Come utilizzare efficacemente le risposte automatiche per e-mail

Madden se le risposte automatiche alle vostre lettere nello stile di "Ciao, in questo momento non posso rispondere alla tua lettera." Specialmente quando tutte le luci e la risposta necessaria "ieri". Queste risposte causare irritazione negli esseri umani e altre emozioni negative, e le ragioni per cui non si può ora rispondere alla richiesta, che assolutamente non si preoccupano.

© foto

Per una volta non per le persone infastidire, causa la loro comprensione e, forse, un sorriso, un po 'può modificare risposte standard.

Evitare l'ovvio

Per cominciare, iniziare con la risposta, che è più fastidioso e tutto quello che non dovrebbe essere usato.

Ho ricevuto la tua lettera. In primo luogo, questo non è del tutto vero. Perché la lettera è caduto nella vostra casella, ma se avete visto o letto - è un'altra questione. Se non avete letto, allora o ignorati, o avete di meglio da fare. Ed è per questo che è ancora più fastidioso.

Ho letto la tua lettera il più presto possibile. Lascia tali risposte sono molto rischioso. In primo luogo, ogni persona ha la propria idea lasso di tempo "più breve tempo possibile". In secondo luogo, lasciando le seguenti risposte a chiunque ti invia una lettera nei periodi caldi del vostro lavoro, si lascia la gente spera di ottenere una risposta a questi "al più presto possibile." Rispondere alle molte lettere di questo periodo di tempo è semplicemente irrealistico. E le persone sono offesi, infastidito e arrabbiato.

Grazie per il vostro messaggio. Cortesia - è buono. Ma qual è l'utilizzo del "grazie" se ancora non rispondi le lettere? Le persone che assumono il tempo di scrivere una lettera, e in cambio ha ricevuto una lettera standard di ringraziamento e di tranquillità. Si scopre che non solo non ha risposto alle loro lettere, ma anche dimostrato di essere molto insincere.

Si prega di aspettare una risposta entro 24-48 ore. Questa risposta è meno irritante e può essere più utile, come l'uomo indica certo intervallo temporale. Ma se si sa che ancora non hanno il tempo, è meglio rifiutare tale una risposta automatica o selezionare un altro tempo - meno di chiara. Come ad esempio "aspettarsi una risposta entro 3-5 giorni."

Cercate di risvegliare nell'uomo bonario

Cioè, scegliere una risposta che non avrebbe causato irritazione e lasciare la persona di buon umore. Non avrebbe bisogno di utilizzare un risponditore automatico, se non sono stati così carico di lavoro. Che su di esso e dovrebbe essere detto nel messaggio. Per le persone a capire che non si può rispondere, non perché sono troppo pigri o non ti importa ciò che è scritto lì. E perché avete una buona ragione per questo.

Scrivere qualcosa di simile - "Al momento sto lavorando molto occupato e non ho tempo per elaborare i messaggi. Ma per rispondere alla tua lettera non appena posso. Grazie per la vostra pazienza e comprensione. "

Alla fine, se la risposta è così importante, che la persona può semplicemente si chiama e scoprire tutto ciò che serve, per un minuto.

usare l'umorismo

Umorismo al luogo e aiuta davvero liscia per la situazione. A volte un sorriso unico, e tutto in una volta cade al suo posto, e la frustrazione e la rabbia scompaiono. Prova di utilizzare con la risposta automatica. Basta qui ricordare che ognuno di noi ha un senso dell'umorismo e alcune risposte potrebbero non sembrare abbastanza ridicolo. Pertanto, scherzando con facilità e su temi di carattere generale.

Questo può essere qualcosa del tipo "Sono coperto con una valanga di lavoro. Non appena il lavoro di soccorso su di me scavare fuori dalle macerie sarà finito, io leggerò la tua lettera e rispondere ", ecc

La brevità - la sorella del talento

Auto-risposta non dovrebbe essere molto lunga (o non ha mica leggere fino alla fine, più si anche togliere il tempo umano, che è in attesa di una risposta normale nel caso) e, idealmente, sono costituiti da tre punti:

1. Questa lettera è una risposta automatica.
2. Il motivo per cui è stato inviato a questa email.
3. Ulteriori azioni del destinatario della lettera. Ad esempio, si è in vacanza, e durante questo periodo si sostituisce così e così, in tutte le questioni si riferiscono ad essa: nome e le coordinate della vostra vice.

Se ci si avvicina a questo problema in modo creativo e corretto scrivere destinatari infastidire tutti questi risposta automatica non sarà più. Soprattutto se hai lasciato lì i contatti umani, che in vostra assenza risolve tutti i problemi.

bonus suggerimento

Kevin Rose, la cui cassetta postale è riempito un numero incredibile di e-mail ogni giorno, modificare le impostazioni e creato il "fallimento del filtro." A volte, nonostante i nostri sforzi, ci manca messaggi importanti. Kevin propone quindi di creare un risponditore automatico che invia un messaggio di questo tipo dopo due settimane:

"Il tuo indirizzo e-mail (indirizzo) non vengono aperti entro 14 giorni. Al fine di ridurre al minimo l'accumulo di messaggi di posta elettronica, è stato messo in archivio. Se si vuole ancora ottenere la risposta, è sufficiente premere il tasto «Risposta» (risposta) e il tuo messaggio sarà automaticamente inserito nella coda di priorità. Grazie. "

Questo non è certamente la risposta più gentile, ma se non che fare con i rapporti di sopraffare voi, può aiutare molto. In primo luogo, si dà la persona sa che la sua lettera non è stato eliminato o leggere e senza risposta; in secondo luogo, se è importante per lui, sarà ancora una volta ricorda di se stessa con l'invio di un messaggio nella coda di leggere; e, infine, in terzo luogo, non chiedere scusa per ciò che non ha ancora avuto il tempo di leggere la lettera.