanno uno caratteristica spiacevole: non danno assolutamente un'idea di quanto tempo richiede questo o quel caso. "Acquista il pane" e "Fine rapporto" occupano una riga nell'elenco, ma queste attività sono incomparabili per complessità e importanza.
Un calendario è molto meglio di una lista di cose da fare: ti consente di controllare visivamente il tempo. Vedi un grande blocco e ti rendi conto che il compito non è facile. Quindi prova la tecnica "blocchi di tempo»: Inseriscili nel calendario e assegna il tempo a ciascuno in base alla complessità dell'attività. E mentre fai questo o quel compito, non lasciarti distrarre dagli altri.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) È un sistema di produttività inventato dal business coach David Allen. I suoi principi fondamentali sono i seguenti:
- Annota tutte le tue azioni e idee in un unico posto, la cosiddetta Posta in arrivo ("Posta in arrivo").
- Ordina periodicamente il contenuto della Posta in arrivo assegnando priorità e temporizzando le attività. Disponi le note nelle cartelle in base al loro contenuto: "Lavoro", "Casa", "Shopping" e così via.
- Esegui revisioni: getta le note non necessarie, cancella i casi completati, sposta i materiali che hanno perso la loro rilevanza per l'archivio.
- Quando tutto è pianificato, procedi con l'esecuzione. Compiti che possono essere eseguiti in un paio di minuti, risolti immediatamente. Altri possono essere delegati o inseriti in un calendario.
Puoi scoprire tutte le sottigliezze di GTD nel nostro comando.
10. ZTD
Leo Babauta, autore del blog sulla produttività Zenhabits, ritiene che il sistema GTD di David Allen sia molto complesso e richieda uno sforzo eccessivo. Offre il suo sistema Zen to Done. Per seguirlo, devi sviluppare 10 semplici abitudini.
- Raccogli tutte le informazioni nella Posta in arrivo.
- Elabora tutti i record senza lasciarli nel dimenticatoio.
- Pianifica i tuoi obiettivi principali per ogni giorno e i tuoi obiettivi più importanti per la settimana.
- Concentrati solo su una cosa alla volta, senza disperdere la tua attenzione.
- Crea elenchi di cose da fare semplici e brevi.
- Organizza le tue note in categorie in base al loro contenuto, proprio come nel GTD originale.
- Rivedi regolarmente i tuoi appunti e sbarazzati di cose inutili.
- Semplificare. Riduci l'elenco dei tuoi compiti e obiettivi, scrivi in modo breve e chiaro.
- Per sintonizzarti sul lavoro, mantieni una certa routine quotidiana.
- Fai quello che ti interessa veramente.
11. Kanban
giapponese metodo di produttività, che ti aiuta a tenere traccia di ciò che stai facendo, di ciò che hai già fatto e di ciò che deve essere fatto in futuro. Kanban visualizza visivamente il flusso di lavoro.
Prendi una bacheca di adesivi (o ti iscrivi con un manager di cose da fare come Trello) e disegna tre colonne su di essa: Da fare, Da fare, Fatto. Quindi scrivi i tuoi affari sugli adesivi e posizionali nella colonna appropriata a seconda di ciò che stai facendo e di ciò che hai già fatto.
12. La regola dei due minuti
esso la regola È parte integrante di GTD, ma può essere utilizzato anche se non sei un fan della tecnica di Allen. Se l'attività richiede meno di due minuti, fallo immediatamente. Quindi scarichi il tuo cervello, perché non devi più ricordare questo caso.
13. Posta in arrivo zero
Zero Inbox è stato inventato dallo scrittore ed esperto di performance Merlin Mann e questo metodo funziona bene con GTD. Mann l'ha applicato e-mail, ma allo stesso modo puoi elaborare casi, documenti, note e altre informazioni. Come suggerisce il nome, l'obiettivo di questa tecnica è mantenere vuota la Posta in arrivo.
Nel sistema GTD originale, la Posta in arrivo continuava ad accumulare un mucchio di voci. Devi prenderti il tempo per risolverli ed è facile trascurare qualcosa di importante in una Posta in arrivo piena. Mann consiglia di smontare il contenuto non appena arriva. Si apre una Posta in arrivo e si decide cosa fare con ogni elemento: eliminare, delegare, rispondere, rinviare o completare. Non chiuderlo finché non si esegue una delle azioni specificate con tutti gli elementi.
Inoltre, i filtri automatici nella posta ti aiuteranno a risparmiare tempo, cartelle intelligenti e programmi per ordinamento documenti.
14. Fresco o Fritto
Fresco o Fritto si traduce in Fresco o Fritto. Questa filosofia è stata creataDomina la tua giornata con il sistema di priorità "Fresco o fritto" la blogger Stephanie Lee. Secondo lei, quando ti svegli la mattina, il tuo cervello è "fresco", ma con il passare della giornata, "frigge". Ciò significa che devi determinare l'ora del tuo massima produttività e riesci a fare tutte le cose più importanti in un giorno durante questo periodo. È così che funziona.
- Alla fine della giornata, quando sei stanco, dedica 15 minuti a creare una lista di cose da fare per domani.
- Sposta le attività più importanti all'inizio della giornata nella sezione Fresh. Le cose che non ti piacciono vengono inviate lì - le stesse "rane". Devono essere fatti finché hai ancora forza.
