Quali attività dovrebbero essere automatizzate e come farlo

Più attivamente si sviluppa l'intelligenza artificiale, più opportunità hanno le persone. Ad esempio, possono automatizzare una varietà di attività. Da quali iniziare, dicono gli sviluppatori Matthew Mottolla e Matthew Cotney.

Nel libro “Economia remota. Come le tecnologie cloud e l'intelligenza artificiale stanno cambiando il lavoro” gli autori non si limitano ad analizzare influenza dell'IA, ma consigliano anche le aziende su come organizzare al meglio le attività dei dipendenti nel nuovo condizioni. Con il permesso della casa editrice Alpina PRO, Lifehacker pubblica un estratto dal 13° capitolo.

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1. Gestione del calendario

Se c'è un'attività che temono quasi tutti gli imprenditori, i liberi professionisti, i membri del team e i manager, è la pianificazione delle riunioni. Conversazioni interne, esterne, formali, informali davanti a una tazza di caffè. L'enfasi di oggi è sulla "produttività" (lettura, carico di lavoro massimo) e il personale aziendale spende molto parte della loro giornata nelle riunioni, quindi organizzare l'orario di incontro di due persone, anche della stessa squadra, diventa difficile compito. Aggiungi alcune persone in più, fusi orari e associazioni di liberi professionisti e puoi facilmente passare qualche ora alla settimana a destreggiarti tra i tuoi impegni. È divertente come una pietra affilata in una scarpa.

Benvenuti nel mondo dell'automazione! risulta, pianificazione gli appuntamenti sono ideali per la delega del computer perché è ripetitivo, limitato e apprendibile. Esistono diversi approcci e tipi di strumenti nel mercato attuale.

Questi sono semplici strumenti di produttività con un po' di intelligenza artificiale incorporata. Calendamente, Scarabocchio e prodotti simili accedono al tuo calendario e quindi forniscono un collegamento e un sito Web in modo che altre persone possano scegliere l'ora che funziona per loro. L'app scarica quindi le loro risposte e offre diverse opzioni basate sulla migliore accessibilità per tutti i partecipanti.

A volte le soluzioni più semplici sono le migliori. Non devi sempre concentrarti sull'intelligenza artificiale.

Tuttavia, questi strumenti mettono l'onere della scelta sui responsabili e spostano semplicemente il lavoro da te a loro. Per le riunioni con manager di livello superiore o VIP, potrebbe essere necessario un tocco personale. Usa uno strumento con un nome breve Xai.

Questo strumento intelligente si sincronizza anche con il tuo calendario, ma invece di costringere le persone a scegliere tempo sul sito Web, è sufficiente aggiungere l'agente X.ai all'indirizzo e-mail della richiesta di riunione. Supponiamo che tu riceva un'e-mail da un responsabile vendite, un potenziale partner − libero professionista o anche un vecchio compagno di scuola. Basta copiare X.ai e invia un'e-mail di richiesta di appuntamento a quelli menzionati nel thread dell'e-mail. Funziona proprio come gli altri strumenti ma sembra molto più naturale.

Allora cosa consiglio? Per prima cosa, fermati e poniti la domanda: "Ho davvero bisogno di questo incontro?" crescita significativa produttività può essere raggiunto semplicemente rendendosi conto del fatto che non è necessario partecipare a ogni riunione, non è necessario assegnarne di nuovi le riunioni e molti casi possono essere completamente gestiti tramite e-mail, messaggistica istantanea o messaggi vocali. Lascia le riunioni solo per discutere le decisioni più importanti o per sviluppare relazioni più profonde con la tua rete di contatti.

2. Risposte alle lettere

Il prossimo passo nella nostra lista di killer di produttività è la posta elettronica. Come per le riunioni, pensa prima a un'alternativa. L'e-mail è il modo peggiore per comunicare rapidamente per la maggior parte dei progetti. Pensa allo sforzo cognitivo che devi fare ogni volta che arriva un'e-mail. È importante? Questo è urgente? Questo è per me? devo rispondere? Che tipo di cliente ne ha bisogno? In che contesto? Sono pazzi lì?

