Come creare il sistema di gestione delle attività perfetto

Dedicato a tutti coloro che sono appassionati di vita, ha un piano ambizioso, e vasti interessi di un gran numero di attività quotidiane.

Un tempo argomento di gestione delle attività mi ha affascinato con la sua testa. Ho cominciato a collezionare tecniche e suggerimenti. Ogni Ho preso qualcosa che lavora esclusivamente per me. Ho cercato di mettere in pratica tutto l'eccesso viene tagliato. Il risultato è stato un sistema che voglio ora di presentare per la tua opinione. Ma ricordate - il sistema unico ideale, può essere solo quello che è conveniente per voi.

• Dovrebbe essere facile.
• Non dovrebbe prendere molto tempo per lavorare con lui.
• Non interferire, e una migliore assistenza nella pianificazione, sia il giorno e l'anno. le attività di pianificazione e gestione in corso devono essere uniti.
• Dovrebbe aiutare promemoria, essere sempre a portata di mano e permette di prendere note.
• Esso dovrebbe coprire tutte le aree della mia vita.
• Essa dovrebbe contribuire a "guardarsi intorno" tutte le sfide attuali e future. In questa struttura dovrei mettermi.
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• A causa del sistema, devo sapere esattamente che cosa e quando lo faccio, il sistema dovrebbe essere sufficientemente flessibile.

Sistema di gestione delle attività è costituito da 3 elementi principali: gruppi di lavoro struttura (cartelle, struttura di cartelle, di contesto), regole di gestione delle attività e strumenti che tutto questo aiuta.

Posso tranquillamente dire - Ho provato tutto sul tema del programma. In Windows esattamente tutto dalla task leader e PIM essenziale, ai poco conosciuti, come ad esempio Chronos. Su Mac aventi tutti la possibilità di sincronizzare tra i dispositivi. Il residuo secco - 1 programma. si chiama La mia vita organizzata. Sviluppatori borsisti e umnichki. C'è un programma per lungo tempo, e ogni nuova versione piace di più. Per me un enorme vantaggio in questo software è la possibilità di configurare il sistema per soddisfare completamente le vostre esigenze. In questo caso, nulla di complicato. In altre parole, questa piattaforma permette di creare dei problemi della struttura e di rispettare tutte le regole di gestione. Beh, naturalmente sincronia con tutti i dispositivi e le piattaforme. L'unico peccato è alcuna versione per Mac (iOS è). Una più dettagliata introduzione alla La mia vita organizzata Vi lascio con voi. Da me solo raccomandare.

Inoltre, io uso Evernote per memorizzare note e materiali sfusi. direttore di mente per la pianificazione. Calendario - nativo di Mac. Microsoft Project - per la progettazione e gestione di progetti di grandi dimensioni, per lo più per il lavoro.

In molte tecniche, come la GTD e agile Risultati, offerta ai compiti divisi in cartelle secondo le sfere della vita. Mi piaceva l'idea, ma per me stabilito che non avrò più di 5 cartelle di livello superiore a una determinata cartella di tempo per le note + + Posta in arrivo. Prima, ero solo 2 cartella - lavoro e privato.

Il mio attuale struttura di livello superiore:

• Posta in arrivo.
• lavoro
• sviluppo
• casa
• Ironman
• sito web

A mio parere, il più geniale di introduzione GTD è diventato cartella Posta in arrivo e la regola - non tenere il compito in mente. Ho cominciato a seguire questa regola rigorosamente. Attività, anche piccole, idee, note, solo un pensiero che può tornare utile - tutto è registrato. Inizialmente, tutti entrare nella Posta in arrivo. Alla fine della giornata, riesco a distinguere il blocco e distribuisce tutte le cartelle.

Cartella "Lavoro", "Sviluppo" e "House" si trovano nella struttura del tempo. Inoltre, un massimo di 2, riservato a quelle aree o progetti che occupano la maggior parte del tempo o hanno un alto valore in questo momento. Fino ad oggi, questa è la cartella associata con la preparazione per l'Ironman e la cartella di progetto del mio sito web. Posta in arrivo Io non credo nella top five.

In realtà, c'è un'altra cartella. Si chiama «cose normali». Questa cartella contiene tutte le attività regolari. Ci sono tutte le cose che devono essere fatte giornaliera, settimanale e mensile. Tali casi comprendono: analisi delle cartelle Posta in arrivo, un giorno vista delle cartelle, la definizione degli obiettivi per il periodo e eccetera A quel tempo, l'organizzazione di attività regolari in una cartella separata mi ha aiutato abituarmi alla nuova ordine. Questo è un buon strumento per organizzare se stesso e di sviluppare abitudini di lavoro con il sistema. Basta non dimenticare di mettere promemoria per le attività. Come opzione - per fare un problema di questo genere nel calendario.

