Kanban personale: come semplificare la tua vita professionale con una bacheca
Miscellanea / / April 03, 2023
Un metodo semplice aiuterà a semplificare le attività accumulate.
Il famoso scrittore e professore di informatica alla Georgetown University, Cal Newport, ha scritto il libro New Principles of Business Communication. In esso, parla di come siamo arrivati a una cultura di comunicazione costante e di come influisce sulla nostra produttività e salute mentale. Con il permesso della casa editrice MIF, pubblichiamo un estratto dal quinto capitolo. Si tratta di come risolvere efficacemente le attività lavorative utilizzando una lavagna Kanban.
Jim Benson ha pensato molto a come ottimizzare il lavoro in campo intellettuale. La sua società di consulenza, Modus Cooperandi, è specializzata nello sviluppo di procedure uniche per aiutare i colletti bianchi a lavorare insieme in modo più efficace. Benson ha precedentemente lavorato nello sviluppo di software ed è esperto nelle tecniche di gestione agile. Questo è probabilmente il motivo per cui usa spesso le task board nel suo lavoro. […]
Ma quando si tratta di produttività personale, Jim Benson è diventato famoso per un libro sottile che ha autopubblicato nel 2011. Si chiama Personal Kanban e offre una prospettiva allettante: puoi utilizzare tecniche di gestione agile che aiutare i team di dipendenti a realizzare progetti complessi per affrontare l'intricato groviglio di responsabilità nel loro singolo professionista vita.
Le idee alla base del libro sono piuttosto semplici. E Benson li ha descritti brevemente in un video di cinque minuti che ha pubblicato sul sito web del libro. L'autore è in piedi accanto a un grande taccuino posto su un cavalletto. Riempie il centro del foglio con pezzi di carta autoadesivi multicolori. Rappresentano le nostre stesse aspettative, così come quelle di parenti, amici, colleghi e capi. "Tutti questi compiti si uniscono in un blocco nelle nostre menti e ogni volta che pensiamo a cosa affrontare, strappiamo un pezzo da questo blocco", spiega Jim. Per fare ciò, dobbiamo superare questo mucchio di compiti e analizzarli attentamente per decidere cosa fare dopo. "Il compito non è piacevole", riassume Benson.
Personal Kanban offre una soluzione: struttura questo insieme di informazioni con una task board personale. Benson pensa che dovrebbero esserci tre colonne. Il primo si chiama Opportunità. In esso, utilizzando fogli autoadesivi, inserisci le informazioni sulle tue responsabilità. Ogni volantino contiene informazioni su un solo compito. "E ora la serie di lavoro da incubo si trasforma in una struttura ordinata di bell'aspetto." La seconda colonna si chiama "In corso". Lì sposti i fogli che riflettono le attività su cui hai iniziato a lavorare. Il punto chiave relativo a questa colonna (e questo è l'ingrediente segreto del sistema Kanban nel suo insieme) è che puoi lavorare su un numero strettamente definito di attività contemporaneamente. Nel linguaggio di questo sistema, questo è "limitare il numero di lavori in corso". Nel suo video, Benson dice di lavorare su non più di tre attività alla volta. Come spiega, se invece decidi di fare una dozzina di commissioni diverse contemporaneamente, allora tutto finirà in "un completo disastro". Sostiene in modo convincente che non dovresti afferrare tutto in una volta: dedica tutta la tua attenzione a due o tre cose e affronta un nuovo compito solo dopo aver completato quello precedente.
E così ci siamo avvicinati logicamente alla colonna "Fatto". Quando il lavoro è finito, il volantino si sposta lì. Teoricamente, questa colonna non è affatto necessaria, ma Benson suggerisce che l'elevazione psicologica vissuta da una persona, spostando un pezzo di carta dalla colonna “In corso” alla colonna “Fatto”, diventa un potente stimolante fattore. Negli anni trascorsi dalla pubblicazione del libro di Benson, il sistema ha guadagnato orde di fan. […]
La task board è uno strumento incredibilmente efficace non solo per coordinare il lavoro di diversi team, ma anche per strutturare il lavoro dei singoli dipendenti […].