Puoi approfondire e-mail ore, devi solo perdere il controllo, e in questo momento il vero valore del tuo lavoro scompare. È come un vuoto che ti succhia l'anima (wow, si è rivelata una profonda metafora).

Cerca di tradurre la comunicazione operativa del tuo team o organizzazione in Microsoft Team, lento, Trello o un'applicazione simile per la comunicazione aziendale operativa. Imposta canali per progetti e gruppi attivi e scambia e-mail lì. So che sembra un sogno irrealizzabile, ma ho lavorato in una startup in cui abbiamo utilizzato quasi esclusivamente Slack. Ricevevo circa 20 email al giorno, principalmente dai clienti. Questo. Era. Eccezionale!

Se il tuo posto di lavoro ha ancora bisogno di e-mail, non disperare. C'è ancora speranza.

Come prima, iniziamo con soluzioni semplici. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail e altri strumenti di posta elettronica consentono di creare regole, quali contrassegnare i messaggi, spostarli in una cartella o eliminarli completamente e risolverne molti altri compiti. Quando si tratta di flussi di lavoro semplici, questo approccio può fare miracoli. Ad esempio, puoi impostare una regola per contrassegnare le email che richiedono una risposta specifica (ad esempio, su un problema di servizio). clienti) sulla base di un modello standard predefinito.

Se parliamo di gestione della posta elettronica più complessa, puoi utilizzare tutti i tipi di strumenti di automazione intelligenti di varia complessità. L'imprenditore Ajay Goal ha lanciato un prodotto chiamato wordzen, che riunisce utenti di posta elettronica e editor di posta elettronica.

All'inizio dello sviluppo di Internet, ha intuito correttamente due tendenze: la posta elettronica sarebbe diventata uno strumento potente produttività personale e professionale e Gmail diventerà lo standard de facto per le piccole imprese e per i privati persone. Ajay ha creato strumenti che possono essere facilmente integrati in Gmail in modo che gli utenti non tecnici possano automatizzare attività come l'invio di e-mail da soli. marketing suggerimenti e aiuto con la scrittura di lettere.

L'IA ha anche iniziato a infiltrarsi direttamente in Gmail. C'è una funzione di suggerimento automatico che suggerisce automaticamente le prossime parole in base a ciò che stai digitando. Questo è un caso d'uso potente e abbastanza semplice. AI. Ci sono letteralmente miliardi di email che passano attraverso Google che possono insegnare all'IA come usare espressioni comuni. E continua a migliorare la sua bravura, raggiungendo un tale grado di perfezione che anche io ne sono rimasto colpito. Questa funzione ha ridotto i tempi di risposta alle e-mail di circa il 10-20%, un aumento istantaneo della produttività.

La dettatura è anche una funzione sottovalutata ma utile per rispondere a e-mail e messaggi di testo.

Di recente ho acquistato un paio di Air Pod (tre anni dopo la loro uscita - sono un po' lento nell'adozione delle nuove tecnologie, come un calzolaio che va senza stivali). Queste cuffia combinato con il mio iPhone, che ha sia e-mail di lavoro che personale, mi permette di rispondere e-mail mentre guido, e posso gestire una casella di posta traboccante sulla strada di casa per trovare il tempo per i bambini, non funziona. Non ha prezzo.

Ma l'IA può aiutare ancora di più? Non potrebbe scrivere una risposta completa invece di un semplice suggerimento per la parola successiva? In questa direzione sono già stati ottenuti risultati promettenti. Prendiamo ad esempio chatbot. Le prime versioni primitive, che erano semplicemente orribili, sono state sostituite da soluzioni tecnologiche molto più sofisticate basate sul deep learning. Hanno ancora bisogno di una buona dose di formazione per apprendere risposte significative, ma ora sono in grado di farlo continuamente imparare da dati reali, piuttosto che essere codificato con una serie ristretta di domande e risposte.

