10 consigli per lavorare efficacemente da casa

1. Crea un unico spazio di lavoro per tutti i dipendenti

Non trasmetterlo ai subordinati, altrimenti i processi stabiliti si trasformeranno in caos quando i dipendenti non vedono il lavoro degli altri e non capiscono chi è responsabile di cosa. Di conseguenza, i compiti elementari sono inibiti, i lavoratori perdono impegno e l'efficienza del lavoro tende a zero.

Ecco un set minimo di strumenti che potresti trovare utili:

• Task manager. È conveniente impostare le attività con esso, monitorare il carico di lavoro dei reparti e di ogni dipendente.
• Calendario generale. Ti aiuterà a mantenere un programma di ferie e giorni liberi e anche a pianificare eventi importanti come telefonate con clienti o colleghi, in modo da non doverli ricordare personalmente ai partecipanti alla riunione.
• Un messaggero per risolvere problemi urgenti. È possibile creare una chat generale per l'intera azienda e chat room più piccole per singoli team e progetti.
• Data warehouse su cloud e soluzioni per documenti. Saranno utili per la collaborazione durante le chiamate e la condivisione di un collegamento è più facile che inviare documenti e file pesanti per posta o in un messenger.
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2. Resta in contatto con chi lavora da casa

Il lavoro a distanza non è un motivo per dimenticare la disciplina e passare a un programma libero, quando il tempo viene assegnato alle attività lavorative secondo il principio "Lo farò, ma poi". Durante l'assemblea generale, racconta ai dipendenti il ​​nuovo formato di lavoro e fissa i confini della giornata lavorativa: ad esempio, dalle 9 alle 18 ore, tutti dovrebbero essere in contatto e devi avvisare del tempo libero almeno un paio giorni.

Sebbene lavoriate tutti da remoto, siete comunque una squadra. Condividere notizie aziendali, parlare regolarmente (almeno una volta alla settimana) di attività completate e nuovi piani, celebrare pubblicamente il successo dei reparti. Infine, non dimenticare di augurare un felice compleanno ai tuoi dipendenti. Ciò contribuirà a mantenere lo spirito di squadra e i subordinati non si sentiranno dimenticati e abbandonati al loro destino.

3. Inserisci le regole per chattare

Le chat sono uno strumento comodo, ma hanno i loro svantaggi. Il flusso costante di messaggi distrae quanto le chiacchiere dei vicini in ufficio, quindi ha senso distinguere tra comunicazione e avviare chat separate per domande urgenti e tutti i tipi di conversazioni, non pertinente. E questa chiacchierata può essere mascherata con la coscienza pulita e riletta dopo la fine della giornata lavorativa.

Non utilizzare le chat per risolvere problemi complessi quando è necessario ottenere l'opinione di tutti i membri del team. All'uscita riceverai molti messaggi, ma non arriverai a un'unica soluzione adatta a tutti. È meglio concordare una chiamata e nella chat registrare ciò che hai finito.

E cerca di non creare rumore inutile: non dividere un messaggio in una dozzina nello stile di "Ciao. Ecco qui. Il compito è nuovo. " Rispetta il tempo degli altri e non costringere l'interlocutore a essere costantemente distratto dalle notifiche.

4. Effettua videochiamate regolari con il team

In primo luogo, ti aiuterà a tenere il dito sul polso e ridistribuire il carico di lavoro se un dipendente è soffocato dalle attività e un altro soffre di ozio. In secondo luogo, è un buon strumento per monitorare l'umore dei subordinati: dopo tutto, i brevi messaggi nelle chat non trasmettono intonazione e durante una conversazione personale puoi scoprire cosa preoccupa chi.

Non suonare per lo spettacolo. Pianificare il contenuto di ogni conversazione, informare in anticipo tutti i partecipanti su ciò che verrà discusso e, di conseguenza, creare un protocollo di riunione: cosa hanno deciso, quali compiti sono stati impostati e chi è responsabile della loro implementazione. Non devi chiamare ogni settimana per tenere traccia di come sta andando l'azienda. I dipendenti possono comunicare regolarmente solo con i loro manager e ti faranno già rapporto.

5. Elaborare un programma di lavoro chiaro

Ogni dipendente dovrebbe avere accesso a tutte le informazioni che potrebbero essere necessarie durante il lavoro. Ciò è particolarmente importante per i nuovi arrivati: devono essere aggiornati e l'adattamento in una posizione remota può richiedere più tempo rispetto alla comunicazione dal vivo in ufficio. Affinché il nuovo dipendente non si perda nel flusso di informazioni, assegnagli un curatore che sarà in grado di rispondere a qualsiasi domanda su come funziona la vita e il lavoro dell'azienda.

