Controllare il "idrante", o come non annegare nella marea di informazioni e attività

Con il vostro elenco di attività "idrante" è mai vuoto. Perché "idrante" - non è solo informazione, è una fabbrica di nuovi posti di lavoro. Alcune voci nell'elenco delle attività sono chiare, come ad esempio e-mail dal capo o clienti che richiedono attenzione. Ma molti non sono espresse in modo esplicito.

Questo articolo, che vale la pena leggere e riflettere su di esso. Il post che si desidera commentare. Condividi è con amici e colleghi.

Non importa quante ore al giorno si è coinvolti in una piccola impresa. La cosa principale è che finiscono in vista. Questo è il "idrante".

E questo concetto è molto più ampio di un semplice elenco di attività. E nel corso della giornata, purtroppo, è ancora 24 ore.

allodola

Se siete come me, tutto il lavoro ben creativo e complesso Si sta muovendo al mattino presto. Ci sono molte ragioni - psicologici e fisiologici, - perché questo è così. Ma i vostri ritmi interiori "idrante" sono profondamente indifferenti. Perché, durante il sonno, la quantità di informazioni continua ad aumentare.

La colazione, aprire la posta in arrivo, e il flusso di "idranti" frantuma lo schermo che tutta la notte era sotto la pressione delle lettere nei conti di posta nel "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello e la come. Nel calendario - soddisfare le richieste e le istruzioni dal boss, partner, clienti, subappaltatori, colleghi. E il fatto che ieri non era nella lista compito oggi illuminata e richiede l'esecuzione immediata.

"Idrante" non aspetterà per voi. Egli chiede a gran voce il vostro tempo e attenzione.

Improvvisamente l'orologio 11 del mattino - e hai già perso la parte migliore della giornata.

Come rispondere a questa situazione? In generale, offrono due opzioni: o per modificare il comportamento o l'uso della tecnologia. Ma perché non utilizzare la tecnologia per creare una fondazione per il cambiamento di comportamento?

Come gestire le informazioni, le attività e le idee in modo efficace? Deve essere chiaro che il continuo flusso di informazioni, e, in generale, è più flussi: Informazioni fornite da e-mail, social network e dei media, siti web, giornali, durante gli incontri, amici e anche il tuo testa. Tutto ciò non può essere coperto.

È necessario elaborare i messaggi, decidere cosa fare con loro: per rispondere, utilizzare, condividere, Salva per più tardi o di eliminazione? Quando farlo? E come trovare il tempo per affrontare tutto questo?

Purtroppo, la modalità multitasking, quando si tenta di ottenere tutto in una volta, non funziona. Che non controlli il vostro programma, si è difficile trovare il tempo libero, a parte la posta e concentrarsi su qualcosa per più di 5 minuti. Se è così, date un'occhiata al mio metodo di gestione del tempo per la massima produttività per tutto il giorno - forse questo è quello che ti serve.

Tre strumenti e tecniche supplementari

rituale quotidiano. In questo momento ci siamo impegnati nella organizzazione e pianificazione, concentrandosi sulle maggiori e minori problemi.

Lo studio - Queuing - informazioni di borsa - Distribuzione. Le rimesse dal "idrante" nel materiale con cui lavorare. Formare un elenco di attività, una biblioteca personale di risorse utili, le informazioni del nastro stabile dai social network e dei media.

Portare i casi fino alla fine. Gestiamo un elenco di attività e il proprio tempo.

Il lavoro in conformità con i ritmi interni

Solo si sarà in grado di calcolare il proprio insieme di modi per aumentare la produttività - tutto quello che posso condividere solo la mia.

Io sto fuori il momento migliore per affrontare le sfide più importanti

Al mattino, quando il mio cervello funziona meglio, ho allocare 2-3 ore per garantire che i lavori sul compito più importante, e non essere distratti più su questo. Gli studi dimostrano che i lavoratori che sono distratti - o sono essi stessi distratti - almeno una volta ogni 3 minuti, richiedono ancora un minimo di 20 minuti di tuffarsi nel compito.

Iniziare la giornata vale la pena con un compito difficile, anche se quella persona può iniziare con qualcosa di più facile. Al giorno necessario per circostanze impreviste, riunioni supplementari - e una delle principali priorità e non verrà eseguito.

una pausa

Qualunque cosa fosse, di solito dopo 60-90 minuti la concentrazione diminuisce, quindi condivido una mattina il periodo di lavoro in due parti, il che rende una breve pausa, durante la quale lascia necessariamente il lavoro posto.

Gli scienziati sostengono che una sedentario conduce stile di vita per problemi cardiaci, cattiva postura, alcuni tipi di cancro.