Questi chatbot, di solito in esecuzione su una delle più grandi piattaforme cloud: Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson o Google Cloud: supporta oggi molti call center e servizi clienti. Ad esempio, Bank of America ha "Erica" ​​​​(gioco di parole inteso - AmErica?), un assistente personale virtuale in applicazione mobile che comprende il parlato naturale e ti aiuta a fare qualsiasi cosa, dall'accesso a un account al trasferimento di denaro ricevere consulenza finanziaria.

Altre tecnologie più automatizzate come Risposta roboscopica e risposta.ai, progettato per operare in un mondo più aperto e libero rispetto a un edificio di call center. Sono sempre più integrati nei tuoi strumenti di lavoro preferiti, quindi non devi spostarti su un'altra piattaforma.

3. Gestione del viaggio

Una delle attività aziendali più comuni, almeno fino alla telepresenza senza interruzioni diventerà un luogo comune, la prenotazione di biglietti e camere, la gestione dei viaggi e l'elaborazione dei report spese. Questi sono processi necessari ma terribilmente improduttivi. Richiedono letteralmente ore di lavoro a settimana e, con la tendenza alla riduzione del numero di assistenti amministrativi, la maggior parte di questo lavoro ricade sulle spalle di capo.

Diverse aziende stanno lavorando a una soluzione al problema dell'automazione dei viaggi. Ad esempio, il servizio Mezi, acquisito da American Express, aiuta a gestire i tuoi voli, hotel e ristoranti. Tramoggia simile e ti aiuta anche a risparmiare molto, prevedendo il momento migliore per prenotare un volo o un hotel. Servizio Pana assume la gestione dei viaggi aziendali e aiuta a rispondere a eventi imprevisti come colloqui di lavoro ed eventi.

Google Voli non solo aiuta a trovare e acquistare i biglietti, ma prevede anche i ritardi dei voli meglio delle stesse compagnie aeree. Incredibilmente comodo. E l'applicazione Utrip prende anche in considerazione le tue preferenze personali e i social media amano consigliarti viaggi su misura.

4. Ricerca

Non c'è da stupirsi che la maggior parte di noi siano lavoratori della conoscenza in questi giorni, l'apice dell'evoluzione del 21° secolo. Ma il nostro futuro dipenderà dalla rapidità e attenzione con cui potremo raccogliere ed elaborare le informazioni. Altrimenti, una generazione più giovane e tecnicamente più esperta inizierà a calpestarci. Scusa nonno. Fatti strada verso il futuro.

Iniziamo con il compito di ricerca più semplice: un sondaggio. In molti casi, vogliamo intervistare i nostri colleghi per ottenere le informazioni che sappiamo che hanno, ma non vogliamo preoccuparci di richieste individuali. Un buon modo sono semplici moduli di indagine. Molte piattaforme moderne offrono la possibilità di organizzare sondaggi in una forma o nell'altra, dai moduli Microsoft SharePoint in sede a Slack e ai social network online. Servizi in linea come Sondaggio Scimmia, Zoho e mailchimp, fai un ulteriore passo avanti e ti consente di aggiungere una solida logica condizionale.

Se le tue esigenze di ricerca sono più ampie e vaghe, ora a tua disposizione numerosi strumenti di automazione, anche se ignori l'ovvia potente IA che supporta Google e Bing. La maggior parte delle piattaforme di contenuti dispone di API (Application Programming Interface) che possono essere utilizzate da sviluppatori e sempre più sono disponibili sia strumenti open source che prodotti commerciali nessuno di noi. Ad esempio, newsapi.org consolida tutti gli eventi di notizie in un feed ricercabile.

