6 consigli per ridurre i costi di viaggio
Miscellanea / / June 30, 2023
1. Sviluppare una politica di viaggio
Il tuo programma di viaggio dovrebbe includere:
- Un elenco delle spese che l'azienda è disposta a sostenere. Ad esempio, cibo e regali per i partner sono pagati dall'azienda, ma il dipendente paga per le comunicazioni mobili e i taxi.
- Limiti di viaggio e alloggio per i dipendenti di varie posizioni. Diciamo che gli hotel a quattro stelle sono per i capi dipartimento, gli hotel a tre stelle sono per i dipendenti ordinari.
- Regole di gestione dei documenti. Questi sono i termini per l'emissione di un viaggio di lavoro, la preparazione degli incarichi, la procedura per la presentazione delle domande e dei rapporti. È anche importante nominare un dipendente o un dipartimento che sarà responsabile del rispetto della politica di viaggio.
Puoi aggiungere modelli per i documenti di viaggio: sarà più facile per i dipendenti compilarli e il numero di documenti redatti in modo errato diminuirà notevolmente.
Per rendere ancora più redditizia la tua travel policy, scomponila in più parti in base all'importanza dei viaggi di lavoro. Pensa a regole e limiti diversi per loro. Questi viaggi possono essere:
- Per mantenere l'immagine. Presentazioni a conferenze, partecipazione a forum o corsi di formazione. Tali eventi non porteranno vantaggi immediati, quindi il costo dei biglietti e dell'alloggio può essere ridotto.
- Per lo sviluppo della società. Verifiche di lavoro, incontri e trattative. Tali viaggi hanno lo scopo di aumentare i profitti, quindi puoi spendere un po 'di più per loro. La priorità qui è il comfort dei dipendenti e la velocità di movimento.
Il sistema di codici ti aiuterà a ordinare i viaggi in base alle attività più velocemente. Assegna numeri a diversi formati di viaggio, raccoglili in un unico elenco e allegalo alla tua travel policy.
Gestisci facilmente le tue spese servizio di organizzazione viaggi OneTwoTrip per affari. Con esso, puoi impostare la politica di viaggio di un'organizzazione, impostare limiti per ciascun dipendente e pianificare viaggi di lavoro sul calendario. La piattaforma funziona con 800 compagnie aeree e offre, tra le altre cose, voli di gruppo. Trasferimento, biglietti per treni, treni, autobus e aeroexpress - tutto in un unico posto. Gli hotel di tutto il mondo sono disponibili per i clienti aziendali con sconti fino al 35% e nell'ambito del programma fedeltà per gli acquisti tramite il servizio è possibile ottenere fino al 5% di cashback.
La connessione al servizio è gratuita. Inoltre, non è previsto alcun canone di abbonamento mensile, quindi viaggi di lavoro irregolari non sprecheranno i soldi dell'azienda.
Per saperne di più2. Prendi in considerazione trasporti e alloggi diversi
L'aereo non è sempre il mezzo più comodo e redditizio per viaggiare. Se non ci sono voli diretti per la città desiderata, i collegamenti potrebbero richiedere più tempo del viaggio in treno. Inoltre, è davvero possibile lavorare in macchina: molti treni sono dotati di Wi-Fi, doppi scompartimenti e persino scompartimenti per citofoni. Un'altra opzione sono gli autobus. Un breve viaggio su di loro non danneggerà il comfort, risparmiando tempo e denaro a causa della mancanza di trasferimenti.
L'alloggio è la stessa storia. Un hotel è più caro, ma in centro a volte è più redditizio di un'opzione economica alla periferia della città: il costo di un taxi o dei mezzi pubblici coprirà la differenza. Succede che l'affitto giornaliero di un appartamento sia più economico di un hotel. E il Wi-Fi stabile e una lavatrice a portata di mano renderanno più confortevole un lungo viaggio.
3. Non prolungare il tuo viaggio
Più breve è il viaggio, più economico è per il business. Ogni giorno di lavoro è necessario compensare con indennità giornalieree se il viaggio cade nei fine settimana o nei giorni festivi, anche a doppia tariffa.
