6 modi per automatizzare la tua attività e smettere di controllare ogni fase dei tuoi dipendenti
Miscellanea / / April 04, 2023
Imposta l'integrazione tra le applicazioni e prova i chatbot per comunicare con i clienti.
1. Passa alla gestione elettronica dei documenti
I documenti cartacei occupano molto spazio. Non è sempre conveniente cercarli, inoltre, il contratto necessario potrebbe andare perso o cadere accidentalmente nelle mani sbagliate. Inoltre, devi spendere soldi per attrezzature per ufficio, carta da stampa, posta o servizi di corriere. L'automazione può aiutare a evitare questi problemi. Qualsiasi dipendente può trovare rapidamente il documento desiderato nel programma, lavorarci e inviarlo al destinatario, che riceverà immediatamente il file.
I servizi di flusso di lavoro consentono di tenere traccia delle modifiche apportate a un documento e di archiviarne diverse versioni nel caso in cui sia necessario l'originale. È inoltre possibile configurare l'accesso per dipendenti specifici a ciascun file.
Non devi preoccuparti del lato legale della questione. Perché un documento sia valido, sintonizzare firma elettronica qualificata. Suo ricevere in un centro di certificazione accreditato.
2. Prova i chatbot
Quando gli utenti scrivono nei messenger, loro pronto attendere una media di 45 secondi per una risposta. Un ritardo può comportare la perdita di un cliente. Ma mantenere uno staff che elaborerà le richieste 24 ore su 24 è costoso. Un chatbot ti aiuterà, un interlocutore virtuale che risponderà a domande comuni. Ad esempio, ti dirà gli orari d'ufficio o ti orienterà per prezzo.
Con un chatbot, non perderai le richieste in arrivo dopo l'orario di lavoro. E risparmia tempo ai dipendenti che non devono elaborare costantemente lo stesso tipo di richieste. Le risposte possono essere aggiunte allo script del bot. Quando il cliente scrive una domanda standard, il programma riconoscerà le parole chiave e restituirà la risposta. Inoltre, puoi configurare il bot per richiedere l'e-mail del cliente. Quindi rifornisci la base per gli invii pubblicitari.
Un costruttore speciale, come Botmother o Salebot, ti aiuterà a creare un chatbot. Sono adatti a tutti i più diffusi social network e messaggistica istantanea, inclusi Telegram, VKontakte e Odnoklassniki.
3. Automatizza le vendite
Anche un piccolo reparto vendite ha bisogno di un sistema CRM. Se ogni dipendente mantiene un elenco di clienti in un documento separato, puoi facilmente perdere i contatti quando il venditore se ne va. Inoltre, è più difficile controllare il lavoro di un manager: non c'è nessun posto dove vedere informazioni sul numero di chiamate e riunioni, accordi con i clienti.
Un sistema CRM ti permetterà di costruire un imbuto di vendita e controllare il percorso del cliente dal suo primo contatto con l'azienda fino alla chiusura dell'affare. Capirai cosa guida una persona quando decide di acquistare un prodotto, e potrai stimolare dolcemente il suo interesse. In CRM, puoi archiviare tutti i dati sul cliente e correggere il processo di comunicazione: chiamate, lettere, messaggi in messaggistica istantanea. Se un dipendente va in ferie o in congedo per malattia, non sarà difficile per un altro manager ripristinare le informazioni.
Inoltre, il sistema è facile da pianificare il lavoro. Ad esempio, imposta un promemoria per chiamare all'orario promesso o emetti una fattura. Quindi tu e i tuoi dipendenti sarete sicuri di non perdere clienti a causa del mancato rispetto degli accordi.
4. Configurare l'integrazione tra le applicazioni
Aiuterà a non inserire le stesse informazioni in diversi programmi. Saprai per certo che nulla andrà perso e sarà più facile per i dipendenti di diversi reparti lavorare insieme.
È possibile automatizzare il processo di trasferimento dei dati utilizzando applicazioni speciali, come il servizio Albato. Ti consente di impostare l'integrazione tra il sistema CRM, la messaggistica istantanea, i programmi di analisi e altre applicazioni. È possibile selezionare i servizi desiderati dall'elenco e specificare quali dati si desidera trasferire. Diciamo che lo hai impostato in modo che invii lead dai social network al sistema CRM.
5. Implementare un sistema PLM
PLM è l'acronimo di Product Lifecycle Management - ciclo di vita del prodotto. Si riferisce all'intero insieme di processi dallo studio delle esigenze del cliente allo smaltimento di un prodotto usato. Il sistema PLM ti consente di combinare il massimo dei dati sul prodotto: la sua creazione, promozione, vendita. Tutti i reparti dell'azienda lavoreranno in un unico ambiente e sarà più facile trasferire le informazioni. Inoltre, attraverso l'approccio PLM, è più facile vedere le perdite. Ad esempio, sovrapproduzione o movimento eccessivo di materiali tra i reparti.
Tali programmi appariranno presto in Russia. Per esempio adesso è in fase di sviluppo il progetto della prima piattaforma informatica per la gestione aziendale, che consentirà di definire un approccio PLM. Il programma è progettato per le aziende che operano nel mercato dei beni di consumo - produttori di alimenti, abbigliamento, profumi o merceria. Il lancio della prima fase è previsto per il 2023 e la piattaforma sarà pienamente operativa nel 2025.
6. Utilizzare le applicazioni per reclutatori e risorse umane
Anche la ricerca di specialisti può essere automatizzata. Supponiamo che un algoritmo basato sull'intelligenza artificiale possa gestire l'analisi dei curriculum. Selezionerà i candidati idonei in base ai parametri fissati dall'azienda e condurrà un primo colloquio telefonico o anche video. In quest'ultimo caso, il programma registrerà le risposte del richiedente su video e le valuterà utilizzando un modello di apprendimento automatico. Inoltre, può verificare le qualità personali del candidato: buona volontà, apertura a nuove esperienze e altro. Tale compito può essere affidato, ad esempio, al programma “Nord. AI".
Alcuni programmi sono adatti per l'onboarding dei dipendenti. Il primo giorno, un principiante riceve molte informazioni e può facilmente confondersi o dimenticare qualcosa. Per evitare che ciò accada, usa un chatbot che risponderà a domande comuni. Grazie a lui, un nuovo dipendente non si sentirà a disagio nel chiedere una password Wi-Fi o nel cercare di scoprire in quale reparto portare un laptop di lavoro.