7 consigli per aiutare gli imprenditori a sopravvivere
Consigli Produttività / / January 02, 2021
1. Dividi il lavoro in fasi separate
I processi aziendali sono continui, regolari e una tantum, su larga scala e piuttosto brevi. Ma ognuno di essi può essere suddiviso in fasi o iterazioni.
Quale dipende esattamente dalle specifiche della tua attività. L'approccio più universale potrebbe essere questo: "Prepara" - "Esegui" - "Controlla risultati" - "Feedback". Potresti includere un passaggio "Posticipa" in questa catena, e va benissimo. L'importante è presentare un quadro completo e non dimenticare accordi e promesse.
Le tecniche di gestione del progetto aiutano nella pianificazione efficace. Per i piccoli team e le piccole imprese, le metodologie flessibili sono convenienti (lo stesso Agile). Alcuni di questi potrebbero funzionare per te:
- Mischia È una delle incarnazioni più popolari dei principi Agile. Tutte le attività sono raccolte nel backlog, il lavoro sul progetto è suddiviso in sprint, per ognuno dei quali viene selezionata una quantità fattibile di attività tenendo conto della complessità. Il risultato finale di ogni sprint è un prodotto lavorabile che migliora continuamente.
- Kanban è una mappa interattiva dell'occupazione. Può essere composto per me o per una piccola squadra. Hai bisogno di una tavola e degli adesivi. Il tabellone è diviso in tre colonne, che indicano le fasi principali: "To do" (To do), "Doing" (Doing), "Done" (Done). Puoi anche aggiungere colonne per attività non urgenti o non urgenti. Ogni parte della lavagna deve essere riempita con adesivi che migrano da una colonna all'altra mentre lavori.
- Six sigma (6 sigma) è una tecnica in cui un progetto è suddiviso in fasi. Ogni fase è a sua volta suddivisa in cinque fasi: definizione, misurazione, ricerca, sviluppo e controllo. L'approccio funziona bene nello sviluppo di software e nella produzione di qualsiasi scala: dalla sartoria alla realizzazione di gioielli su ordinazione.
2. Stabilisci priorità e scadenze chiare
Risolvere i compiti così come vengono non è sempre efficiente e redditizio. Inoltre, nuove attività compaiono costantemente, e talvolta abbastanza all'improvviso.
È impossibile cogliere l'immensità, anche se lavori 24 ore su 24 e ti dedichi completamente al tuo lavoro preferito. D'altra parte, c'è sempre la tentazione di fare ciò che ti piace e spingere il resto in un angolo più lontano.
La risorsa principale della tua attività sei te stesso. E questa risorsa non è infinita. Sapere questo ti aiuterà a stabilire le priorità e a fissare onestamente scadenze difficili. Tieni presente che fare affari "per l'anima" è un lusso. E se il tuo obiettivo è il risultato e il beneficio, allora dovrebbero essere messi al primo posto e non il piacere.
Le attività aggiunte vengono ordinate automaticamente. Di conseguenza, puoi vedere cosa deve essere fatto oggi, domani e dopo, nonché quali attività sono già in ritardo. Ordina i casi per data o in base all'ordine in cui sono stati aggiunti e cerca quelli che ti servono per parole dalla descrizione.
E se colleghi le attività ai clienti e alle schede dei prodotti, non otterrai solo un set di adesivi elettronici, ma un sistema interattivo comodo e comprensibile.
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3. Fai una lista di cose da fare
Molte azioni vengono ripetute regolarmente. Questo, ad esempio, ordinare e ricevere merci, preparare un negozio per l'apertura, inventario, calcolare gli stipendi, chiamare il cliente per raccontare come procede il lavoro. Un giorno tutto inizia a richiedere troppo tempo.
Spesso semplicemente non c'è tempo per alcune attività che non sembrano avere la massima priorità. Non c'è tempo per smontare documenti o aggiornare software, contare i saldi delle scorte o trovare nuovi fornitori. Cose come questa si accumulano e consumano tempo, denaro e nervi.
C'è una via d'uscita: metti tutto in ordine. Sembra più semplice di quanto non sia in realtà, ma può essere fatto in una sera. Crea un elenco di cose da fare su un'agenda o un calendario e scrivi accanto a ciascuna attività quanto spesso deve essere eseguita e quanto tempo ci vuole.
E il processo di pianificazione può essere ottimizzato digitalizzandolo. È qui che la bacheca kanban torna utile e puoi persino farlo in Fogli Google. Nella colonna Da fare, organizzare le attività in ordine decrescente di importanza con le date o creare un elenco per ogni giorno su fogli separati. Questo aiuta a distribuire uniformemente il carico di lavoro o pianificare le attività per i giorni in cui c'è meno altro lavoro.
