8 errori che fanno non funzionare le liste di cose da fare
Miscellanea / / April 22, 2022
La maggior parte di loro non è affatto difficile da evitare.
Una lista di cose da fare ti aiuta a pianificare la tua giornata in modo chiaro e a concentrarti su compiti importanti. Ma devi stare attento: un difetto - e questo utile strumento si trasforma in una discarica caotica che è impossibile da affrontare. Gli esperti di produttività hanno identificato alcuni degli errori più comuni nell'elenco delle cose da fare e come evitarli.
1. Non scrivere le cose
Un punto ovvio, ma vale comunque la pena ricordare: se tieni l'elenco dei compiti esclusivamente nella tua testa, dimenticherai sicuramente qualcosa. Annotare le cose su un taccuino di carta, negli appunti sul telefono o in un documento sul computer ti aiuterà a ottenere un quadro chiaro, anche quando i tuoi pensieri iniziano a confondersi per la fatica.
La sociologa e coach di gestione Jen Yager osserva che questo ti consente anche di essere più responsabile dei compiti. "Diverse cose che ti spingono in direzioni diverse semplicemente scompaiono perché hai un piano chiaro davanti ai tuoi occhi", spiega l'esperto.
2. Tratta la tua lista di cose da fare come una lista dei desideri
Certo, sarebbe bello concretizzare l'idea che ti è venuta in mente un paio di giorni fa, ma chiediti: "Voglio davvero farlo oggi?"
Esperto di gestione del tempo e autore libri “Sentirsi calmi. Produttività e tranquillità in un'era di scadenze perpetue ” Laura Vanderkam ritiene che non abbia senso aggiungere all'elenco quei compiti che non prevedi di completare. “Rimarranno anche annullati se non li elencherai. Inoltre, aiuterà a evitare i sensi di colpa ", osserva l'esperto.
Crea un elenco separato per grandi cose e progetti che vorresti fare, ma in seguito. L'esperto di produttività David Allen lo chiama un elenco "forse un giorno". Questo approccio ti consente di salvare le tue idee e di non sovraccaricare l'agenda quotidiana.
"Ricorda che una lista di cose da fare è uno strumento di produttività, non una lista magica di ciò che vorresti ottenere", ricorda Jen Yager.
3. Aggiungi troppe attività all'elenco
Secondo Laura Vanderkam, uno degli errori più grandi è essere troppo ambiziosi quando si fa una lista. È meglio accorciarlo e dare priorità alle attività.
"L'elenco delle cose da fare dovrebbe consistere in 3-5 attività che completerai oggi. Sì, hai molti più progetti che richiedono attenzione. Ma idealmente, una lista di cose da fare è una specie di contratto con te stesso. Ti prometti di svolgere esattamente questi compiti, indipendentemente dalle altre cose ", conclude l'esperto.
E le attività meno importanti possono sempre essere distribuite nei giorni della settimana o del mese più vicini.
4. Non rompere le grandi cose in piccoli passi
Spesso le cose entrano nell'elenco che richiedono diversi passaggi per essere completati contemporaneamente. Progetti così grandi dovrebbero essere trattati con cautela.
Mike Vardy, creatore del blog sulla produttività Productivityist, crede che senza dividere compiti grandi in piccole parti, non otterrai il massimo risultato.
L'allenatore di produttività Grace Marshall lo aggiunge con un elenco misto di grandi nomi, come la creazione di un sito Web e piccole cose, come ordinare un nuovo lotto di biglietti da visita, è molto più probabile che rimandiamo grandi progetti dopo.
“Questo accade perché quando siamo in modalità azione, vogliamo affrontare compiti semplici che possiamo sicuramente risolvere. È come un avvincente gioco per computer. Non ci viene mai offerto di salvare il mondo dagli zombi o di trovare tesori in un solo passaggio. Invece, attraversiamo un livello dopo l'altro e completiamo tutte le missioni a turno", spiega Grace Marshall.
5. frainteso
Il blogger Michael Vardy consiglia di usare sempre i verbi. Invece di frasi brevi come "Seryozha, e-mail", attieniti a frasi chiare, ad esempio: "Invia i dati sulle vendite a Sergey tramite e-mail".
“Immagina di dover cedere le responsabilità a qualcun altro. Se inizi la descrizione dell'attività con un verbo, sarà molto più facile per una persona capire cosa gli viene richiesto. Tu vieni dal futuro e c'è quella persona. Semplifica il tuo compito ed elimina le parole vaghe", consiglia Michael Vardy.
6. Tratta la tua casella di posta come una lista di cose da fare
Se lasci che le email che arrivano nella posta controllino la tua giornata, perderai tutto il tuo tempo a risolvere i problemi degli altri. “Siamo onesti: il flusso dei messaggi non si esaurisce mai. Non c'è da meravigliarsi se sentiamo di non avere l'energia per fare nient'altro", afferma Grace Marshall, coach della produttività.
Pensa ai tuoi obiettivi strategici: ambiziosi progetti proattivi, desideri per l'anno o direzioni globali di sviluppo. Con quale frequenza compare tutto questo nella tua e-mail? Se raro, allora è meglio rivolgere la tua attenzione ad altre attività.
7. Non avere tempo per riposarti
Le pause periodiche, come una passeggiata nel parco o un esercizio di respirazione di cinque minuti, ti aiutano a ricaricarti e ad acquisire forza. E questo non è meno importante dell'eliminazione dell'attività successiva dall'elenco.
“Molte persone trovano inutile aggiungere qualcosa di 'improduttivo' alla loro lista. Tuttavia, un po' di riposo aiuta a concentrarsi più profondamente ed efficacemente sui compiti successivi. Lascia che le pause siano per te qualcosa di naturale e indiscutibile. Questo riequilibrerà la tua energia, rimarrai concentrato e preverrà il burnout", afferma il consulente per il benessere e psicologo Lee Chambers.
8. Elenca le attività non necessarie
È sempre bello controllare cosa hai fatto. Ma questo non significa che valga la pena aggiungere un gran numero di attività elementari al tuo programma.
"Sebbene ci siano vantaggi nel registrare piccole attività e abitudini, hanno molti altri aspetti negativi. Diventa più difficile per noi dare priorità ai compiti, l'elenco diventa più complicato e talvolta c'è una produttività tossica che porta al superlavoro e alla procrastinazione. Inoltre, potrebbe esserci la falsa sensazione che siamo riusciti a fare molto in un giorno, anche se in realtà stavamo pasticciando con cose elementari ", afferma Lee Chambers.
Per piccole abitudini e rituali, come promemoria per assumere vitamine o esercizio fisico, l'esperto consiglia di utilizzare app speciali come tracker delle abitudini.
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