Il New York Times ha anche un'interfaccia per gli sviluppatori per accedere ai contenuti, sia nuovi che archiviati. La maggior parte delle piattaforme di contenuti tematici ha anche le proprie API, inclusi materiali didattici, archivi scientifici e storici, nonché codici di leggi e documenti governativi.

Inoltre, ci sono strumenti che consentono di condurre ricerche per professioni specifiche. Ad esempio, ROSS è un'intelligenza artificiale che aiuta gli avvocati a fare ricerche che prima richiedevano ore di ricerca e revisione minuziosa dei documenti. Gli scienziati hanno a disposizione strumenti di aziende come Chemical Abstracts ed Elsevier.

Mi sono immerso per la prima volta nel mondo degli affari mentre lavoravo avviare, che alla fine degli anni '90 stava costruendo un sistema di apprendimento automatico per i chimici farmaceutici. Niente è paragonabile alla vecchia scuola. Ma ciò che era all'avanguardia allora è ormai un luogo comune e molte aziende aggiungono naturalmente funzionalità di intelligenza artificiale al loro software.

Un esempio è Tony Tripp, la cui società Patinformatics ha portato il concetto di "collaborazione con le macchine" al livello successivo. Combina strumenti di ricerca aperti con sistemi proprietari per fornire agli scienziati rapporti dettagliati sulle aree che stanno ricercando o sperando di ottenere. brevetto. Quando Tony presenta le sue scoperte agli scienziati, di solito sono stupiti di quanto non sapessero.

Dopotutto, le informazioni scientifiche, come Internet, occupano molto spazio.

"Anche le persone esperte di tecnologia non possono sapere tutto", dice Tony. Alcuni scienziati pensano di capire cosa sta succedendo nel mondo scientifico perché partecipano a diverse conferenze e si abbonano a diverse riviste. Ma le informazioni crescono così in fretta, eh tecnologie svilupparsi così rapidamente che nessuno può stargli dietro. Organizzazioni come la mia aiutano a catturare l'ampiezza e la profondità di ciò che sta accadendo nei campi della tecnologia".

Mi è anche capitato di essere testimone di esempi piuttosto impressionanti - e tutt'altro che tutti, ovviamente - dell'automazione del lavoro intellettuale. Prendi, ad esempio, la storia di David Wishanoff, assistente professore di studi religiosi all'Università dell'Oklahoma.

Gli interessi di ricerca del professor Wishanoff riguardano il modo in cui le persone trattano coloro che praticano religioni diverse dalla propria. Il suo interesse per questo problema è sorto quando era ancora un ragazzino. Nacque in Tunisia, Nord Africa, in una famiglia di missionari protestanti, e fin dall'infanzia volle conoscerlo di più su coloro che avevano sistemi di credenze diversi rispetto alla sua famiglia e sentivano il desiderio di capire i loro. “Questo era l'argomento della mia tesi”, dice Wishanoff, “come posso ascoltare meglio le persone? In parte è mio dovere morale ascoltare le altre persone. Siamo terribilmente pessimi ad ascoltare".

Alcuni anni fa, Wishanoff ha incontrato Dave King, fondatore della società di software per la scienza dei dati Exaptive. Exaptive trova connessioni interdisciplinari in set di dati complessi, generando approfondimenti inaspettati per data scientist, ricercatori e statistici.

Wishanoff si rese subito conto che la sua ricerca aveva un grande potenziale per l'automazione. Perlustrava le librerie e comprava libri su argomenti come l'interpretazione del Corano. Ma una persona fisicamente non può leggere così velocemente da far passare enormi pile di libri necessari che ha trovato.

Gli strumenti software di Exaptive hanno permesso a Wishanoff di scoprire connessioni sorprendenti nella sua letteratura. Ad esempio, ha scoperto che alcuni medievale i pensatori hanno cercato di risolvere i problemi contemporanei della società musulmana in modi che non poteva immaginare.