Idealmente, la base di conoscenza sul lavoro dell'azienda dovrebbe essere organizzata in modo tale che, anche se i dipendenti chiave si ammalano o vanno in vacanza, i processi non si bloccano. Creare documenti che spieghino in dettaglio cosa fare in situazioni lavorative tipiche e renderli pubblicamente disponibili.

6. Registra tutti gli incarichi nelle attività

Questa regola dovrebbe essere applicata non solo durante una rimozione forzata. Non fare affidamento su accordi verbali: se non c'è un compito prestabilito, non ci sarà alcun risultato.

Ecco semplici regole con cui le attività verranno risolte in modo efficiente e puntuale:

• Sii chiaro riguardo al tuo compito. Non forzare i subordinati a giocare a sensitivi o a pescare informazioni aggiuntive a parole. Il dipendente deve capire immediatamente cosa si vuole da lui.
• Nomina i responsabili e gli esecutori. Altrimenti, c'è il rischio che i subordinati gettino all'infinito il compito uno sopra l'altro e, di conseguenza, nessuno lo farà.
• Stabilisci delle scadenze. Il compito che deve essere svolto "un giorno" molto probabilmente non sarà mai completato.
• Rispondi alle domande e dai feedback. In questo modo creerai fiducia nel tuo team e aumenterai le probabilità di portare a termine con successo l'attività.

7. Automatizza i processi di routine

In ufficio, tutto è semplice: se devi scrivere una domanda per una vacanza, il dipendente si rivolge alle risorse umane, prende un modulo già pronto, lo compila e lo consegna per la firma. Nell'autoisolamento, le domande abituali si trasformano in un problema: un dipendente vuole prendersi una pausa e l'altro hai urgentemente bisogno di firmare una fattura per il pagamento, hai bisogno della firma di un manager, ma non c'è nessun posto dove portarla - non a casa sua partire.

C'è solo una via d'uscita: cercare modi per abbandonare i documenti e trasferire tutto il lavoro con documenti importanti in formato elettronico.

8. Crea un sistema di controllo chiaro e trasparente

Potresti essere sopraffatto dal sospetto che i dipendenti stiano facendo qualcosa a casa ma non al lavoro. Ovviamente il controllo è necessario, ma è importante mantenere il buon senso. Se tiri costantemente i subordinati e chiedi come stanno le cose con i loro progetti, non funzioneranno più velocemente, ma la tensione si accumulerà costantemente, il che prima o poi si tradurrà in un conflitto.

D'accordo con i capi dei dipartimenti che ogni mattina raccoglieranno informazioni dai dipendenti sul carico attuale e, se necessario, le trasferiranno a te. Non controllare il processo, ma il risultato. Pertanto, i progetti su larga scala possono essere suddivisi in più fasi con un chiaro risultato e un limite di tempo per risolvere i problemi emergenti man mano che si presentano.

9. Trasferisci il tuo reparto vendite a CRM

CRM è un sistema automatizzato di gestione delle relazioni con i clienti. In poche parole, questo è un software speciale che registra tutti i contatti con un cliente dalla prima chiamata alla vendita.

In un sito remoto, il CRM diventa una vera salvezza per il reparto vendite. Ti consente di ridurre al minimo il fattore umano: i manager non si impantaneranno nelle operazioni di routine, non se ne dimenticheranno singoli clienti e saranno sempre consapevoli di quale fase si trova ogni transazione e quale dovrebbe essere quella successiva passo. E il manager può monitorare le prestazioni di ogni specialista e, se necessario, ridistribuire il carico di lavoro.

10. Comunica con i clienti tramite CRM

Situazione: il telefono fisso è rimasto in ufficio, ma in qualche modo è necessario parlare con i clienti. E controlla anche la comunicazione, altrimenti sarà difficile capire perché un accordo promettente è fallito. Il CRM con la telefonia integrata ti aiuterà: ti consente di connettere non solo i canali di comunicazione vocale, ma anche le chat sul sito web e negli instant messenger. È conveniente rispondere a lettere e messaggi direttamente in CRM e l'intera storia dell'interazione con il cliente cade immediatamente nella sua scheda.