Ho già detto che io stesso ho usato questa idea come professore. Come studente laureato nel dipartimento di informatica a Georgetown, ho organizzato il mio lavoro utilizzando le schede Trello. Il mio foglio di calcolo sembrava il modello standard di Benson, con le colonne "In corso" e "Fine". Come molti fan dei sistemi Kanban personali, ho creato le mie colonne per queste attività che voglio realizzare, ma al momento non sono attivamente impegnato in esse (più avanti ne parlerò Di più). Ogni lunedì studiavo le informazioni sulla lavagna, spostavo le carte e decidevo su cosa avrei lavorato quella settimana. Nei giorni che seguirono, controllai spesso il consiglio per vedere cosa potevo fare durante il tempo che dedicavo ai doveri della scuola di specializzazione. Non appena arrivavano nuove richieste, sotto forma di e-mail, telefonate o, come spesso accade, domande passato l'ufficio dei miei studenti - ho subito annotato le informazioni sulle carte e le ho affisse alla lavagna per lavorare su questi momenti Dopo.
Senza una task board nel mio lavoro universitario, dipenderei dalla comunicazione con stile. mente alveare iperattivaUn flusso di lavoro che si concentra sulla comunicazione continua ed è alimentato da un flusso casuale messaggi consegnati tramite mezzi di comunicazione digitali come e-mail e messaggeri.. Di conseguenza, sarei impantanato in una lenta corrispondenza con molte persone, giorno dopo giorno. Diventerei una tipica vittima di una mente alveare iperattiva: qualcuno che non si separa nemmeno da un laptop una riunione e non ha mai lasciato andare il telefono mentre attraversava il campus cercando di fare mille cose contemporaneamente. In altre parole, senza questo sistema, il mio lavoro sarebbe un vero inferno. Con l'aiuto della task board, sono stato in grado di ridurre significativamente il consumo di risorse. Le informazioni sul lavoro imminente sono poste sulla lavagna, strutturate e io concludo metodicamente i compiti nel tempo assegnato per questo. Ecco perché, come avrai intuito, sono diventato un forte sostenitore dell'utilizzo di task board non solo per organizzazione del lavoro di squadra, ma anche per snellire la vita professionale dei singoli dipendenti, trattare con lavoro mentale.
Per aiutarti in questa attività, ecco alcuni esempi di best practice per aiutarti a ottenere il massimo dalle schede attività.
1. Usa più schede
Molti sostenitori del Kanban personale utilizzano una sola bacheca per organizzare i propri compiti professionali. Consiglio di adottare un approccio leggermente diverso. Avere un consiglio separato per ogni ruolo che svolgi nel campo professionale. Attualmente sono professore universitario in tre ruoli molto diversi: ricercatore, insegnante e dottorando. Per ciascuno di questi ruoli, ho avviato un consiglio separato. Quindi, quando analizzo la mia attività di insegnamento, non sono disturbato da compiti non correlati nel campo della ricerca o lavoro con studenti laureati. Di conseguenza, non devo passare da un'attività all'altra e risolvo i problemi di lavoro più velocemente.
A volte trovo anche utile avere una bacheca separata per progetti di grandi dimensioni (ad esempio, quelli che richiedono più di due settimane per essere completati). Ad esempio, non molto tempo fa presiedevo un'importante conferenza scientifica. Questa posizione ha comportato la soluzione di numerosi compiti. Ecco perché ho deciso che sarebbe stato più facile creare una bacheca separata, le cui informazioni non si sarebbero sovrapposte ad altre aree della mia vita professionale. Una volta completato questo progetto, non avevo più bisogno della scheda.
Naturalmente, puoi operare solo con un numero limitato di schede in modo che il compito non diventi opprimente. Per questo motivo, penso che sia una buona idea avere un consiglio separato per ogni ruolo professionale e ogni grande progetto. In questo caso, la maggior parte delle persone avrà da due a quattro schede con cui lavorare facilmente. Al contrario, se si dispone di dieci schede, le risorse necessarie per passare da una all'altra supereranno qualsiasi vantaggio derivante dalla strutturazione delle attività.
