10 modi per rendere il tuo calendario di lavoro il più efficiente possibile
Miscellanea / / June 14, 2022
Prenditi del tempo libero per risolvere i problemi e rinunciare alla gestione del tempo.
Quali duetti di successo conosci? Batman e Robin, patatine e calcio, Olivier e Capodanno. Sai cos'altro va benissimo insieme? Il tuo calendario e la tua produttività. Seriamente, prova a migliorare solo una cosa senza migliorare l'altra: è improbabile che ci riesca. Ecco alcuni modi per trasformare il tuo calendario di lavoro in uno strumento efficace per raggiungere i tuoi obiettivi.
1. Pianifica una vacanza per risolvere i problemi
Ognuno ha compiti in sospeso da completare o progetti da avviare per costruire, ad esempio, l'attività dei propri sogni. Ma raramente troviamo il tempo per tutto questo.
Una semplice formula aiuterà a risolvere il problema: tempo × massima concentrazione su un compito. Se non c'è abbastanza tempo, è necessario aumentare ulteriormente la concentrazione. E per questo è necessario rimuovere tutte le distrazioni.
Inizia chiedendo cosa devi imparare per andare avanti nella tua carriera. Molto probabilmente, ti verranno in mente diversi compiti molto grandi che sono difficili da affrontare in assenza di tempo libero. E qui arriviamo alla cosa più importante: le vacanze per risolvere compiti e problemi importanti. Ecco come organizzarlo:
- Metti da parte 2-3 giorni o qualsiasi altra quantità di tempo sul tuo calendario che ti aiuterà a fare progressi significativi.
- Aggiungi un altro giorno. Per che cosa? Il più delle volte, sopravvalutiamo i nostri punti di forza.
- Concentrati completamente sul compito in questo momento.
Tratta questo periodo come una normale vacanza. Completa in anticipo tutti i progetti di lavoro in corso. Avvisare i clienti o colleghiche non sarai in ufficio in questi giorni. Attiva un risponditore automatico nella tua posta in modo che nulla ti distragga. Anche il multitasking e i social network sono severamente vietati. Il tuo compito è concentrarti sul lavoro e sul progresso.
2. Programma un anno prima
Pianificare un anno intero in anticipo sembra un compito monumentale. Inoltre, è impossibile prevedere con precisione cosa accadrà in futuro. Naturalmente, questi sono tutti argomenti molto buoni. Tuttavia, un piano a lungo termine può essere la chiave per una buona gestione del tempo.
Ciò non significa che ti venga richiesto di annotare ogni minuto dei prossimi 365 giorni. Aggiungi solo l'essenziale al tuo calendario: riunioni regolari, appuntamenti, compleanni, vacanza, viaggi, eventi e attività ricorrenti. Questo approccio aiuterà a ridurre i livelli di stress e farà in modo che ogni giorno lavori su cose davvero importanti.
3. Crea la tua settimana perfetta
Ora che hai il tuo piano generale in atto, è tempo di restringere un po' le cose pianificando la tua settimana. Questo può essere fatto ogni domenica.
Trattare pianificazione come allocare il budget, solo in questo caso devi allocare il tuo tempo. E, come con i soldi, prima li "spenderai" nel tuo piano, scritto su carta.
Puoi anche trovare argomenti per ogni settimana, grandi compiti su cui lavorerai per i prossimi 7 giorni.
4. Semplifica il tuo programma giornaliero
Non ha senso fare un piano complesso e lungo, anzi, più semplice è, meglio è.
Alcune persone usano uno schema in base al quale è necessario evidenziare i tre compiti principali della giornata. Questo può essere efficace, ma questo metodo ha anche un paio di lacune. Ad esempio, puoi selezionare le attività sbagliate. Oppure non è corretto determinare il tempo necessario per completarli. Inoltre, altri casi possono sempre comparire all'improvviso, cosa farne?
È facile elaborare un piano semplice ma efficace. Guarda il chiaro ogni giorno orarioImmagine del giorno: il programma giornaliero di Benjamin Franklin / The Atlantic uno dei padri fondatori degli Stati Uniti, Benjamin Franklin. C'era anche un posto per le buone abitudini.
- Sintonizzati per la giornata: doccia, colazione, compiti personali, preparazione per il lavoro (3 ore).
- Compiti mattutini (4 ore).
- Analisi dei progetti in corso e pranzo (2 ore).
- Compiti giornalieri (4 ore).
- Cena, riposo e fine della giornata lavorativa (4 ore).
- Sognare (07:00).
