Efficienza in giapponese! Cos'è Kanban e quali principi di questo metodo possono esserti utili

Cos'è

Tradotto dal giapponese, il termine significa "cartellone, segno". E questo ne coglie perfettamente l'essenza. Questo sistema di gestione aziendale consente di visualizzare il flusso di lavoro e suddividerlo in diverse fasi. Se fai tutto bene, puoi ottenere il risultato desiderato appena in tempo, senza scadenze bruciate e dipendenti esauriti.

Come è nato Kanban?

Il concetto di kanban è stato sviluppato e applicato per la prima volta dal colosso automobilistico giapponese Toyota. Nel 1959 nasce l'aziendaStoria dello strumento Kanban/Kanban per testare questo sistema e già nel 1962 vi trasferì tutta la sua produzione. Tutto è iniziato per caso: gli ingegneri dello stabilimento Toyota in America hanno iniziato a viaggiare per il paese e sono rimasti molto colpiti dalla gestione dei supermercati locali. Le scorte di merce venivano rifornite non appena gli scaffali erano vuoti e non dipendevano dalle scorte. Questa organizzazione del lavoro ha ispirato i manager a rivedere il lavoro dell'impresa in generale e il magazzino in particolare. Sono state utilizzate schede di segnale e i dipendenti sono stati in grado di controllare in modo indipendente il processo di produzione.

Come appare il sistema in pratica

Supponiamo che Toyota calcoli un piano di vendita annuale, lo scomponga in mesi e ottenga la produzione media giornaliera di automobili. I responsabili delle vendite negoziano le vendite con i rivenditori. In questo momento, il magazzino sa già quante macchine finite devono essere prodotte e prepara le schede per ogni officina. Indicano quanti pezzi di ricambio devono essere realizzati, il loro numero, il reparto responsabile e l'ulteriore catena. Non appena sono pronte, alcune carte vengono rimosse ed altre rilasciate con l'indicazione di nuove parti.

Grazie a questo "convogliatore di carte", avviene un assemblaggio graduale dell'auto. Allo stesso tempo, l'accuratezza è garantita in tutto: sia nel numero di parti necessarie, sia nel volume di produzione, sia nelle vendite. Tutto viene fatto quando necessario e il magazzino non lavora sulla formazione di scorte in eccesso. Inoltre, questa filosofia permette di trovare difetti in ogni fase del lavoro. Dopotutto, se si suddivide un'attività di grandi dimensioni in più attività di piccole dimensioni, diventa più facile controllare il processo e identificare le carenze in ogni fase.

Principi Kanban di base

Il metodo Kanban è considerato conveniente perché include solo alcuni principi.

Visualizzazione

Per prima cosa devi creare una lavagna, virtuale o reale, e dedicarla al compito da svolgere. Il processo è suddiviso in fasi, che vengono posizionate una ad una sotto forma di carte. Lo schema kanban più semplice può consistere in tre passaggi: cosa deve essere fatto, cosa è attualmente in corso e cosa è già stato fatto. Ma il numero di fasi può essere qualsiasi, il numero necessario per la produzione.

Bilancia

Molte persone conoscono la sensazione quando le cose vengono impilate l'una sull'altra e si trasformano in un'enorme palla di neve. Per evitare che ciò accada, è necessario determinare chiaramente quante attività tu, il tuo dipendente o reparto potete risolvere con alta qualità nel lasso di tempo disponibile. Il piano per la settimana, il mese, il trimestre deve essere realistico.

Azione

Kanban insegna che non devi pianificare costantemente. È importante fare le cose. Pertanto, la priorità sono le attività non soddisfatte. Per risolvere rapidamente l'accumulo, puoi connettere altri dipendenti o rivedere l'uso delle risorse.

Sequenza

Perché il kanban funzioni, devi seguirlo per un giorno o due. Controlla le carte sul tabellone e non saltare da un compito all'altro. È importante osservare il principio del "particolare al generale" e mantenere la calma.

Perfezione

Kanban ti consente di capire quante attività ci sono all'interno del processo e in quale fase sono bloccate. Questo ci consente di individuare tempestivamente i difetti del lavoro ed eliminarli.

Per quali aree è adatto Kanban?

Il metodo è stato adottato non solo nell'industria automobilistica. Kanban è così versatile che può essere facilmente implementato in quasi tutti i campi. Oggi è uno dei modi più popolari di organizzare il lavoro nell'IT. Viene anche utilizzato con successo nell'edilizia, nelle risorse umane, nella vendita al dettaglio, negli appalti e persino nel settore bancario.

Inoltre, il kanban può essere utilizzato anche per distinguere tra attività personali e lavorative. E anche per il budget familiare e la pianificazione delle vacanze.

Come implementarlo nel lavoro

Tutto è estremamente semplice: hai bisogno di un tabellone e delle carte. Puoi usare il vecchio modo di usare la grande lavagna bianca, che sicuramente sarà in ogni ufficio. I dipendenti saranno in grado di attaccarvi adesivi con le attività e seguire il processo.

Puoi rivolgerti a strumenti virtuali. Ad esempio, Trello è un servizio intuitivo e conveniente (e anche gratuito). È disponibile non solo su un computer, ma anche come applicazione mobile, che ti consente di essere sempre informato. C'è un altro programma, Kaiten, con un periodo di prova gratuito di 14 giorni. Prende in considerazione uno dei principi principali del kanban: la coerenza. Ad ogni dipendente può essere assegnato un numero limitato di compiti: non potrà appenderne di nuovi alla lavagna finché non avrà portato a termine quelli vecchi.