Anche se ci si siede in un posto per soli 30 minuti, il metabolismo rallenta al 90%.

in serata

Il livello di energia scende bruscamente nel pomeriggio, che è il motivo per cui molti preferiscono in questo momento per dormire un po '. Dopo cena provo:

• di incontrare persone, sono sicuro, che non è certo in grado di fare un buon lavoro in un momento, e la comunicazione dà una spinta in più di energia;
• occupa un piccolo, semplice, e gli obiettivi organizzativi.

Mattina e sera rituale

È necessario decidere esattamente cosa fare in queste ore. Questo significa che è necessario aprire la posta, di tradurre una parte dei messaggi nella lista delle attività e trovare il tempo per loro, tra gli altri progetti.

Il problema è che i messaggi si riempie la posta - veri vampiri che si nutrono sul vostro tempo. analizzandoli, spendere più tempo e fatica di quanto sembri. E la cosa peggiore che, non importa come tesa, una parte di voi vuole sempre controllare la vostra casella di posta.

La soluzione è che in entrata dovrebbero essere considerati come animali pericolosi, che il più delle volte è necessario tenere in una gabbia, ma ancora di tanto in tanto ai prodotti, in modo che non si scoppiano.

Ho lavorato con i membri due volte al giorno - al mattino e alla sera rituali. Sono così abituati a questa procedura che lavoro con entrata è diventato pazzo per lo stesso compito automatizzato, sia per la necessità di mangiare il corpo e bere.

Tra questi due periodi, non mi preoccupo se qualcosa nella posta e non è stato dimenticato se ho qualcosa di importante - ho fiducia nel mio sistema. Pertanto, la chiusura della casella di posta, vado a lavorare con le idee chiare.

E come il rituale di mattina di solito è breve (la maggior parte delle questioni organizzative a sinistra per il rituale sera), pago di più attenzione al compito più importante.

elenco delle attività

Per organizzare la vostra giornata e fermare il flusso di entrata, succhiare tutto il succo dalla tua vita, hai bisogno di tecniche e strumenti di uso.

Uno di questi tecniche efficaci è il "Studio - Queuing - informazioni di borsa - Distribuzione", che si traduce in un flusso disordinato:

• conveniente per l'elenco delle attività,
• biblioteca personale di materiali utili, che sono memorizzati per il successivo funzionamento con loro,
• un insieme di materiali da condividere con i colleghi.

Idealmente, queste devono essere affrontate durante la mattina e la sera rituale. Esaminiamo questo processo in modo più dettagliato.

Lo studio ha incluso

Posta in arrivo - è tutto da e-mail e messaggi su Twitter e finitura le registrazioni.

In primo luogo, ricordate, non in entrata non richiede una risposta immediata. Abbiamo tutti imparato per inviare e ricevere risposte rapide alle e-mail, ma è sbagliato: chi si aspetta che impone obblighi aggiuntivi su di voi.

In secondo luogo, aperto ogni e-mail e rispondere ad essa - assolutamente inefficiente. Sarete più produttivo se si fa una cosa. Ad esempio, basta sfogliare tua casella di posta. Il nostro cervello non è molto buoni collegamenti multipli compiti insieme. Quando la gente pensa che essi possono facilmente far fronte con il multi-tasking, infatti, hanno appena passare rapidamente da un compito ad un altro. Ma questo ha un effetto negativo sulla percezione e la concentrazione.

Pertanto, quando si apre la casella di posta, è sufficiente controllare. Questo è un modello single-processo classico "di portare il caso fino alla fine":

• se si può vedere l'entrata in meno di due minuti, e fare;
• se non è possibile, aggiungerlo alla lista dei compiti che devono tornare più tardi;
• si può semplicemente ignorare il file.

Anche se si apre la lista di coda in arrivo subito dopo la visualizzazione di un messaggio, avete ancora tempo per riaggiustare.

Vista di mattina in arrivo solo quando assolutamente necessario.

Quando al mattino per visualizzare i messaggi, porsi una domanda: se sono urgenti? Questi messaggi urgenti - il tuo nemico numero uno, in quanto sottraggono tempo prezioso che vorrebbe spendere per svolgere il compito più importante.

In caso contrario, non vi resta che aggiungere alla lista selezionare "Controlla i messaggi in serata" compiti.

Fare la fila

attività non urgenti che prendono più di 2 minuti, messi in una delle due sezioni di linea:

1. Quello che dovete leggere questo: risorse online che avete bisogno di leggere e meditare un clic la metti in tasca. Questi materiali possono tornare più tardi e da qualsiasi dispositivo.
2. Ciò che deve essere fatto: i messaggi in arrivo utilizzando DoIt.im inoltrato direttamente all'elenco delle attività.