Con una tabella del genere, sarai sempre consapevole di quante attività di routine sono già state completate e qual è il tuo download in questo momento. Anche se non sei al lavoro, puoi sempre aprire la scheda delle cose da fare dal tuo telefono.
4. Delegare
Sei l'unico leader aziendale, il che significa che il tuo tempo non ha prezzo. Ci sono attività che solo tu puoi completare. Ma non ce ne sono così tanti, il resto può e deve essere delegato. Anche se puoi tecnicamente riparare il computer da solo, lavare i pavimenti o prendere ordini, sarà troppo costoso per la tua attività.
Diventerà più facile se sai esattamente quanto costi all'ora. Ad esempio, il tuo profitto netto mensile è di 100.000 rubli. Per comodità, immaginiamo che ci siano 20 giorni lavorativi per 8 ore in un mese. Ciò significa che guadagni 625 rubli all'ora. Ora confronta questo importo con il costo del lavoro dell'addetto alle pulizie, del corriere e di altri specialisti a cui potrebbero essere affidate alcune domande.
Compiti che vale sicuramente la pena delegare:
- laborioso e non recante gioia;
- richiede forza bruta;
- monotono e di routine.
Cosa può essere delegato esattamente:
- manutenzione delle attrezzature;
- consegna, spedizione, imballaggio;
- contabilità;
- supporto legale;
- compiti una tantum che è improbabile che vengano ripetuti.
Quale è meglio non delegare:
- prendere importanti decisioni aziendali;
- pianificazione strategica;
- controllo dell'attuazione di fasi importanti;
- assumere.
La decisione finale è ovviamente sempre tua. Molto dipende dalle specificità dell'azienda.
5. Semplifica la comunicazione con i clienti
I tuoi clienti sono i tuoi datori di lavoro. Ma spesso devi dedicare troppo tempo a loro.
Ciò accade per due motivi:
- Inizialmente fornisci troppe poche informazioni o non puoi rispondere immediatamente a tutte le domande del cliente.
- Hai informazioni sui clienti in tre diversi messenger, note su uno smartphone, un taccuino e una pila di biglietti da visita.
Per ottenere meno domande uguali, aggiorna il tuo sito web e i social network, dicci di più sui tuoi prodotti e servizi, aggiungi foto e video. Crea anche un modulo di feedback per prepararti alla conversazione con il cliente.
Livello avanzato: ordina un chat bot. Sarà in grado di rispondere automaticamente ai messaggi nella messaggistica istantanea.
Le informazioni sui clienti possono essere collegate ad attività e ordini. In questo modo sarai sempre completamente armato: in Workzen è facile trovare dati su persone, prezzi, scadenze, merci e documenti.
6. Analizza il tuo lavoro
L'efficienza di qualsiasi attività commerciale non è costante. A volte superiamo le nostre aspettative, a volte ci sbagliamo. Per fare un passo avanti, vale la pena tornare indietro e analizzare cosa è stato fatto e cosa no.
Anche se lavori per te stesso e nessuno ti richiede KPI, dovresti stabilire obiettivi chiari e ottenere determinati risultati. Se la realtà non coincide con le aspettative, è necessario fermarsi e capire cosa è andato storto.
Spesso, le prestazioni aziendali non cadono per colpa tua. Ad esempio, la merce non è stata consegnata in tempo, il tuo partner si è ammalato e c'erano meno clienti durante le vacanze. Questi non sono errori tuoi, ma la prossima volta puoi ridurre al minimo il rischio di ripetizione. Ad esempio, trova diversi fornitori, collega una società di outsourcing, ordina in anticipo pubblicità sui social network.
La cosa più importante è non esaurirsi e non rimanere delusi da un business che ha iniziato a declinare. Tutto nelle tue mani. Traccia conclusioni, scrivi mille punti esperienza e vai avanti.
7. Organizza la tua vacanza
Il riposo è estremamente importante, soprattutto quando lavori per te stesso. Se ti dedichi a ciò che ami 24 ore su 24, 7 giorni su 7, le tue risorse non dureranno a lungo.
Meglio non rischiare. Organizza la tua vacanza in anticipo, prenditi un fine settimana, lasciati distrarre dal lavoro in vacanza solo se c'è una grave forza maggiore.
E se devi lavorare mentre gli altri riposano? Stai meglio. Rendi il mercoledì e il giovedì i tuoi giorni di libertà personale e risparmia sui viaggi in bassa stagione. Non cercare di lavorare quando è improbabile che le entrate coprano i costi. Meglio riposarsi e aumentare le forze per vincere il jackpot al culmine della stagione.
Dopotutto, il tuo obiettivo è fare affari a scopo di lucro, non per il bene dell'azienda stessa. E per raggiungere questo obiettivo, è necessario pianificare adeguatamente i processi di lavoro, ottimizzare e migliorare gradualmente il proprio business in modo che alla fine si abbia del bene e molto riposo.