Abbiamo istituito il sistema di gestione elettronica dei documenti in un paio di click

Vantaggio traduzione di documenti di business nella figura e nel cloud. Ma alcune aziende pensano che sia troppo difficile finora: termini sconosciuti, non è chiaro come funziona il tutto. «megafono"Ho creato un sistema molto semplice e conveniente di documenti elettronici.

Un po 'di storia e teoria

Torna nel 1960 l'organizzazione negli Stati Uniti e in Europa ha cominciato a scambiare dati elettronici. Ma documento elettronico goduto solo poche grandi aziende che potevano permetterselo. In effetti, norme comuni non avrebbero lo scambio di documenti elettronici. Mentre alla fine del 1970 non è parlando della firma elettronica.

Firma elettronica - che è, le informazioni in formato elettronico che è collegato alle altre informazioni in forma elettronica (Informazioni firmato), o altrimenti associati a tali informazioni e che viene utilizzato per determinare il Signer informazioni.

L'articolo 2 della legge federale "Sulla firma elettronica"

In poche parole, è requisito del documento elettronico per convalidare l'autenticità (autore), l'autenticità e l'integrità.

L'algoritmo di crittografia per creare un primitivo firme digitali è stato sviluppato nel 1977. E sette anni più tardi hanno adottato lo scambio comune europeo EANCOM dati standard (EDI).

Nel 1990, molti paesi europei hanno adottato leggi specifiche sui documenti elettronici e giuridicamente importante documento divenne svolto in forma elettronica. In Russia, una legge adottata nel 2011.

gestione elettronica dei documenti

Sempre più aziende automatizzare i processi aziendali interni, implementare sistemi informativi e memorizzare i dati nel cloud. Al posto di trattati di carta e atti venire a documenti elettronici. Ore Act.

E se l'ottimizzazione interna della maggior parte delle aziende di gestire più o meno successo, il documento elettronico con gli imprenditori spesso francamente zoppi.

gestione elettronica dei documenti (EDM) - un documento giuridicamente rilevante in forma elettronica tra persone giuridiche e / o individui.

Una situazione tipica: il ragioniere è nella sua contabilità, certificato di completamento, stampare e inviarlo per corriere alla controparte. Pochi giorni dopo il ragioniere società partner riceve ed esegue la scansione del documento, e poi fare manualmente il cablaggio nel suo sistema di contabilità. Entrambe le parti hanno bisogno di memorizzare versione cartacea dell'atto.

Gestione elettronica dei documenti in tempi semplifica e velocizza il processo.

I vantaggi di EDI

1. Non c'è bisogno di pagare lo stipendio per pagare il corriere o servizio postale.
2. Lavorare con documenti elettronici più comodo e veloce, e il rischio che si perdono lungo la strada, è pari a zero.
3. Non c'è bisogno di memorizzare tonnellate di carta in ufficio.
4. Tutti i documenti sono a una distanza di un clic per avere accesso a qualsiasi di essi può essere ovunque ci sia accesso a Internet.

Come impostare EDI

Ci sono due modi di base per lo scambio di documenti elettronici: direttamente o mediante un intermediario.

Nel primo caso, l'azienda deve stipulare un contratto con l'altro, che verrà descritto in dettaglio la procedura per e condizioni di scambio, o ciascuno dei contraenti devono avere una elettronica qualificata firma. Per ottenerlo è necessario applicare al centro di certificazione accreditato dal Ministero delle Comunicazioni della Russia.

Tuttavia, anche in presenza di una firma elettronica qualificata, non tutti i documenti possono essere inviati direttamente, per esempio via e-mail. Secondo la legge attuale, la fattura può essere inviata solamente in forma elettronica approvato dal formato XML servizio fiscale federale.

È quindi molto più facile da configurare documento elettronico attraverso un intermediario. "MegaFon" azienda ha sviluppato un'interfaccia web-based per la forma, la firma e lo scambio di contabilità e di altri documenti tra soggetti giuridici. Con l'aiuto del proprio commercialista, manager o segretaria sarà in grado di entrare rapidamente in un contratto con un nuovo partner, impostare spese del fornitore o prendere una stima dal contraente.

In questo caso, tutti i documenti saranno sistematicamente e in modo affidabile memorizzati nella ufficio personale della società.

Per utilizzare EDI, è necessario disporre di una firma elettronica qualificata.

Nel gabinetto del portale "documento elettronico" da "megafono" in grado di creare nuovi documenti (senza firma e invio) e scaricarli sul computer desktop.

Ci si può richiedere i documenti di reporting per comunicare: conti, fatture e agisce. Documenti prodotti in questo modo sono giuridicamente rilevante e non richiedono la stampa o la duplicazione su carta.

Anche un accordo sulla fornitura di servizi di comunicazione mobile "MegaFon" può concludere a distanza. Per i clienti aziendali, che hanno una firma elettronica non è necessario spendere tempo a visitare la sede della società. Tutto può essere fatto attraverso lo studio personale. Rapidamente, e, soprattutto, assolutamente gratuito.

Un altro vantaggio del documento elettronico dal "MegaFon" è che può essere facilmente integrato con 1C. Se si lavora con questo sistema di contabilità, è possibile caricare i documenti al portale direttamente da 1C.

Per iniziare a utilizzare il "Documento Elettronico", è necessario:

1. Iscriviti alla appropriata portale.
2. Connettersi a un sistema di firma elettronica valida.
3. Compilare una domanda di aderire al sistema di regolazione documento elettronico.

I primi 14 giorni si sarà in grado di utilizzare il pacchetto base "Promo". Offre la connessione invio di fino a duemila formalizzata e non formalizzato a migliaia di documenti. Due settimane - il tempo sufficiente per godere di tutti i vantaggi del documento elettronico. Poi si può scegliere un piano tariffario in base ai vostri obiettivi di business.

Servizio "Documento Elettronico" risparmiare tempo e denaro per la registrazione delle transazioni e lo scambio di documenti. I vantaggi del servizio per apprezzare appieno l'agenti, distributori, franchisee, le aziende con struttura ramo, e così come le aziende progettando di aumentare l'efficienza dello scambio di documenti sia internamente che quando si tratta di partner. I processi di business più veloci, maggiore è il profitto. D'accordo, è stupido far passare tale decisione a.

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