Come aiutare un nuovo dipendente ad adattarsi se il lavoro è remoto
Miscellanea / / December 01, 2021
Un'istruzione per chi non vuole che le persone scappino dall'azienda in poche settimane.
Anastasia Borovskaya
Con l'inizio della pandemia di coronavirus, il mercato del lavoro è cambiato radicalmente. Le interviste sono passate al formato online, le aziende hanno trasferito i dipendenti in una sede remota e per candidarsi per un lavoro non è più necessario recarsi in ufficio.
In una realtà sconosciuta, i metodi consolidati di onboarding per i dipendenti hanno cessato di funzionare: ora i nuovi arrivati potrebbero non apparire in ufficio per settimane o addirittura vivere in un'altra città.
In che modo l'onboarding online differisce dal solito
A prima vista, sembra che lavorare da remoto sia un'ottima opzione per un principiante. Non deve comunicare con colleghi chiacchieroni, perdere tempo per impressionare la "vecchia guardia" o mantenere un qualche tipo di immagine. In effetti, tutte le comunicazioni saranno di tipo professionale e meno frequenti.
Ed è proprio questa la principale difficoltà dell'onboarding online. Il nuovo dipendente si ritrova fuori dal contatto con la sua solita vita d'ufficio. Non cucina in un comune calderone di valori aziendali: non parla con i colleghi durante le pause, non comunica inutilmente con persone di altri reparti e gli mancano i comuni attività. Ed è improbabile che una persona del genere abbia un attaccamento a un ufficio accogliente in un posto bellissimo. Quindi è molto più difficile motivare un nuovo dipendente e mantenerlo a lungo.
Inoltre, in ufficio e in un luogo remoto, gli strumenti di adattamento sono notevolmente diversi.
Compito | Ufficio | A distanza |
Conoscenza dell'azienda (missioni, valori, cultura aziendale) | Velkam-formazioni, souvenir aziendali, presentazioni | Documenti e presentazioni ufficiali, incontri online |
Incontrare la squadra | Gite in ufficio, feste di benvenuto, pianificazione di incontri con conoscenti e spiegazione dei compiti | Incontri online |
Eventi aziendali | Team building, eventi aziendali offline, formazione a tempo pieno, pasti in comune, pause per fumare | Giochi, feste e allenamenti online |
E le aziende utilizzano schemi non lavorativi e non affrontano l'adattamento dei nuovi arrivati in una posizione remota, o generalmente dimenticano l'onboarding quando si tratta di remoto dipendenti. Questi ultimi vengono lasciati soli a casa e non viene offerto alcun aiuto o guida. E poi le persone lasciano rapidamente l'azienda senza riconoscere davvero nessuno.
Quali sono i compiti principali dell'adattamento online
Ci sono due cose da considerare quando si esegue l'onboarding remoto.
- È importante far sentire il dipendente parte del team, anche se non è in ufficio. Per questo, è necessario rimanere costantemente in contatto con la persona e aiutare prontamente con i problemi emergenti. E in nuove condizioni tutti li hanno.
- È necessario che il dipendente capisca chiaramente cosa ci si aspetta da lui e su cosa può contare. È meglio fornire le informazioni più complete su condizioni di lavoro, compiti e opportunità nei primi giorni.
Da un lato, aiuterà il nuovo arrivato a evitare deficit di comunicazione e a sentirsi meglio nella squadra senza sentirsi troppo fatica a causa delle difficoltà. D'altra parte, consentirà a una persona di comprendere chiaramente le proprie responsabilità. La seconda sfida è importante quanto la prima: i sondaggi mostrano che la mancata corrispondenza tra aspettative e realtà è un motivo comune per andarsene. Quindi, è stata lei a essere nominataStudio sulla nazione in cerca di lavoro 2018 / Jobvite Il 43% dei dipendenti intervistati tra coloro che sono usciti nei primi tre mesi di lavoro.
Chi dovrebbe essere coinvolto nel processo di adattamento
È meglio definire queste persone in anticipo, in modo che tutti comprendano chiaramente i loro compiti e ruoli. In questo caso, la probabilità che rimanga una sorta di punti ciechi. Vale la pena attirare l'onboarding:
- Manager delle Risorse Umane. L'onere organizzativo ricadrà su di lui. Dovrà elaborare un piano di adattamento, istruire il leader e il mentore e presentare il nuovo arrivato in azienda.
- Responsabile diretto. È lui che imposta i compiti, controlla il lavoro, fornisce feedback e risolve i problemi chiave.
- Un mentore. Può essere come uno di colleghie il capo. Il mentore aiuta con le attività quotidiane, introduce le specifiche del lavoro e dell'azienda, condivide gli hack di vita e supporta il principiante.
