6 principi di gestione del flusso di lavoro che puoi imparare dagli chef francesi
Miscellanea / / August 04, 2021
Scopri cosa hanno in comune un tagliere e un task manager.
Gli chef francesi hanno il concetto di mise-en-place, che significa “tutto al suo posto”. È stato inventato dal tredicenne Auguste Escoffier nel 1859, quando iniziò ad aiutare lo zio con il lavoro in un ristorante.
Il ragazzo è cresciuto e ha dedicato la sua vita a trasformare la cucina francese in uno standard mondiale e il lavoro di un cuoco in arte d'eccellenza. Ha creato una gerarchia in base alla quale ogni ingrediente, strumento o piatto veniva servito secondo un piano chiaro.
Gli chef, come tutti i lavoratori della conoscenza, hanno riserve limitate di memoria ed energia. Pertanto, ottimizzano i processi in cucina in modo che la parte di routine occupi il minor numero possibile di risorse e ci sia tempo per concentrarsi sulla creatività. Una delle abilità più fondamentali e gratificanti che puoi imparare da questi maestri è gestire il tuo lavoro.
1. Sii coerente
In cucina è importante che la carne venga scongelata prima di tagliarla, la pasta venga cotta prima di aggiungere il sugo, e l'aglio venga sbucciato prima di essere messo nel piatto. La sequenza corretta è estremamente importante qui. Bastano pochi secondi per estrarre il pollo dal congelatore. Ma il gusto del piatto dipende dal fatto che lo chef si sia dimenticato di farlo all'inizio del turno, e in effetti se sarà cotto.
Quindi è al lavoro. Le attività che completi per prima cosa danno il tono alla giornata. Se sai che dovrai scaricare un programma di grandi dimensioni e ci vorrà circa un'ora, avvia il download e fai qualcos'altro in parallelo.
Se rimandi questa faccenda fino al momento in cui hai bisogno del programma, allora dovrai essere nervoso e rallentare i processi. I minuti spesi ora possono farti risparmiare ore dopo. Pertanto, non dimenticare di comporre le listedeterminare la sequenza delle azioni.
2. Usa promemoria
In cucina ogni oggetto ha il suo posto. Se il cuoco ha messo una padella sul fuoco, allora questa non è più solo una padella, ma anche un promemoria che si sta preparando una specie di piatto. L'olio su di esso non si limita a sibilare, ma segnala che è ora di fare il passo successivo. Se lo chef ha bisogno di cucinare tre pietanze in parallelo, può mettere sul fuoco una casseruola, togliere la panna dal frigorifero e disporre le erbe aromatiche su un tagliere.
Chi non lavora con i prodotti, ma con le informazioni, può ricevere centinaia di notifiche e una dozzina di lettere all'ora. E ogni volta che li hai letti, devi mettere le informazioni ricevute nel posto giusto, come un mazzo di verde su una lavagna.
Per questo, un task manager, note sul telefono, un'applicazione per la lettura differita e calendario online. Sono l'"ambiente" digitale che "ricorda" tutto ciò di cui hai bisogno. Dopo ogni richiesta in arrivo, metti un promemoria al riguardo "sul tagliere" - così nulla andrà perduto.
3. Distinguere tra i tipi di attività
Il tempo non può essere rallentato o accelerato. Ma gli chef credono che non sia sempre lo stesso, e distinguono due tipologie: il tempo che richiede il coinvolgimento di una persona, e quello che non lo fa.
Il primo riguarda i compiti che richiedono che lo chef sia completamente concentrato e coinvolto. Mescolare, tritare, aggiungere condimenti: queste azioni richiederanno sempre un certo numero di minuti, sia se vengono eseguite ora sia se vengono rimandate a dopo.
Il secondo tipo di tempo si riferisce a compiti che possono essere completati senza l'attenzione diretta del cuoco. Grigliare, scaldare, marinare, bollire sono processi che devono essere avviati da una persona, ma continuano a verificarsi anche quando il cuoco passa ad altro.
Lavorando con le informazioni, difficilmente ci rendiamo conto della differenza tra questi tipi di attività. Tendiamo a sopravvalutare quelli che richiedono la nostra piena inclusione, perché è allora che sembra che stiamo facendo del nostro meglio. Ma in realtà, sono i compiti che non richiedono il nostro coinvolgimento che ci danno i maggiori benefici.
Perché i piccoli passi che facciamo per velocizzare le cose permettono di concentrarsi su altro. Meglio ora spendere 20 minuti e mostrarne uno nuovo collegacome completare un compito piuttosto che rimandarlo di una settimana e dedicare molto più tempo a farlo da soli.
Allenati a distinguere tra le attività della tua lista di cose da fare che richiedono diversi gradi di coinvolgimento.