È stato emozionante vedere nuovi temi di ricerca emergere dal mare del testo. "Ora posso concentrarmi sul lavoro che ho sempre voluto fare come studioso e sto iniziando a vedere nuove correnti intellettuali nell'interpretazione del Corano", dice Wishanoff.

“I programmi funzionano in modo più efficiente degli umani. Vedo subito quali libri mi saranno più utili. Vedo anche come la macchina trova problemi interessanti a cui non penserei nemmeno. Ora posso esplorarli. Sto ottenendo maggiori informazioni su cosa sta succedendo nella religione".

5. Esempio di informazioni

Ottenere informazioni è metà della battaglia. Devi essere in grado di farne buon uso. Anche in alunno Per anni ho disprezzato gli "imbroglioni" che leggevano opuscoli con brevi rivisitazioni invece di leggere un libro. Mi sembrava che questo fosse sbagliato e che si dovessero leggere i libri originali nella loro interezza per coglierne tutte le sfumature.

Ero un secchione molto diligente. Guardando indietro, mi rendo conto di aver sbagliato. Naturalmente, in alcuni casi è necessario leggere l'intero libro. Ma ora che il tempo è diventato il mio bene più prezioso, ho paura di spenderlo per tutto tranne che per le cose più importanti. Gli opuscoli con la rivisitazione non sono poi così male.

Oggi, per consumare informazioni, ho bisogno di una versione business di un opuscolo riepilogativo.

Non voglio sfogliare tre pagine del ragionamento di qualcuno. Voglio capire l'essenza, prendere una decisione e andare avanti. Adesso rabbrividisco nervosamente quando ricevo e-mail di colleghi su più pagine, dalle quali è impossibile capire cosa bisogna fare, quando e chi lo farà. Oltre ad allenare sul campo comunicazioniHo bisogno di qualcuno o qualcosa per mettere insieme un riassunto del mio mondo.

E anche qui l'IA viene in soccorso. Probabilmente hai già visto esempi di brevi riepiloghi nei risultati di ricerca. Questo frammento di testo sotto l'intestazione dei risultati della ricerca (si chiama "frammento" suona abbastanza bene, sì?) viene creato in base alla query di ricerca, a ciò che altri utenti hanno trovato utile e altro dati. Ma l'automazione può fare molto di più.

Lo strumento chiamato SMMRY può prendere un intero documento o pagina web e convertirlo in un'annotazione leggibile. Ci sono molti altri strumenti simili. Quest'area è in fase di sviluppo attivo, quindi nei prossimi anni possiamo aspettarci l'emergere di nuove applicazioni, comprese quelle più profondamente integrate in Microsoft Office e Google Chrome.

Altri strumenti ti aiutano a trovare riferimenti a "entità" (persone, luoghi, aziende) e concetti nei documenti, che possono essere utili per trascrivere rapidamente il contenuto del contenuto, collegarlo a contenuto correlato o persino creare un'"impronta digitale" per il confronto con gli altri documenti.

Uno di questi strumenti, Open Calais di Thomson Reuters, viene utilizzato per generare notizia contenuto. Se hai mai visto un articolo con il nome di un'azienda, il suo ticker e un link alla sua home page, ringrazia un prodotto come Open Calais.

Tali strumenti per trovare oggetti e concetti possono essere piuttosto sofisticati e complessi. Ho dovuto creare strumenti di analisi per le aziende in grado di decifrare le citazioni dagli atti giudiziari ed estrarre le relative disposizioni da un accordo legale.

