Come "resettare" la produttività con un solo foglio di calcolo

Immagina di avere una "macchina del tempo" visiva che ti porta in uno qualsiasi dei momenti del passato. E puoi vedere a cosa hai dedicato il tuo tempo: quali attività hai completato e quali no, e perché. Tale "dispositivo" può essere a tua disposizione in qualsiasi momento. Tutto quello che devi fare è creare un foglio di lavoro per la produttività. Questo è un documento in cui registrerai la tua prestazione personale ogni giorno.

Come creare un foglio di lavoro per la produttività

La soluzione migliore è utilizzare Fogli Google, Excel o Numbers. Ma se è più conveniente per te, funzionerà anche scrivere su un quaderno o appunti sul telefono.

In ogni caso, la tabella dovrebbe avere 4 colonne:

• data. Può essere evidenziato in un colore brillante, come il giallo.
• Compito. Questa è una colonna per l'elenco delle cose che fai durante il giorno.
• Categoria. In questa colonna è necessario annotare il tipo di attività svolte, ad esempio "lavoro" o "personale". Ogni categoria può anche essere evidenziata a colori. Questo ti aiuterà a navigare rapidamente tra i dati e vedere dove l'attenzione è più spesso diretta.
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• minuti. Qui resta da registrare quanto tempo ci è voluto per completare una particolare attività.

Evita di aggiungere attività alla tua tabella che ti aiutino a ricaricarti, come la meditazione o l'esercizio fisico. Ti consentono di mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata e mantenere salute mentale, ma non direttamente correlato alla produttività. Pertanto, in questo caso, è meglio saltarli.

Prova a completare il foglio di calcolo mentre completi le attività durante il giorno. Aiuta anche a distribuire meglio il lavoro e passare consapevolmente da un'attività all'altra anziché afferra immediatamente la cosa successiva o fai più cose contemporaneamente, il che fa solo male produttività.

Come funziona la tabella della produttività

Raramente ci prendiamo del tempo per fare introspezione e non pensiamo al motivo per cui le nostre azioni non portano i risultati desiderati. E questo è un grosso errore. Quando abbiamo informazioni chiare davanti ai nostri occhi, è molto più facile per noi capire dove stiamo perdendo il nostro tempo e cosa ci impedisce di andare avanti. Il grafico della produttività mostra chiaramente i nostri errori e consente di analizzare come evitarli in futuro, in quale direzione fare più passi e dove ridistribuire l'attenzione.

Diciamo che decidi di calcolare quante ore al giorno dedichi alle attività lavorative. Se il numero totale non ti soddisfa, in base alla tabella, puoi pensare a come aumentarlo o diminuirlo, ad esempio ridurre l'ora del pranzo o delegare compiti ad altri.

Il foglio di calcolo semplifica inoltre l'analisi del modo in cui le attività a cui dedichi più tempo sono allineate con i tuoi obiettivi a lungo termine. Se vuoi scrivere un libro, ma dedicarci solo un'ora al giorno, allora è il momento di cambiare il tuo programma.

È importante studiare regolarmente la tabella della produttività. Ad esempio, dedica mezz'ora o un'ora ogni 2-3 giorni per rivedere tutte le attività e analizzare le informazioni. Cerca schemi ripetuti e sii onesto con te stesso. In realtà dedichi abbastanza minuti ai tuoi obiettivi o passi molto più tempo sui social media? L'analisi ti aiuterà a trovare risorse aggiuntive e ad aumentare la produttività in aree importanti della tua vita.