Questo è fondamentale quando si tratta di pianificare una sequenza di azioni. I casi che non richiedono la tua partecipazione diretta sono particolarmente efficaci all'inizio.
4. Inizia solo quello che puoi finire
Un piatto cotto al 99% non ha valore. Deve essere pronto, caldo e servito all'ospite in tempo, o niente. Pertanto, i cuochi non iniziano ciò che non possono finire. Non appena il piatto è pronto, acquista subito grande pregio. Non solo perché finalmente può andare dall'ospite, ma anche perché non richiede più attenzioni.
La stessa cosa accade con il lavoro mentale. Ogni volta che corriamo e poi fermare qualche tipo di processo, subiamo perdite nascoste. Un'attività non risolta dovrà essere gestita e le informazioni aggiornate su di essa. Si svolge nella tua lista di cose da fare, sul tuo computer o sulla scrivania e, soprattutto, nel tuo subconscio.
Puoi raggiungere il punto in cui tutte le tue risorse verranno spese solo per monitorare e ricordare tutte le attività in sospeso. Pertanto, ogni volta che inizi un progetto, chiediti: "Come e quando lo finirò?"
Naturalmente, non è sempre possibile completare ciò che hai iniziato. Lavorare con le informazioni è intrinsecamente imprevedibile. A volte una telefonata veloce si trasforma in una conversazione di un'ora che vanifica l'intero piano per la giornata.
È anche importante pensare solo a come completare l'attività. Invece di passare immediatamente a un'altra attività, prenditi qualche secondo in più per registrare le informazioni sull'attività incompiuta nel tracker delle attività.
5. Ottimizza le azioni ripetitive
Per cucinare un pasto dopo l'altro, lo chef deve fare di più che agire il più rapidamente possibile. Dovrebbe ottimizzare le azioni ripetitive. Ciascuno di essi non richiede molto tempo, ma a causa del loro numero, l'efficacia può essere persa.
Pertanto, invece di estrarre ogni ingrediente dal frigorifero mentre si prepara il piatto, è meglio prenderli tutti in una volta, se ciò non contraddice ricetta. Così lo chef lavora velocemente, non perché sia sfinito, ma perché guadagna qualche secondo qua, un paio di là, e alla fine risparmia molto tempo.
È importante che i knowledge worker si sbarazzino delle azioni che si ripetono con una certa frequenza. Prendiamo come esempio la persona che gestisce i social media di un brand. Ha bisogno di pubblicare post ogni giorno, distraendosi dagli altri suoi compiti e spostando l'attenzione. Sarà più efficace utilizzare il servizio di autopubblicazione, preparare tutti i materiali con una settimana di anticipo e dare all'applicazione la possibilità di pubblicarli.
6. Organizza il tuo spazio di lavoro
Lo chef organizza il suo posto di lavoro in modo che tutto sia logico. Gli ingredienti sono sul lato sinistro del tagliere, il tagliere è al centro e gli ingredienti lavorati sono sulla destra. Dopo ogni utilizzo, il coltello e l'asciugamano vengono rimessi al loro posto.
Questa "separazione" di ingredienti e strumenti deve essere costante di giorno in giorno affinché lo chef possa capire dove si trova tutto. Lo spazio di lavoro diventa un'estensione della mente del capo, in modo che possa raggiungere un cucchiaio o un coltello in modo intuitivo e naturale mentre affronta i pensieri nella sua testa.
L'ambiente di lavoro di coloro che sono coinvolti nel lavoro mentale è in continua evoluzione. Da un lato, questo ha un vantaggio: puoi fare le tue cose da qualsiasi parte del mondo. Ma c'è anche uno svantaggio: non c'è modo di organizzare correttamente lo spazio di lavoro. Allo stesso tempo, è estremamente stabile: tutto avviene su un computer e si estende a dispositivi mobili, tablet, smartwatch e persino agli schermi di altre persone.
Organizzare il tuo spazio è abbastanza semplice:
- Crea abitudini per iniziare e terminare la giornata in modo prevedibile.
- Utilizzo note digitali come strumento di produttività principale in modo da avere sempre tutte le informazioni con te.
- Crea spazi di lavoro separati per ciascuno dei tuoi progetti più importanti.
- Termina ogni giorno o settimana chiudendo tutte le schede del browser e spegnendo il computer.
Ognuna di queste procedure stabilisce dei limiti - di tempo, spazio o aspirazione - che ti aiutano a capire su cosa concentrarti e cosa ignorare.
Gli chef francesi sono sempre attenti ai vincoli di tempo e spazio. Non possono consolarsi con storie come "Il progetto sta andando secondo i piani" o "Ci arriverò presto". Per avere successo, è importante che si concentrino su un compito specifico e vedano l'intera immagine. Anche i lavoratori della conoscenza trarranno vantaggio da questa capacità.
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