- Membri della squadra. Di norma, si tratta di dipendenti del dipartimento in cui la persona ha ottenuto un lavoro. Il loro compito non è solo quello di partecipare a riunioni congiunte, ma anche di assicurare e supportare il nuovo arrivato.
Come organizzare il tuo primo giorno di lavoro per un principiante
Il compito principale è conoscere l'azienda e i dipendenti, nonché definire le attività lavorative per il prossimo futuro.
Conoscenza dei valori aziendali
In alcune aziende, ai nuovi arrivati viene immediatamente inviata una serie di documenti per posta e si offre loro di familiarizzare con essi. Di conseguenza, una persona può leggere le descrizioni dei lavori e le descrizioni dei prodotti tutto il giorno, guardare presentazioni solo sulla missione e sui valori dell'azienda.
Questa non è l'idea migliore: è importante che il dipendente conosca prima la cultura aziendale attraverso esempi reali e solo dopo consolidi le informazioni con l'aiuto di documenti e altri materiali.
L'azienda e i suoi valori sono meglio discussi di persona. La formazione Welkam o un incontro con il leader è adatto a questo.
Il primo formato è adatto quando diverse nuove persone sono venute in azienda contemporaneamente. In questo caso conviene organizzare una conferenza online in cui il responsabile delle risorse umane o il capo del dipartimento delle risorse umane parlerà dell'azienda. È importante fare affidamento su esempi specifici. Quindi, se il valore dell'organizzazione sono le persone, vale la pena descrivere come vengono curate (ad esempio, viene fornita una formazione psicologica).
Primo incontro con il leader
Se non è prevista alcuna formazione sul benessere, il manager dovrebbe informare il nuovo arrivato sulla cultura aziendale al primo incontro. Deve anche discutere:
- i compiti e le responsabilità del dipendente, più specifici sono, meglio è;
- aspetti tecnici del lavoro, ad esempio, come vengono impostati e controllati i compiti, esiste un sistema di reporting, quali servizi vengono utilizzati;
- norme per la progettazione e incontri;
- peculiarità di interazione con il capo su questioni lavorative (dove e quando è meglio scrivere);
- programma per il primo giorno.
Durante una conversazione, è importante distinguere alcune importanti sfumature di cui i principianti di solito si preoccupano:
- quanto tempo ci vuole per aspettare una risposta alle attività prima di ricordare te stesso;
- con quanta chiarezza è regolamentata la giornata lavorativa e in quali ore e giorni non si può essere in contatto (a distanza, le persone spesso lavorano troppo, quindi è importante dire a che ora possono stare tranquilli);
- come si forma il palinsesto vacanzequando è possibile la prima vacanza e per quanti giorni viene concessa;
- quali regole vengono adottate in azienda in materia di assenze per malattia e permessi;
- in quali giorni e in quali parti viene pagato lo stipendio.
Incontro con i colleghi
Può essere organizzato da un responsabile delle risorse umane o da un responsabile diretto. È necessario invitare altri dipendenti del dipartimento in cui è arrivato il nuovo arrivato, incluso un mentore, se il suo ruolo non è stato assunto dal capo stesso.
L'incontro stesso è meglio farlo a metà giornata, come su Zoom. Per cominciare, chiedi al principiante di presentarsi. Se è timido, il manager può descrivere lui stesso il nuovo dipendente e solo allora dargli la parola.
Allora lascia che si parlino di se stessi colleghi. Basta chiedere loro di parlare in anticipo non solo di esperienze lavorative, istruzione, hobby, ma anche della loro area di responsabilità e dei possibili punti di contatto con il nuovo arrivato. Grazie a questo, saprà chi e perché può contattare.
Incontro con il manager a fine giornata
È necessario scoprire come è andato il primo giorno del dipendente, quali domande ha avuto e quali difficoltà sono sorte.
Per evitare risposte monosillabiche, puoi porre domande aggiuntive che ti aiuteranno ad analizzare meglio le emozioni e i pensieri del principiante:
- Cosa ti è piaciuto di più? Quali cose hanno causato emozioni piacevoli e quali - ansia?
- Quanto sono chiari e convenienti gli strumenti di lavoro? Quali difficoltà hai incontrato durante l'utilizzo?
- In che modo la persona ha compreso i suoi compiti e le sue responsabilità? Può descriverli in dettaglio?
- Come pensa di organizzare il proprio lavoro il dipendente nei prossimi giorni? Dove iniziare? Cosa si aspetta di realizzare?
Come organizzare la prima settimana di lavoro per un principiante
In questa fase, è importante fornire al principiante calma e certezza. Pertanto, è necessario elaborare un programma chiaro con tutti gli affari e i progetti a cui parteciperà il dipendente. Molto probabilmente, questi saranno vari incontri online con la partecipazione di un leader, mentore o team.
