Come utilizzare efficacemente la vita del sistema GTD

Questo materiale - una continuazione di questo articolo "Come pulire gli affari e tutto per tenere il passo: Guida completa del sistema GTD». In primo luogo, vale la pena di fare la conoscenza con esso, come spiegato in dettaglio molti dei concetti utilizzati.

In questo articolo - una guida passo passo su come applicare GTD nella vita. Durante la scrittura, io uso le seguenti linee guida:

• Versatilità. Qui descritte sono idee universali, e li usa per costruire una per te sistema GTD, che lavorerà con esattamente quei servizi a cui era abituato.
• Semplicità. Il sistema dovrebbe essere intuitivamente facile da usare. Alla data di entrata ed elaborazione delle informazioni deve spendere un minimo di tempo e di energia, così come la pianificazione delle seguenti azioni. Solo allora il sistema funzionerà a lungo termine, anche dopo lunghe pause, ad esempio, se si va in vacanza per un mese, poi, quando si torna, si sarà in grado di ripristinare il suo approccio alla gestione affari interni.
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• Affidabilità. La cosa più importante - è di essere sicuri nel suo sistema, vale a dire che dimentica niente in programma, in modo da vedere il promemoria al momento giusto.
• a una concentrazione importante. Il sistema dovrebbe aiutare a concentrarsi su come si sta facendo in questo momento, e in quei casi, che sono importanti nel lungo periodo.
• Piacere. sistema di gestione dei casi e gli obiettivi dovrebbero portare il piacere. Ad esempio, quando sdraiato sul divano dopo una dura giornata di lavoro con il telefono in mano, cancellare dalla lista delle attività completate, e ottenere da essa un vero piacere. Soprattutto quando si è resa più la crescita della produttività del vostro programma.

5 fasi principali del sistema GTD

Fase 1. raccolta di informazioni

Per raccogliere assolutamente tutte le cose, anche il più piccolo, allora la nostra mente sarà chiara e agiremo nel modo più produttivo possibile.

Non è quindi il lavoro standard listePoiché la maggior parte le persone catturano spesso solo le cose più importanti, e le centinaia di problemi che non sono così importanti, non prendere in considerazione. Ma si tratta di un piccolo problema ad, ricordando con frequenza, utilizzare una parte significativa delle risorse del cervello e creare esperienze aggiuntive che portano alla fatica e lo stress.

Uno dei principi importanti del sistema GTD - è completamente scaricata dalla testa di tutti i compiti e li mise in un sistema affidabile che contribuirà al momento giusto per pensare a questioni importanti.

Ancora bisogno di tenere conto che i cestelli per raccogliere i dati in entrata dovrebbe essere il minimo. In un ideale - uno. Poi sarà più facile da gestire.

Fase 2. elaborazione delle informazioni

In questa fase, stiamo elaborando le informazioni che è nel nostro paniere "posta in arrivo".
Ci sono tre opzioni per come possiamo fare in questa fase:

• Contrassegnare un'attività come "Azione", indicando la fase successiva della sua attuazione e la scadenza. Non è possibile specificare scadenzaSe non c'è precisa comprensione di quando per eseguire l'operazione.
• Spostare le informazioni contenute nella "Directory", se non hanno bisogno di nulla, ma potrebbe tornare utile in futuro.
• Eliminare le informazioni, stabilire che si tratta di "spazzatura": che è quello di fare con esso non ha bisogno di niente e lei non tornare utili in futuro.

Fase 3. organizzazione azione

Tutte le azioni si svolgono attraverso il seguente imbuto.

Filtro 1 - "clipping"

Chiedete a voi stessi, ne ho veramente devo eseguire questa azione? In caso di dubbio, eliminare.

Filter 2 - "Delega"

Chiedetevi se avete bisogno di fare, allora ha davvero a svolgere di persona sono io? In caso contrario, delegare la responsabilità e il punto il risultato finale, le fasi intermedie di controllo (punti chiave) e la scadenza.

Se l'azione deve eseguire lo si sposta al filtro successivo.

Filtro 3 - "Azione"

Chiedetevi, questa azione avrà più 2-5 minuti? In caso contrario, fare ora e rilasciare la testa. Se è così, drop-in.

Azioni nel sistema possono essere dei seguenti tipi.

"Passaggi successivi" - compiti semplici, che consistono di una singola azione (chiamata, scrittura, movimento, e così via). Ad esempio, l'azione di "Change su pneumatici ruote invernali" sarà composto da seguenti semplici passi: chiamare e un workshop, tempo di programma nel calendario per unità al momento giusto riparazione auto.

Tali azioni sono convenienti per raccogliere gli elenchi di luogo e circostanza (liste di contesto). Può essere un elenco di "The Shop", dove si stanno inserendo tutto quello che avete bisogno di acquistare quando si è in un negozio, o un elenco di "La sedia", in cui si aggiungono gli appuntamenti e le attività che possono essere eseguite in serata dopo il lavoro in suo preferito sedia. O un elenco di "Chef-domande" dove annotare tutte le domande che si trovano a dover il capoPoi, per risolverli tutti in una volta.