Naturalmente, l'elenco delle attività può essere manualmente, ma credo che è più comoda applicazione.

Lettura e distribuzione di materiali nella biblioteca personale

Durante la serata rituale torno alla lista dei compiti e controllare i materiali in coda per la lettura. Da quando uso il Pocket, posso guardarli mentre si viaggia in metropolitana in attesa di una riunione o in qualsiasi altro momento libero. Pertanto, di solito subito un giro di vite sulla lista.

Se il materiale è davvero la pena, lo aggiungo alla Diigo - la mia biblioteca online di materiali utili. E 'possibile organizzare i tag, così facile da trovare una nota il giorno dopo, un mese o anche un anno. E un ringraziamento speciale per l'opportunità di Diiogo ricerca sfaccettata.

tag l8r (che è poi - dagli inglesi. "Più tardi") mette la risorsa in un altro luogo, a cui mi rivolgo durante i controlli notturni nell'elenco delle attività.

Inoltre, Diigo salva automaticamente una copia di qualsiasi testo che ho aggiunto nel campo della nota. Posso modificare questa nota, incollare commenti, idee che appaiono al momento opportuno, quando voglio qualcuno di materiale azione.

quota

Alcuni tag in Diigo ti permette di pubblicare un qualsiasi punto risorsa. Grazie per quel magico IFTTT:

• con il tag come il materiale viene inviato al mio Tumblrkak Post ha citato
• se si seleziona un tag Tweet titolo e un link al post inviato a Twitter,
• È possibile configurare i tag su altri conti: LinkedIn, Facebook ...

Grazie a questo metodo, l'intero flusso del "idrante" viene inviato l'elenco delle attività e una biblioteca personale e risorse selezionate, a loro volta, possono essere condivisi. E tutto questo senza perdere la concentrazione.

rituale serale

Dal momento che questa mattina voglio concentrarsi sul lavoro creativo, di sera rituale - è la pietra angolare per la pianificazione per l'intera giornata.

Come faccio ad avviare un rituale serale

Con il tempo dopo il pranzo:

• Ho già finito la mattina al lavoro sul compito più importante;
• in entrata accumulato messaggi non letti che ho ricevuto quando ero occupato a lavorare sul compito più importante;
• in coda nella lista delle attività contenute Taxco, che io ci metto la mattina, e attività comuni che eseguo durante la serata rito ogni giorno.

le attività quotidiane correnti

Come accennato in precedenza, la sera rito comprende attività quali:

1. View. Si tratta di un controllo completo di tutti: mi occupo di tutto il possibile, anche con quei materiali, il lavoro che avrà più di 2 minuti.
2. Leggi, distribuire, condividere. Io lavoro con tutte le cose interessanti che ho aggiunto nelle ultime 24 ore.
3. Controllo elenco delle attività. Aprire turno, obiettivi e sulla base dei progressi compiuti nei lavori sul compito più importante, I:

• Decido che farò questa sera, e che riporto al giorno successivo,
• decidere quale compito è il più importante compito di domani mattina, e determinare quanto tempo avrà bisogno di essere pagato,
• del tempo di programma di riposo (o posizionarlo su allora o mai).

Ci sono diversi casi in corso, ad esempio per rispondere alle email ricevute ieri, o tenere la contabilità finanza e gli altri. Alcuni di loro appaiono solo nel giorno speciale. Per esempio, ho controllare quanto sopra Diigo ogni Mercoledì e Sabato.

prova settimanale

Ogni Lunedi nella lista delle attività è necessario includere la voce "Fare una lista di obiettivi per la settimana." Così ogni notte per una settimana, mi tengo in mente l'obiettivo: tornare utile quando si deve decidere cosa fare oggi, e cosa lasciare per più tardi.

Ogni Venerdì sera, ho mentalmente rivedere questi obiettivi e criticamente valutare.

Solo allora viene il tempo di riposo

Come la sera più facile da gestire calendario e più difficile da lavorare su problemi difficili, poi durante il giorno sono suscettibili di essere impegnati in vista e aggiungere attività e materiali in atto. Ma anche in questo caso, almeno la metà della giornata il Posta in arrivo sarà chiuso.

La mia giornata si conclude obiettivo "Studio - Queuing - informazioni di borsa - Distribuzione", quindi un nuovo turno, giorno per iniziare senza un carico di lavoro incompiuto.

Ci auguriamo che questa tecnica sta aumentando la produttività sarà utile a voi.