Pertanto, calcola sempre attentamente il tempo necessario per completare le attività. Ad esempio, se un dipendente deve parlare a una conferenza il giovedì pomeriggio, non è necessario portare il mercoledì e il venerdì in viaggio. Puoi volare la mattina e partire la sera: invece di tre giorni, un viaggio d'affari durerà solo uno.
Questo schema funziona nella maggior parte dei casi, ma ci sono delle eccezioni. Supponiamo che tutti i biglietti redditizi per il giorno desiderato siano finiti e rimanga solo la business class. Può costare più di una giornata e una notte in albergo. Qui vale la pena calcolare i costi di diverse opzioni, confrontare gli importi e scegliere la migliore.
4. Ottieni una carta aziendale
Con esso, i viaggi di lavoro diventeranno più comodi per te e per i tuoi dipendenti. Sarai in grado di impostare limiti in modo che i dipendenti non superino il budget durante i viaggi. Niente più spese non contabilizzate: vedrai tutte le transazioni nel tuo account personale. Inoltre, le carte aziendali di solito hanno bonus speciali, come un aumento del cashback o sconti sui servizi.
L'importante è che sarà possibile restituire l'IVA per gli acquisti senza inutili nervi. Per il rimborso delle tasse necessario solo una fattura, e se il dipendente paga la sistemazione in albergo e il trasporto in contanti o con la sua regolare busta paga, la carta non può essere emessa.
5. Offri ai dipendenti una scelta
Sembra che organizzare da soli voli e hotel sia la decisione giusta per risparmiare denaro. Ma c'è il rischio che la tua scelta sembri scomoda al dipendente: il comfort ne risentirà e la voglia di lavorare in viaggio rischia di diminuire. Inoltre, la persona responsabile della pianificazione perderà tempo che potrebbe essere speso per risolvere altri compiti più efficienti per l'azienda.
Se le condizioni di residenza e movimento saranno scelte dal viaggiatore d'affari, non dovrai preoccuparti di questi problemi. L'importante è indicargli i limiti e le condizioni della polizza di viaggio. Puoi anche affidare gli acquisti a una persona responsabile, come un contabile: il viaggiatore fornirà collegamenti a opzioni convenienti, l'organizzatore pagherà per loro, quindi condividerà biglietti e dettagli della prenotazione.
6. Analizza i rapporti dei viaggi precedenti
Controlla i documenti di diversi dipendenti, verifica se i costi differiscono e cerca i motivi dell'aumento della spesa. Ad esempio, qualcuno ha scelto un volo scomodo per l'azienda o ha cenato esclusivamente in ristoranti costosi. Tali dati aiuteranno ad adeguare la politica di viaggio e portarla all'opzione migliore per le imprese.
Per semplificare l'analisi, vale la pena disporre di una tabella pivot. Suddividi il documento in colonne per categoria: biglietti, alloggio, pasti, comunicazioni mobili, trasporti durante il viaggio e così via. Si prega di indicare anche la data della trasferta e il nominativo del dipendente distaccato. Solo gli importi delle spese possono essere caricati nella tabella e lasciare che i dettagli vengano memorizzati nei report. Se noti un'anomalia, ritira le scartoffie per vedere perché la spesa è aumentata.
Non è necessario mantenere una tabella da soli: puoi utilizzare i servizi online che già forniscono tali strumenti. Relazioni e documenti di chiusura in "OneTwoTrip per affari» vengono generati automaticamente e puoi ottenerli tramite EDI. L'analisi visualizzerà addebiti su una carta aziendale, spese su depositi e pagamenti posticipati su fatture di hotel e viaggi, inclusi biglietti di gruppo. Il servizio si integra con 1C: Contabilità. Ciò consente ai dipendenti di scegliere autonomamente le opzioni appropriate e al contabile di pagarle in modo conveniente per l'azienda.
Per il comfort e la sicurezza nei viaggi di lavoro, "OneTwoTrip per affari» esiste un servizio di assistenza attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Puoi contattarla telefonicamente, nei messenger o nella chat del tuo account personale. Gli specialisti ti aiuteranno ad affrontare rapidamente il problema e a trovare opzioni di alloggio o biglietti alternativi.
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