Come inviare i dipendenti in viaggio d'affari senza lavoro di ufficio: un'esperienza personale

Problema № 1. sistema di corrispondenza Clumsy

Ogni viaggio - è un mucchio di corrispondenze in cui ho agito come intermediario. Sulla trasmissione di messaggi richiede molto tempo, inoltre, c'è la possibilità di confondersi e gli errori di make, soprattutto quando più persone stanno volando.

Una volta che ho capito male l'ufficiale e concordato sul biglietto non è sul volo. Era non rimborsabile, per cui l'azienda ha dovuto investire in un secondo biglietto con una data valida, e perdere circa 10 mila rubli.

Come risolvere il problema

Sommario: per automatizzare il processo.

Questa maniglia compito servizi per la prenotazione di viaggi online - ho provato OneTwoTrip per affari. Essa può aiutare a pianificare i viaggi, biglietti aerei e ferroviari acquistare, prenotare hotel. Per il collegamento e l'utilizzo del servizio non hanno bisogno di pagare.

Prova OneTwoTrip per affari

Il servizio può essere utilizzato non solo regista e responsabile di ufficio, ma tutti i dipendenti della società. Nessun limite al numero di utenti, così ho subito caricato nel profilo Layfhakera su OneTwoTrip per i dati di Business è tutti i ragazzi che si recano in viaggio d'affari. È possibile aggiungere manualmente o XLS e file CSV. Per fare questo nella sezione "Dipendenti" è un pulsante "Importa".

Quando si aggiunge un utente, è possibile inserire immediatamente i dati del russo e passaporti stranieri, in modo da non intasare ogni volta da capo.

Per ciascun dipendente, è possibile impostare il limite di viaggio e limitare i diritti di accesso. Ad esempio, per impostare un limite di un ordine e la scelta di hotel a tre stelle. Quando un impiegato in pensione, il suo profilo è bloccato. Egli non può andare alla zona dei membri, ma tutta la storia e la segnalazione su di esso rimarrà.

Ciò ha notevolmente semplificato il mio lavoro: dipendente può andare alla zona dei membri con la tua password, selezionare il volo e hotel e prenotarli senza pagare. Per abbinare i biglietti non hanno bisogno di inviare le immagini del telegramma: Direttore dell'amministratore vede l'armatura e gli ordini di tutti i dipendenti in "Ordini".

Problema № 2. spese pesanti

Cerchiamo di pianificare viaggi in anticipo per acquistare i biglietti online. Tuttavia, si scopre questo non è sempre il caso.

Come risolvere il problema

Sommario: risparmiare sui biglietti e alberghi, acquistandoli attraverso un'organizzazione di servizi di viaggi online.

OneTwoTrip per assicura commerciali che i biglietti per i rappresentanti delle imprese lo stesso prezzo o inferiore per gli individui.

Risparmio vengono raggiunti a causa della grande fatturato, e si contrae diretto con le compagnie aeree e hotel.

Le offerte del sito di circa 2 milioni di opzioni di alloggio per soddisfare diversi budget: hotel, appartamenti e ostelli. Più di 1000 più popolare di loro hanno il loro rapporto con OneTwoTrip for Business. Se il cliente ha bisogno di un oggetto non è nel sistema, il servizio lo può firmare su richiesta del contratto.

Se i piani sono confermate e il viaggio è stato approvato, i biglietti possono essere acquistati in due click. In caso contrario - basta cancellare la prenotazione. Tutte le compagnie aeree che operano carte fedeltà, in modo da poter continuare a guadagnare miglia. organizza servizio l'azione con le banche: per esempio, possono restituire keshbek bonus per gli acquisti con carta aziendale.