Uno dei miei esempi preferiti è Vin Vomero, il fondatore di Foxy AI. Ho incontrato Vin mentre parlavo a una riunione a Boston su come integrare IBM Watson in applicazioni personalizzate. Era un bravo ragazzo che ha lavorato per portare l'IA nella valutazione immobiliare. Poco dopo il nostro incontro, ha lanciato un servizio completo di valutazione della proprietà basato sulle fotografie disponibili. Un altro motivo per parlare del fatto che le macchine prendono il lavoro delle persone (a dire il vero, non mi dispiace molto per agenti immobiliari e periti immobiliari).

attraverso Foxy AI Vin ha creato una nuova area di applicazione che ha chiamato ricerca immobiliare visiva. “Stiamo costruendo applicazioni di visione artificiale per estrarre informazioni dalle fotografie e quindi utilizzarle in altre applicazioni come le valutazioni immobiliari. La nostra rete neurale profonda house2vec è stata addestrata su milioni di immagini di edifici residenziali per due settimane. Grazie a questa formazione, la nostra rete neurale ha identificato e appreso caratteristiche visive correlate al valore e che riflettono chiaramente gradazioni di qualità intermedie".

Anche se sembra quasi fantascienza, non è affatto difficile se usi gli strumenti di intelligenza artificiale giusti.

Utilizzando il deep learning, Foxy AI trasforma le fotografie di proprietà che erano state precedentemente considerate dati non strutturati in dati strutturati, trasformando i pixel in una rappresentazione numerica di oggetti e delle loro proprietà, contenuto nell'immagine. Foxy AI utilizza quindi queste informazioni per migliorare l'accuratezza dei metodi di stima esistenti. “Queste rappresentazioni numeriche riflettono le caratteristiche dell'immagine associate al valore. In altre parole, trasformiamo l'immagine in informazioni sulla qualità e le condizioni della proprietà".

La valutazione immobiliare non è una sorpresa, ma Win afferma che Foxy AI è più accurata. "Valutazione del catalogo Zillow - l'approccio più comune, ma non tiene conto della qualità e delle condizioni dell'oggetto. Abbiamo condotto diversi esperimenti in proprio, durante i quali abbiamo raccolto valutazioni per una serie di immobili in vendita. Abbiamo trovato una nuova casa, previsto il suo costo e poi abbiamo aspettato che fosse messa in vendita. Abbiamo quindi confrontato il prezzo di vendita con la previsione di Zillow. La nostra previsione dei prezzi è stata spesso più vicina al prezzo di vendita effettivo e continuiamo a migliorare il sistema".

Non puoi usare Foxy AI direttamente, ma se acquisti o vendere a casa, potresti benissimo utilizzare i prodotti di questa tecnologia senza nemmeno saperlo.

6. Gestione di attività complesse

Una cosa è inviare un calendario di appuntamenti o rispondere alle e-mail. Ma che dire del resto delle attività che svolgi nella tua vita quotidiana, passando da varie applicazioni e contesti? Si possono automatizzare anche loro?

Accendi la marcia dei supereroi. Prodotti come Zapier, IFTTT e Coda.io. Questi strumenti riuniscono varie applicazioni, flussi di lavoro e condizioni logiche di terze parti per risolvere qualsiasi problema tu possa pensare.

Poiché questi prodotti incorporano l'apprendimento automatico nelle loro piattaforme, diventa più facile integrarli nei processi aziendali.

Non è necessario essere uno sviluppatore per queste attività. Ma hai bisogno di una certa abilità con il condizionale logica e procedure. Se hai mai costruito un albero decisionale solo per divertimento, allora starai bene. E anche se questo non è il tuo forte, puoi sempre assumere lo specialista giusto nel cloud.

Anche i sistemi interattivi vocali come Alexa, Siri e Google stanno diventando sempre più piattaforme automatizzate integrazione di vari compiti e fonti di informazioni, consentendo di modificare la struttura e la logica dei processi, e tutto questo a voce gestione. Non dimenticare di dire "per favore" e "grazie". I tuoi figli ti ascoltano.

Se lavori da casa o la tua azienda ha adottato modello ibrido, "Economia Remota" è la migliore guida per aumentare la produttività e l'efficienza. La tecnologia moderna può fare più di quanto pensi.

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