Inoltre, è necessario dedicare del tempo a:
- Analizzare i processi aziendali. È necessario raccontare ancora una volta tutti i punti organizzativi, i regolamenti e gli standard che sono importanti per il dipendente. Quanto meglio quest'ultimo comprende i meccanismi del lavoro, tanto più velocemente sarà in grado di adattarsi.
- Descrivi il sistema motivazionale. È necessario che sia completamente comprensibile per un principiante. Deve sapere come viene calcolato lo stipendio, quali bonus può ricevere, cosa KPI deve essere fatto.
- Avverti dei potenziali problemi. Ci sono colli di bottiglia in qualsiasi lavoro che possono portare a vicoli ciechi. Pertanto, è importante discutere i problemi più comuni e dirti come agire in queste situazioni. È meglio avvertire il principiante di tutte le possibili difficoltà.
Il manager esamina fluentemente tutte queste domande il primo giorno di lavoro del principiante. Tuttavia, è impossibile assimilare una così grande quantità di informazioni alla volta. Dovrai ripeterlo più volte in modo che il dipendente non si perda nulla. Inoltre, un principiante può essere coinvolto in più progetti contemporaneamente. Ed è importante analizzare le specificità di ciascuno di essi.
Come organizzare il primo mese di lavoro di un principiante
Durante questo periodo, è necessario costruire un processo di lavoro, quindi è importante che il leader o il mentore controlli costantemente il nuovo arrivato e sia in contatto. Questo ti permetterà di controllare e guida dipendente e non lasciarlo solo con i problemi.
Il modo più conveniente è interagire attraverso i sistemi di problem setting online. Con il loro aiuto, puoi tenere traccia del processo di lavoro e delle ore di attività del dipendente (ad esempio, quando crea attività o, in linea di principio, è nel sistema). Ciò eviterà gli straordinari o, al contrario, negligenza non necessaria. E anche - per capire quali compiti causano più problemi per un principiante.
Particolare attenzione dovrebbe essere prestata al feedback. Dovrebbe essere costruttivo, chiaro e coerente. Nel primo mese, è meglio comunicare con un principiante almeno più volte al giorno tramite videochiamate o messaggistica istantanea. Durante tali conversazioni, è necessario chiarire i compiti, risolvere gli errori, aiutare a far fronte alle difficoltà e rassicurare se qualcosa è andato storto.
Ciò non significa che sia necessario monitorare l'azione di ogni principiante. La cosa principale è impostare chiaramente un compito per lui, fornire tutti gli input necessari, stabilire criteri di valutazione e determinare come e quando il dipendente riceverà un feedback sul lavoro svolto.
Come valutare i risultati dell'adattamento
Sebbene il periodo di prova duri spesso tre mesi, entro la fine del primo il dipendente deve adattarsi completamente al nuovo lavoro. Troppo lungo il processo di onboarding non è redditizio per attività commerciale dopo tutto, i risultati reali sono importanti.
Ecco perché, a seguito dei risultati del primo mese di lavoro, è utile tenere un incontro online per il nuovo arrivato con il capo o il responsabile delle risorse umane. Durante la conversazione, vale la pena condurre un piccolo sondaggio.
- In che misura il lavoro soddisfa le aspettative personali? Quali momenti ti piacciono e quali ti imbarazzano?
- Come è strutturata la comunicazione con i colleghi? Quanto velocemente ed efficacemente riesci a risolvere i problemi di lavoro con loro? Quali sono i problemi?
- In quale direzione intende muoversi la persona nell'ambito del lavoro? Quali sono i tuoi obiettivi e obiettivi personali?
- Gli obiettivi chiave dell'azienda sono chiari? Riguardano le attività lavorative?
- Quali emozioni suscita il lavoro in azienda? Quanto è stato ansioso o divertente il primo mese?
- Hai avuto difficoltà tecniche quando hai lavorato con i servizi all'interno dell'azienda?
Le risposte a queste domande aiuteranno a valutare quanto sia sicuro e calmo il nuovo arrivato, se è in vena di lavorare in azienda e quali problemi devono essere risolti.
Durante l'incontro, è anche importante dare un feedback dettagliato: discutere con il nuovo arrivato i suoi punti di forza e di debolezza, e assicurarsi di lodare. Quando si discutono competenze che richiedono sviluppo, è necessario formulare raccomandazioni specifiche. Se il manager considera il nuovo dipendente molto promettente, a quest'ultimo può essere offerta una formazione aggiuntiva già in questa fase.
Se la conversazione è produttiva, aumenterà la lealtà del dipendente e la sua fiducia nel fatto che sarà in grado di lavorare comodamente e efficiente lavorare per questa azienda.
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