Problema № 3. Lungo ticketing e fatturazione

Quando i biglietti e l'hotel concordato con la testa, devo contattare la compagnia aerea e hotel per ottenere la fattura per il pagamento. Ogni organizzazione sue politiche di pagamento per le persone giuridiche: da qualche parte è necessario scrivere una e-mail, da qualche parte per riempimento in Excel-file con i dettagli della società, da qualche parte - modulo sul sito. A volte, ho dovuto chiamare più volte il numero verde per ottenere i documenti. Ci vuole un sacco di tempo, e l'emissione di biglietti a volte è in ritardo per diversi giorni. Alcune aziende e non pagare una tassa alla persona giuridica. In questi casi è necessario rifiutare dall'acquisto e cercare un altro volo o un hotel.

Come risolvere il problema

Sommario: di pagare per i biglietti e il voto hotel uno al sito di servizio per l'organizzazione di viaggi d'affari.

Su OneTwoTrip per Impresa e gli altri lavoratori che hanno l'accesso appropriato, possono prenotare e pagare i biglietti e l'hotel è così semplice come persone fisiche. L'intero processo dura 2-3 minuti: si entra in vostro armadietto personale, data di macellazione e di destinazione e selezionare il volo desiderato. i dati del passaporto e il numero della carta di bonus, non è necessario, devono caricare automaticamente quando si seleziona un dipendente dalla lista.

Inoltre, è possibile creare un percorso difficile o organizzare il vostro viaggio più flessibile. Per esempio, un giorno mosca diverse compagnie aeree mattina da Ulyanovsk a Mosca, "Aeroflot", e nella parte posteriore sera per la "vittoria". Ciò è consentito in quanto il servizio online in grado di "colla" in un'ordinare i biglietti di diverse compagnie aeree. Con l'auto-organizzazione di un viaggio, nel qual caso ci sarebbe voluto più tempo: la corrispondenza con le due compagnie aeree, i due account per il pagamento, per due volte la chiusura documenti.

Pay per i biglietti e hotel sono due modi per depositare e utilizzare la carta di credito aziendale. Io uso il deposito - ha bisogno di riempire in anticipo per qualsiasi importo fatturato nella sezione "Account". L'acquisto avviene subito, non solo nelle ore bancari.

Se qualunque problema è possibile contattare il servizio di supporto. Si lavora tutto il giorno e fornire assistenza anche se una forza maggiore è sorto la sera o nei fine settimana.

Problema № 4. documenti di chiusura

Il viaggio non finisce con l'acquisto di biglietti e alberghi prenotazione. Molto più sforzo è necessario per preparare i documenti di chiusura. Hanno bisogno di chiedere separatamente dalla compagnia aerea e l'hotel, che li trasmette esclusivamente in forma cartacea. origine spesso non raggiungono la posta e perdersi. Questo è visto nel periodo di riferimento, quindi dobbiamo cercare con urgenza per un contatto che permette di duplicare i documenti di chiusura.

Come risolvere il problema

Sommario: di affidare la formazione di chiusura documenti OneTwoTrip for Business.

In OneTwoTrip for Business con le fatture e spazza tutto è molto più semplice. Ogni mese si ottiene un certificato per tutti i servizi e fattura con IVA per alberghi, ogni trimestre - un atto di riconciliazione. Tutte le fatture e rapporti vengono archiviati nella sezione "Documenti". È possibile configurare quale i dipendenti hanno accesso ad essi - il segretario, commercialista, manager. I documenti non hanno limiti il ​​periodo di archiviazione nel tuo account e sono disponibili in qualsiasi momento.

Con il risultato che

organizzazione di viaggio attraverso OneTwoTrip per affari Esso consente di risparmiare tempo e denaro. Servizio consente di:

• abbandonare molte corrispondenze con le compagnie aeree e alberghi;
• negoziare direttamente con la testa di un viaggio;
• prenotato le opzioni più vantaggiose per voli e alloggio;
• emettere biglietti e hotel per 2-3 minuti in un unico luogo;
• per pagare i biglietti senza attendere la fattura;
• semplificare la preparazione e conservazione dei documenti di chiusura.