Come lo stile della corrispondenza commerciale aiuta a fare la giusta impressione sul destinatario

Immagina: ti viene in mente una grande idea, decidi di condividerla con i tuoi capi o clienti, invia una lettera o un messaggio al messenger. E dall'altra parte leggono e pensano: "Bene, che stupido ha scritto questo!" Oppure: "Che noia!" E decidono di non prendere in considerazione la tua proposta.

E tu non sei noioso. E l'idea era buona. Hai appena perso lo stile e hai creato un'impressione sbagliata su te stesso.

Quali sono gli stili di scrittura

Lo stile della corrispondenza può essere misurato su una scala che va dal colloquiale al formale.

Percorrendolo, sottolineiamo alcune qualità, provando immagini diverse. Più a sinistra, maggiore è l'enfasi posta sull'apertura, la sincerità, il dinamismo. Più a destra, più evidenti sono le qualità associate alla nostra posizione, posizione, status: conservatorismo, solidità, razionalità.

Situazioni diverse richiedono stili diversi. Ecco le opzioni.

Se ti manca lo stile, è facile rovinare tutto. Ad esempio, se scriviamo ai colleghi nello stesso modo in cui ci rivolgiamo ai funzionari ("Sto inviando una proposta per ridurre il tempo impiegato per soddisfare i nostri obiettivi di produzione"), allora molto probabilmente decideranno che vogliamo mostrare la nostra superiorità, darci delle arie. E il problema non sarà risolto.

E se ci rivolgiamo al capo nello stile di "Amico" ("C'è un argomento su come svolgere il nostro lavoro più velocemente"), allora lui può benissimo pensare che gli stia scrivendo una persona frivola, che difficilmente è in grado di offrire qualcosa Bene.

Come lo stile della corrispondenza dipende dal canale di comunicazione

Possiamo inviare la nostra offerta sia via e-mail che tramite messaggio a messaggero. Tuttavia, è importante ricordare che l'ultimo canale è più “umano”, informale. E lo stile che ti fa sembrare un uomo d'affari in un'e-mail può sembrare pomposo, innaturale in un messenger. Pertanto, quando si passa a questo canale di comunicazione dalla posta, vale la pena effettuare un aggiustamento della bilancia di mezzo passo.

Come la lingua influenza lo stile di comunicazione

Come mantenere lo stile desiderato in una lettera o in un messaggio? Prima di tutto, vale la pena prestare attenzione a quali parole e frasi scegliamo.

Scriviamo "I nostri ragazzi sono bravi ragazzi" - saremo "Amici". Indichiamo che "Abbiamo eccellenti specialisti che lavorano per noi" - diventeremo un "collega". Se scrivi "Gli specialisti professionisti lavorano nell'azienda", ottieni "Dipendente". Ebbene, se "i membri del team si distinguono per la presenza di professionalità", agiremo come "funzionario".

Quando lo stile di comunicazione consente l'uso di emoji e quando no

Nella corrispondenza moderna, formuliamo pensieri non solo con l'aiuto delle parole. Nel corso di facce buffe o tristi, cuori e persino cacca - emoji. E influenzano anche lo stile dell'autore e l'impressione di lui.

Usando le emozioni, diciamo al destinatario: "Siamo aperti, moderni!" Pertanto, le emoji si adattano al vivace e dinamico "Amico" e "Collega". Quando si utilizza il secondo stile, è meglio utilizzare le opzioni "classiche": una faccina, un cuore, una mano con il pollice alzato. "Buddy" può anche permettersi emoji creativi come diavoli e cacca.

Bene, "Dipendente" e "Collega" seri saranno disturbati dalle emoji: di che tipo di solidità ed equilibrio possiamo parlare se il messaggio è pieno di facce.

Facciamo due esempi usando le emoji.

1. Vogliamo compiacere i nostri colleghi con buone notizie:

"Grandi notizie! 🔥 Il nostro dipartimento ha vinto il primo posto al concorso "On Time to Work". 👍Il premio è una grande sveglia di cioccolato. Vieni alle risorse umane. Ognuno ottiene un pezzo! 😊»

Bisogna apparire aperti, vivaci, democratici, e quindi usiamo lo stile"Collega». E gli emoji si adattano perfettamente qui.