- Le cose meno urgenti, meno complicate e più divertenti vanno alla sezione Fritto, cioè nel pomeriggio, a seconda del tuo programma. Caricheranno meno il tuo cervello.
- Segui la tua lista la mattina successiva. Quindi inventane uno nuovo la sera.
Stephanie consiglia FoF alle persone che scoprono ogni notte di essere completamente esauste, ma non hanno avuto tempo, anche se hanno lavorato tutto il giorno.
15. Metodo Iceberg
Ramita Sethi, autrice di I Will Teach You to Be Rich, usa questo metodo per salvare le informazioni per dopo. Funziona così: salvi tutte le email, le note, gli articoli, gli elenchi in un unico posto, ad esempio in un servizio per prendere appunti come Evernote o Notion o come documenti. Quindi distribuisci questi materiali utilizzando tag, cartelle e categorie, come preferisci.
Rivedi queste informazioni ogni 4-6 settimane e valuta se possono essere applicate nella pratica. Se qualcosa è inutile, buttalo via o archivialo. Ciò ti consente di creare la tua knowledge base.
16. Autofocus
Inventato "Autofocus"Il sistema di gestione del tempo autofocus l'esperto di performance Mark Forster. Questo sistema di pianificazione si adatta persone creativedifficile da seguire GTD.
Annota tutte le tue attività su un quaderno senza alcun ordine. Quindi scorrere l'elenco, scegliere quelli da completare il prima possibile e risolverli. Quando le attività urgenti sono risolte, procedi con quelle che ora preferisci. Se non hai finito qualcosa, spostalo alla fine dell'elenco, tornerai su questo più tardi. E ripeti questi passaggi giorno dopo giorno.
17. Eisenhower Matrix
Questo schema stabilito dal presidente americano Dwight D. Eisenhower. Ci sono quattro sezioni per le attività nella matrice: non urgenti e non importanti, urgenti ma non importanti, importanti e non urgenti e urgenti e importanti. Dividi le tue attività in sezioni e puoi scoprire su cosa dedichi più tempo e su quali attività dovrebbe essere prestata maggiore attenzione.
18. Metodo 4D
4D è stato inventato da Edward Ray, uno scrittore motivazionale e consulente. Il metodo ha lo scopo di aiutare le persone che sono inorridite alla vista della loro lista di cose da fare e non sanno come avvicinarsi a tutte le voci accumulate.
Ray sostiene che devi solo memorizzare quattro parole per la lettera D, e quindi non ti perderai d'animo di fronte a montagne di lavoro. Eccoli:
- Fare: se ti è stata assegnata un'attività, è meglio farlo ora e cancellarla immediatamente dall'elenco.
- Delegato: quando non puoi o non hai tempo per eseguire qualcosa, ma hai un assistente relativamente libero, trasferisci il compito a lui.
- Elimina: alcune cose non sono così importanti. Scartali rimuovendoli definitivamente dall'elenco delle attività. Se cercano di imporvi responsabilità non necessarie, impara cortesemente dire di no.
- Ritardo: quando un'attività è troppo grande o non richiede l'esecuzione immediata, può essere posticipata. Ma devi assolutamente fissare scadenze chiare per lei, altrimenti rimarrà un peso morto.
Seleziona un'attività, esegui un'azione 4D con essa, quindi passa a quella successiva.
19. Tempistica
Di solito, le persone che cercano di essere produttive tengono traccia del tempo che dedicano a cose importanti e dimenticano completamente di considerare i periodi in cui fanno sciocchezze. Questo problema è risolto dalla tecnica "Cronometraggio", che è stata inventata dall'esperto nel campo della gestione del tempo Gleb Arkhangelsky. Ti permette di capire dove viene speso il tuo tempo, ti insegna a essere più attento a ciò che stai facendo e meno distrazioni.
Prendi un quaderno e annota tutte le tue azioni e quanto le hai fatte, con una precisione di 5-10 minuti. Registra momenti di lavoro, negoziazioni, riunioni e persino il tempo trascorso su YouTube e nei giochi. Prenditi un paio di settimane per questo. Quindi sfogli il taccuino, riconosci i tuoi "cronofagi" di vista e trai conclusioni. Forse hai bisogno di guardare video meno divertenti o bere caffè meno spesso, o il tuo nemico sono le telefonate.
20. Metodo Tim Ferriss
Timothy Ferriss è il guru della produttività che ha inventato il suo metodo organizzazione del lavoro basata su due regole. La prima è la regola 80/20, o Principio di Pareto, secondo cui l'80% del nostro lavoro può essere svolto nel 20% del tempo. Il restante 20% impiegherà l'80% del tempo. Il secondo è la legge di Parkinson: il lavoro riempie tutto il tempo assegnatogli.
L'implicazione di questo, dice Ferriss, è che non devi lavorare di più per fare tutto - devi concentrarti meglio. Lascia che lavori con piena dedizione solo il 20% del tuo tempo di lavoro, ma puoi rifare tutte le cose veramente importanti. E il restante 80% può essere dedicato a semplici routine in modo da poter concentrarsi sulle attività prioritarie ed evitare il superlavoro.
Se vuoi diventare la versione migliore di te stesso, unisciti alla grande sfida, completa le attività e ricevi regali. Ogni mese regaliamo un iPhone XR e regaliamo anche un viaggio in Thailandia per due.
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