Tutte queste azioni, di solito fissare o "Google Calendar"(Incontri ed eventi) o Todoist - servizi cloud, dove è conveniente per sistematizzare il compito.

"Progetti" - compiti da svolgere che richiedono più di un passo. Per il progetto spostato dal punto morto, è necessario descrivere i primi passi per applicarla e lasciare un promemoria su di esso in un sistema affidabile. Di conseguenza, i giri del progetto in una catena di semplici passaggi, ognuno dei quali può essere fatto nei prossimi cinque minuti e ottenere un risultato.

Progetti ho posto sulle carte Trello. La carta è un contenitore ideale per i progetti, in cui è possibile inserire:

• descrizione e lo scopo del progetto;
• collegamenti ad altri documenti sul progetto;
• i nomi dei responsabili;
• scadenza;
• liste di controllo con le seguenti operazioni;
• Osservazioni sul progetto;
• i file necessari, e così via.

"Azione differita". Se non siamo in grado di pianificare i prossimi passi senza ulteriori eventi o informazioni (ad esempio, attendere che il telefono invierà un centri di assistenza familiare, dove è possibile con profitto sostituire i pneumatici), tale azione saremo entrati nella lista di "differita". Opzionalmente, si può mettere un promemoria che avete bisogno di qualcosa per il controllo.

Tali elenchi di casi possono essere strutturati in un contesto di lista. Ad esempio, fare una lista dei compiti che sono affidati al suo assistente.

Lista "Someday" Contiene opere che non richiedono misure attive ora, ma vorremmo svolgere in futuro.

Può essere:

• libri, E corsi di formazione video che vogliono acquistare;
• competenze utili che vuole imparare;
• Luoghi voglio visitare;
• cose che si vogliono acquistare.

Si dovrebbe periodicamente guardare a questo elenco, prendendo record e li trasformano in obiettivi da raggiungere che si lavorerà.

Fase 4. revisione periodica

Per il sistema di lavoro, è necessario rivedere regolarmente i compiti e progetti principali per rimuovere quelli che non sono più rilevanti, e il nuovo ordina per priorità e inviato al lavoro.

A tal commentare un è stato effettuato su base regolare, seguire questi suggerimenti:

• Lasciare agire per 30-60 minuti nel calendario per la revisione (inizialmente una volta a settimana sarebbe sufficiente).
• Fare una lista di controllo o di pianificare una tale revisione, che espone la sequenza, che dietro ciò che accade. Questo piano non dovrebbe essere troppo difficile, e la revisione non dovrebbe richiedere troppo tempo, altrimenti semplicemente non farlo regolarmente.

Qui di seguito - un esempio della mia lista di controllo con panoramica settimanale. L'ho fatto in un formato interruttori presepi con la sequenza d'azione, che mostra i servizi / documenti, che guardo. È possibile inserire nella lista abituale o disegnare dalla mano di un circuito che si sono confortevoli.

Stampare quattro come lista di controllo per un mese. Durante la revisione settimanale di prendere uno di loro in braccio e portato espunta dalla lista. Questo semplice esercizio vi motivano a continuare a condurre tali recensioni.

Fase 5. azioni

Quando un piano è redatto per una settimana, rimane ancora agire. Non lasciate che uno degli errori principali principianti di lavorare sul sistema GTD quando troppo tempo viene speso per l'organizzazione dei compiti al posto della realizzazione vera e propria.

Ecco alcuni consigli per rendere l'azione più efficace.

1. I piani per il giorno sulla base del piano per la settimana. Dividere il giorno in blocchi, la selezione di 2-3 unità per l'esecuzione di cose importanti e un paio di isolati assegnato ad altri compiti. Unità Durata - in media 60-120 minuti. Il blocco viene inserito tra il tempo libero per i casi di emergenza.
2. I lavori per il sistema PomodoroPer questo è possibile impostare il timer. La sua essenza è semplice: ogni 25-30 minuti di funzionamento, fare una pausa per cinque minuti, e dopo la terza unità di business - una lunga pausa (15-30 minuti). Totale ci sono tre blocchi di 30 minuti con pause di cinque minuti, seguito da una lunga pausa per 15-30 minuti. Durante il giorno è possibile trascorrere 2-4 tali cicli, a seconda di quanto spesso si sta distraendo.
3. Durante gli affari importanti unità cercano di evitare di essere distratti da altre persone e altri suoni (è possibile includere una cuffia speciale musica per la concentrazione).
4. Determinare quando i livelli di energia di un massimo (per esempio, dal 7 al 9 del mattino), e in questo momento di eseguire le cose più importanti che si avvicinano agli obiettivi personali.
5. Non si prevede troppe cose importanti da fare per il giorno: è sufficiente 1-3. E 'importante che alla fine della giornata, guardare le cose incrociate nel vostro piano, eri felice e ha fatto un piano realistico per il domani.