Tutti gli altri progetti e le attività si trovano nella cartella principale.

E 'semplice e chiaro senza spiegazioni.

In tutta la struttura della cosa principale - la semplicità. Ci dovrebbe essere un gran numero di cartelle e sottocartelle. Non più di 3 livelli. In caso contrario, il sistema diventa ingombrante inutilmente, e quindi cessa di svolgere la sua funzione principale - per aiuto nel lavoro. Inoltre, la struttura ingombrante estremamente facile da lavorare con i dispositivi mobili.

I contesti sono una cosa molto comoda. In sostanza, il contesto non indichi un'indicazione specifica o condizione in cui viene eseguita l'attività. Un'attività può avere molteplici contesti. Così come la struttura delle cartelle, è importante qui è la semplicità. Evitare contesti nidificati. Utilizzare questi contesti vengono utilizzati veramente spesso e hanno un gran numero di compiti.

1. Tutte le attività sono inseriti nel sistema al momento del verificarsi. La sua testa non ha mantenuto. Entrando compiti solo alla cartella Posta in arrivo.
2. La formulazione del problema, nella fase di entrata, deve essere univoco. Se il nome non è sufficiente, è necessario spiegare - quello che volevo dire. Ciò è necessario, in modo da non vi ricordate cosa ho bisogno di fare nel problema, per esempio, "Igor, il rapporto".
3. cartella Posta in arrivo viene analizzata una volta al giorno. Faccio a tarda notte.
4. Per sfida è stato spostato dalla cartella Posta in arrivo, dovrebbe essere:

Assicurarsi di:

• titolo chiaro
• Determinato il lead time approssimativa.
• L'ora di inizio del compito - quando il compito appare nella mia lista da fare.

Se necessario:

• Indicazioni e spiegazioni.
• Le attività secondarie per eseguire la procedura.
• Deadline.
• Contesto.
• Se il problema è l'obiettivo - di designare come bersaglio.
• Data e ora dell'appuntamento.
• La dipendenza da altri compiti.

1. Io non uso una matrice di Eisenhower "E 'importante -. Con urgenza" Se l'attività è scritto voglio dire che è importante. Se si tratta di una situazione di emergenza - I o immediatamente procedere alla sua attuazione e assegna un certo periodo di tempo.
2. Come regola generale, io non sono limitato al tempo del problema. Sto sottolineando quanto tempo ci vorrà, solo per stimare il tempo per la pianificazione. Ma non in modo rigido. Se il tempo è chiaramente definito, è solo se voglio ricordare a voi stessi della rigidità del problema dei confini e la durata di attività associate con altre risorse - per esempio, un incontro è di durata limitata.
3. I problemi con una certa durata e il tempo collocato nel calendario.
4. Regola 3. Uno dei più preziosi regole agili tecniche di risultati. 3 obiettivi principali è scelto ogni mese. Per ogni settimana gli stessi 3 gol. obiettivi settimanali dovrebbero portare alla realizzazione degli obiettivi mensili. Ogni giorno ci sono 3 obiettivi principali. Questi obiettivi sono coerenti con gli obiettivi settimanali e portano alla loro attuazione. Tutti gli altri compiti che giorno - sono secondari.
5. Anche in questo caso. Ogni giorno 3 obiettivi primari.
6. Prima di eseguire piccoli compiti. Questo è totalmente in contrasto con i principi di gestione del progetto, ma funziona perfettamente per me. In questo caso, la testa è esente da piccola attività quando il maggiore.
7. Compiti per il giorno determinati dalla sera, il giorno successivo.
8. Compiti sono definiti per una settimana di Domenica.
9. Le sfide per il mese sono determinati dal secondo numero.
10. Revisione e l'analisi delle prestazioni e non vengono eseguite una volta alla settimana, il venerdì.
11. Un giorno cartella visualizzata la domenica.
12. Sfide nel contesto del "controllo" sono visti ogni giorno.
13. Se il messaggio ricevuto richiede una risposta o un'azione da me, ma dopo ero il suo posto come un problema nel MLO.
14. Se la lettera inviata da me richiede una risposta da parte del destinatario, ho messo una copia dell'indirizzo MLO. Così, la lettera ottiene anche nel sistema e riceve contesto "Control".
15. La mattina della prossima revisione della giornata.

Questo è probabilmente tutto. Un sistema semplice. semplici regole. Come si fa a organizzare le attività?

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