2. Ci rivolgiamo al management con una proposta seria:

“Buon pomeriggio, Ivan Yurievich! 😊 Offriamo di discutere la possibilità di utilizzare le nostre attrezzature per aumentare la capacità produttiva della vostra azienda. 🔥»

E qui le immagini sono fuori posto. Per noi è importante sembrare seri, professionali, è richiesto lo stile "Dipendente" e gli emoji non si adattano a questo.

Dovresti prestare particolare attenzione nelle situazioni legate alla negatività. Usiamo spesso le emoji per mostrare che siamo arrabbiati. Ma l'effetto può essere invertito.

Diciamo che hai scritto questo: “Buon pomeriggio, Margherita! Abbiamo appena scoperto che la fabbrica non è in grado di spedire il tuo ordine in tempo. 🤷‍♀️ Ci dispiace molto! 😢»

Margarita crederà al nostro dispiacere? Non è un dato di fatto. Per molti, l'emoji è ancora qualcosa di frivolo, "giocattolo". E Margarita potrebbe pensare: “Ecco gli ingannatori! Scrivono che sono dispiaciuti, ma disegnano facce loro stessi. Non hanno rimpianti!"

Come la struttura della frase influisce sullo stile

Per "adattarsi" allo stile scelto, dovresti anche prestare attenzione a come sono costruite le frasi nel nostro testo.
C'è sempre un "eroe" nella costruzione, quello di chi o di cosa stiamo parlando. Di solito fa qualcosa: costruisce, pensa, scrive, legge... E possiamo raccontarlo al lettore in modi diversi.

Consideriamo come funziona, usando l'esempio di un verso della poesia di Agnia Barto.

Il design più adatto per la corrispondenza commerciale: "Il toro cammina, dondola". In esso, l '"eroe" è nel soggetto (lo abbiamo sottolineato) e le sue azioni sono indicate verbi (evidenziato in grassetto).

Questo design è adatto per "Amico", e per "Collega" e per "Dipendente". Ad esempio: "I manager stanno discutendo di un progetto in una sala riunioni" o "La contabilità ha calcolato gli stipendi".

Se dobbiamo enfatizzare il nostro peso e la nostra solidità, possiamo aggiungere 1-2 frasi con un design diverso: "Il manzo si esibisce camminando e ondeggiando."

Qui "eroe" è ancora il soggetto, ma la sua azione è ora denotata da un sostantivo. "Walks" è diventato "walking", "rocking" è diventato "ondeggiamento". Esempi di tali proposte: “I manager stanno discutendo il progetto nella sala riunioni”, “La contabilità ha calcolato stipendi».

Nota bene: in questo caso paghiamo il "peso" e la solidità aggiuntivi con la chiarezza. Con tali frasi, la nostra lettera diventa più difficile da leggere, quindi è meglio non abusarne.

Tuttavia, questo non è il limite. C'è una costruzione più formale: "Camminare e ondeggiare sono eseguiti da un toro." In esso, l'azione è indicata non da un verbo, ma da un sostantivo, e "eroe" non è un soggetto. Esempi di frasi con questa costruzione: "Il progetto è discusso dai dirigenti nella sala riunioni" e "Il libro paga è stato redatto dal reparto contabilità".

Tali frasi sono molto difficili da leggere. Sono associati al lettore con il linguaggio dei burocrati: l'impiegato. Pertanto, dovrebbero essere utilizzati solo se è necessario rendere la lettera estremamente formale. Ad esempio, in un'affermazione formidabile, una richiesta - in modo che il destinatario senta: ecco, le battute sono finite, poi il tribunale e la prigione.

Scegliendo questo o quello stile, trasmettiamo un messaggio aggiuntivo al destinatario. Pertanto, è meglio utilizzare questo strumento consapevolmente, quindi diventerà un efficace mezzo di influenza.