2. Avere regolari sessioni individuali per analizzare le informazioni
Quando abbiamo parlato di task board per i knowledge team, ho sostenuto che il modo migliore per analizzare le informazioni che contengono è tenere riunioni regolari. Lo stesso vale per la tua tavola personale. Se vuoi ottenere il massimo da questo strumento, dedica del tempo ogni settimana per analizzare e aggiornare le informazioni sulla lavagna. Durante queste sessioni individuali, rivedi i dettagli e sposta le carte, aggiornando lo stato del lavoro secondo necessità. Il processo non richiederà molto tempo. Se lo fai regolarmente, saranno sufficienti 5-10 minuti.
Non organizzare tali sessioni troppo spesso: sono giunto alla conclusione che una volta alla settimana è sufficiente. Ma non ignorare questo tipo di attività. Se lo decidi tu bacheca delle attività non è un metodo abbastanza buono per archiviare informazioni sulle tue responsabilità lavorative, allora tornerai a una corrispondenza febbrile nello spirito di una mente collettiva iperattiva. Inserisci le informazioni sulla singola sessione nel tuo calendario e prendile sul serio come tutte le altre riunioni e riunioni. Le bacheche personalizzate possono rendere la tua vita professionale molto più semplice, ma solo se sei disposto a investire il tuo tempo nel lavorare con loro.
3. Aggiungi una colonna "Negoziabile".
Come capo della scuola di specializzazione, devo spesso discutere di questioni lavorative con alcuni dei miei colleghi: con il preside, con responsabile del corso di laurea e con altri due docenti che fanno parte della commissione, che I intestazione. Sulla mia bacheca delle attività, ho aggiunto una colonna per ciascuno di questi dipendenti e l'ho chiamata "Da discutere alla prossima riunione". Non appena sorge una domanda, quando ho bisogno di ottenere l'opinione di qualcuno da colleghi, reprimo l'impulso di inviargli una rapida e-mail. Invece, inserisco le informazioni sull'attività nella colonna "Discuti alla prossima riunione".
Incontro con il responsabile del corso di dottorato settimanalmente ad orari prestabiliti. Durante il nostro incontro, discutiamo di tutte le questioni che sono apparse in questa rubrica la scorsa settimana. Per quanto riguarda il decano e i membri del comitato, aspetto che ci siano abbastanza domande nella colonna Discuti e poi organizzo un incontro per discutere tutto in una volta. Questo approccio può sembrarti troppo semplice, ma ha avuto un impatto molto positivo sul mio lavoro.
Immagina, ad esempio, che in una settimana ci fossero cinque schede informative nella colonna Discuti con il preside. Durante l'incontro, che durerà 20-30 minuti, svilupperemo con lui una strategia su ognuno di questi temi. Se gli scrivessi una lettera ogni volta, dovrei condurre cinque dialoghi contemporaneamente durante la settimana. Di conseguenza, avrei controllato la mia posta dieci volte e mi sarei infastidito per essere stato distratto dal lavoro.
Se vuoi ridurre al minimo la messaggistica infinita e ottenere il massimo dalle singole schede delle attività, questo è probabilmente il consiglio più prezioso che posso darti. Riunioni regolari possono sostituire il 90% della frenetica corrispondenza. Devi solo tenere traccia di quali problemi devono essere discussi. Con l'aiuto della task board, questo è facile da fare.
4. Aggiungi una colonna "In attesa di risposta".
Se stai collaborando al lavoro intellettuale, a volte devi mettere in pausa il lavoro su un'attività mentre aspetti che un'altra persona risponda a una domanda o informazioni mancanti. Se hai creato una bacheca attività personale, queste domande appiccicose possono essere facilmente monitorate utilizzando la colonna In attesa di risposta. Quando sposti un'attività lì, segna sulla scheda esattamente da chi stai aspettando una risposta e cosa farai quando riceverai le informazioni necessarie. Ciò ti consentirà di mantenere la rotta finché non avrai il potere di influenzare la situazione e continuare a lavorare in modo efficace quando arrivano le informazioni necessarie. Ancora più importante, metti i problemi irrisolti in un posto sicuro e ti sbarazzi del sottostante ansiache qualcosa non è stato fatto.
Il libro "New Principles of Business Communication" si basa su casi aziendali e sulle ultime ricerche nel campo della psicologia e delle neuroscienze. Da esso imparerai come pensare in modo sistematico, cosa è necessario fare per ricostruire il flusso di lavoro in un'organizzazione, in un team e per i singoli dipendenti e altre cose interessanti.
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