Come impostare il call center di un'azienda per aumentare le vendite

Quando si avvia un'impresa, un imprenditore ha molti compiti. Per promuovere la tua attività, devi creare account di società di vendita nei social network, impostare pubblicità a pagamento e lanciare un sito web. In questo trambusto, non dovresti dimenticare il call center: può diventare un canale di vendita significativo. Devi solo tenere conto di alcuni punti importanti durante la creazione.

1. Distribuire le chiamate tra i dipendenti

La comunicazione con i clienti e le vendite sono grandi compiti che dovrebbero essere suddivisi in più fasi. Altrimenti c'è il rischio che il dipendente, che riceve chiamate solo dalla mattina alla sera, si esaurisca rapidamente e inizi a parlare con frasi come "Sono solo, ma siete in tanti". Questo comportamento può allontanare i clienti. La distribuzione delle chiamate in arrivo aiuterà a prevenire il burnout dei dipendenti, ad esempio a seconda dell'argomento della domanda. Uno specialista può parlare di promozioni e offerte, un altro specialista può parlare dell'esecuzione del contratto e il terzo si occuperà del lavoro con i reclami.

I moderni PBX aziendali consentono di impostare l'inoltro delle chiamate in entrata a dirigenti e reparti in modalità automatica. Sarà anche utile dare alle chiamate una priorità diversa a seconda delle esigenze dell'azienda. Se l'obiettivo attuale dell'azienda è promuovere nuovi prodotti, le richieste per loro dovrebbero essere soddisfatte con un minimo di attesa. E quando devi lavorare sulla qualità dei servizi, dovresti prestare attenzione alle chiamate dei clienti che vogliono dare un feedback.

2. Integra il call center nel tuo sistema CRM

Una telefonata è il primo punto di contatto per un cliente con la tua attività. In questo caso, è importante avere il tempo di descrivere al potenziale acquirente i vantaggi della collaborazione e di elaborare eventuali obiezioni. Se un responsabile dell'ufficio risponde alle chiamate, è improbabile che riesca a far fronte a una conversazione del genere: dovrai collegare rapidamente uno specialista delle vendite.

Per non perdere tempo e clienti, vale la pena collegare il PBX aziendale al CRM, quindi il team di vendita prenderà immediatamente il cliente. Le informazioni della richiesta rimarranno nel sistema, quindi non devi preoccuparti dell'effetto telefono rotto quando i dati vengono trasferiti dalla persona che risponde al telefono al reparto vendite. E i dati verranno archiviati in un unico posto e non su computer separati con password. Se il capo principale è andato in ferie o in congedo per malattia, i colleghi potranno assumersi i suoi compiti.

Allo stesso tempo, nei moderni servizi mobili aziendali, è possibile assegnare al cliente uno specialista separato. Quindi saprà che nella tua azienda ha "la sua persona" che ricorda la sua storia ed è pronta ad aiutare su varie questioni.

3. Personalizza il menu vocale

Questo è un saluto sonoro che fornisce informazioni primarie sull'azienda. Puoi includere il nome dell'organizzazione e il profilo del suo lavoro nel messaggio: questo ridurrà il numero di chiamate errate. Inoltre, il menu vocale ha un evidente vantaggio emotivo: è un modo per prendersi cura dei clienti. Se l'acquirente ha una richiesta specifica, tramite il menu sceglie a quale specialista reindirizzare la chiamata e non ricade su una persona a caso che potrebbe non sapere come aiutarlo.

In un sistema mobile aziendale, è anche comodo impostare la segreteria telefonica. Le chiamate in arrivo verranno registrate automaticamente anche a tarda notte o nei fine settimana e nei giorni festivi quando nessuno è in ufficio. Devi solo avvisare il cliente di quanto tempo impiegherà la risposta e, ovviamente, richiamarlo entro il tempo stabilito.

4. Rendi il numero multicanale

Se un cliente riceve ripetutamente un segnale di occupato o attende a lungo prima che il gestore risponda al telefono, è improbabile che ciò lo spinga all'acquisto. L'impostazione di un numero multicanale ti consentirà di ricevere contemporaneamente più chiamate contemporaneamente per non perdere potenziali vendite.

Puoi anche assicurarti che le chiamate in arrivo arrivino ai telefoni cellulari dei dipendenti. I manager risponderanno loro indipendentemente dal fatto che siano in ufficio o meno. In questo caso, il reindirizzamento avverrà automaticamente: i clienti vedranno solo il numero dell'azienda principale. E il gestore non deve lasciare dozzine di contatti sul sito web o sulle pagine dei social network per la comunicazione.

5. Raccogli le statistiche delle chiamate

Tali dati saranno utili per analizzare la conversione e la qualità del lavoro dei manager. Se su 50 nuove richieste nessuna raggiunge un accordo, è possibile che gli specialisti delle vendite commettano errori da qualche parte.

I servizi mobili per le aziende ti consentono di raccogliere informazioni automaticamente in un unico posto e di registrare le conversazioni. Questo non è per spiare i subordinati. Questo approccio aiuterà a comprendere i punti di forza e di debolezza dei dipendenti per aiutarli a diventare più sicuri ed efficaci sul lavoro. Ad esempio, puoi migliorare gli script di conversazione o organizzare la formazione aziendale.

I moderni PBX aziendali sono in grado di analizzare automaticamente le conversazioni, valutare i dialoghi per parole chiave o persino per intonazione. Ma tali servizi sono in grado solo di eseguire analisi primarie e non annullano il lavoro del manager: la decisione su come eseguire il debug degli algoritmi di vendita spetta a lui.

6. Scegli un bel numero

È importante prestare attenzione a tale opzione quando si cerca un PBX aziendale adatto. La bellezza in questo caso non è solo una questione di estetica e prestigio, ma anche di riconoscimento. Il passaparola può funzionare qui: se la combinazione digitale viene ricordata a colpo d'occhio sul banner pubblicitario, gli acquirenti possono facilmente trasferire tra loro il numero dell'azienda. Non è necessario che il tuo contatto sia composto da sei numeri identici, è sufficiente ripetere il primo o l'ultimo di essi.