Puoi utilizzare questa pianificazione come modello e quindi integrarla con le tue attività.
5. Presta attenzione ai ritmi circadiani
Dentro ognuno di noi c'è uno speciale “orologio” che distribuisce energia durante tutta la giornata. Questi sono ritmi circadiani. Supportano le funzioni di base del nostro corpo, come il sonno e veglia. Se hai mai viaggiato in una città o in un paese con un fuso orario diverso, probabilmente capirai quanto sia difficile adattarsi a un ritmo diverso.
Lo stesso vale per il calendario lavorativo. Cerca di distribuire i compiti al suo interno in base ai ritmi circadiani: la cosa più importante è pianificare per mezzogiorno o le 18:00, il più semplice - per la mattina presto, le 15:00 o la tarda sera. E la cosa migliore è monitorare il tuo livello di attività durante il giorno. Potresti essere più produttivo a mezzanotte che a mezzogiorno.
6. Fai delle pause
Molti di noi credono erroneamente che le pause siano una perdita di tempo. Alla fine, è meglio dedicare quei 15-20 minuti a compiti importanti.
In effetti, questo approccio alla produttività è obsoleto da tempo. Inoltre, le pause regolari possono migliorare notevolmente l'efficienza. Ma devono anche essere affrontati in modo responsabile.
Pianifica le pause in anticipo, preferibilmente secondo i ritmi circadiani, e determina come trascorrerai il tuo tempo libero. Per esempio, fare una passeggiata all'aperto o allenarsi in palestra.
La cosa principale è trovare la media aurea. Non dovresti abusare del resto, ma lavorare senza fermarti non ti darà soddisfazione. Imposta un timer per la tua pausa e trattala come un'altra riunione o attività importante.
7. Smetti di usare la gestione del tempo
Può sembrare controproducente, ma la verità è che il tempo è quasi impossibile da controllare. Quindi, devi concentrarti su ciò che puoi controllare. Per migliorare te stesso e il tuo calendario, presta attenzione a diverse aree:
- Energia. Invece di affrontare nuove sfide, fai una pausa quando sei stanco. Così si ripristina l'energia e si aumenta l'efficienza.
- Priorità. Mettili sul tuo calendario e lavora prima sulle attività prioritarie. Non sprecare energia per compiti che possono essere delegati, riprogrammati o ignorati.
- Cervello. La neuroplasticità è la capacità del cervello di creare nuove e ripristinare le connessioni neurali perse. Più spesso pratichi determinati compiti, più facile diventa per te lavorarci.
- Essenza. Rimuovi la spazzatura non necessaria dal tuo calendario, come le attività troppo piccole, e concentrati sull'essenziale.
- Messa a fuoco. Questo è dove diverso tecnologia. Ad esempio Pomodoro - 25 minuti di lavoro e 5 minuti di riposo. Oppure la regola 52/17: 52 minuti di lavoro e 17 minuti di pausa. Ciò manterrà la tua attenzione per tutto il giorno.
- Emozioni. Le esperienze negative non sono solo fastidiose, ma estenuanti. Aggiungi attività divertenti al tuo calendario e trova il tempo per la cura di te stesso. In questo modo puoi evitare il burnout.
8. Spingiti a cambiare compiti
Per motivarti, attiva i promemoria del calendario sul tuo smartphone o persino imposta un normale timer da cucina. La cosa principale è che il suono non ti infastidisce, ma indica delicatamente quando è il momento di passare alla cosa successiva. Questo ti aiuterà a rispettare il tuo programma senza interrompere le attività precedenti.
9. Non aver paura degli spazi
Se pianifichi attentamente le cose, probabilmente noterai delle lacune nel tuo calendario. E questo è assolutamente normale. Entro limiti ragionevoli, ovviamente. Se c'è una pausa di due ore tra le attività, vale la pena considerare, ma una pausa di 30 minuti è abbastanza naturale. Durante questo periodo, puoi prepararti per un nuovo incontro, risolvere questioni urgenti, completare un compito difficile, meditare, fare un paio di esercizi di stretching o valutare i progressi della giornata.
10. Evita i modelli
I calendari elettronici per impostazione predefinita assegnano un'ora standard per ogni attività, ma questa non è la migliore invenzione. Ci sono molte cose che possono essere fatte in 30 minuti. E le informazioni più importanti di una riunione di lavoro possono facilmente rientrare in 15 minuti.
Non fare affidamento sugli standard: dedica al lavoro tutto il tempo di cui hai veramente bisogno.
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