Come ottenere di più, impostare correttamente le attività e gestire il tempo dei dipendenti
Il Suo Lavoro / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Co-fondatore e Managing Partner di Netpeak Internet Marketing Agency. Autore del canale Telegram Triste ma vero.
Probabilmente, solo una persona pubblica pigra non ha parlato di quanto sia importante pianificare l'orario di lavoro per fare di più, guadagnare molto e in generale essere "la versione migliore di te stesso". Ma per qualche ragione, ci troviamo ugualmente di fronte a scadenze tardive, compiti non eseguiti o sbagliati. Condividerò i miei metodi, come un manager può organizzare efficacemente l'orario di lavoro dei dipendenti, come costruire la comunicazione e impostare i compiti in modo che siano completati correttamente.
Rimuovi tutto ciò che non è necessario
Gestione del tempo. Amo questa parola. È molto comodo: non sono affatto lento e cattivo al lavoro, ho problemi con la gestione del tempo.
La mia ricetta è rimuovere tutto il necessario o, come lo chiamo io, tagliare la schifezza. Elimina e disabilita tutto ciò che non ti serve.
Per fare di più non servono 25 ore al giorno, basta dedicare meno tempo a cose inutili.
È necessario comunicare spesso al lavoro: combina tutta la corrispondenza in un unico messaggero e non andare mai dagli altri.
Sei uno sviluppatore? No? Allora perché hai bisogno di più di un browser? Sei sicuro di aver bisogno di tre delle stesse app di modifica del testo? E così via.
Nel mio lavoro da flusso può mettere fuori combattimento diverse cose che accadono regolarmente: messaggi nel messenger, lettere in arrivo nella posta, la persona che è entrata in ufficio, il telefono squilla.
Quindi ho riunito tutte le comunicazioni in Telegram, disattivato le notifiche da tutte le chat, archiviato tutti i canali, così posso decidere io stesso quando ho il tempo di rispondere.
Nella posta, ho annullato l'iscrizione a tutti gli invii, ad eccezione dei 5-6 più necessari. Uso il servizio Unroll.me per raccoglierli in un digest, che arriva una volta alla settimana in un momento conveniente per me. Controllo anche la posta un paio di volte al giorno e non subito dopo aver ricevuto la lettera.
Al telefono, mi chiedo solo di non chiamare: puoi quasi sempre scrivere o dettare un messaggio. E gli incontri personali si svolgono solo secondo il piano - li metto nel calendario (è molto comodo farlo usando Calendly.com), di solito il pomeriggio di un giorno feriale.
La ricetta è semplice e scontata ma, come dimostra la pratica, non sempre viene applicata e non da tutti coloro che hanno “problemi di gestione del tempo”.
Applicare follow-up
Molto spesso tengo riunioni così care a tutti. Sebbene distraggano le persone dal lavoro, sono comunque il modo più conveniente per trasmettere nuove informazioni. immediatamente a un gran numero di persone, elaborare le obiezioni e dare risposte a domande che saranno immediatamente ascoltate tutti.
Ma come fare riunione efficace? Soprattutto quando si tengono per 20-50 persone e non c'è modo di assicurarsi che tutti stiano ascoltando attentamente.
Il modo più semplice ed efficace è chiedere a tutti di dare un seguito all'inizio. Cioè, è tesi di scrivere tutto ciò che sembra importante. E subito dopo l'incontro, invia il testo a te personalmente per posta o messenger.
Per il presentatore, questo metodo consente, in primo luogo, di vedere immediatamente chi e come percepisce le informazioni. E in secondo luogo, per ottenere un feedback immediato: se i messaggi principali del pubblico sono arrivati o le tue capacità di parlare devono ancora essere migliorate.
E, naturalmente, i follow-up aiutano a realizzare lo scopo principale della riunione: assicurarsi che tutti ascoltino davvero e ricordato Informazioni importanti.
Stimare correttamente il tempo necessario per completare un'attività
All'inizio sembra che sia impossibile stimare correttamente il tempo necessario per completare qualsiasi attività. Un po 'più tardi, puoi vedere in pratica che questo è davvero il caso.
Per questo motivo, la valutazione di ogni compito è una sorta di difesa del diploma. Il dipendente dice quante ore intende dedicare all'implementazione e il manager accetta o chiede di spiegare perché ci vuole così tanto o così poco tempo.
È con questa "protezione" (se non viene eseguita per spettacolo e il leader capisce cosa sta facendo dipendente) la valutazione del problema ha davvero senso.
Persone diverse valutano il proprio lavoro in modo diverso. Qualcuno sopravvaluta il bar e prende un sacco di compiti, assegnando a ciascuno di essi meno tempo di quanto deve spendere. Qualcuno, al contrario, è riassicurato e mette in ogni compito tempo per forza maggiore e “per pensare”.
Un buon leader dovrebbe porre le domande giuste:
- Perché sono necessarie X ore per completare questa attività?
- Rileggiamo nuovamente le condizioni del problema e la definizione della sua implementazione. Sei sicuro di aver capito tutto correttamente e di averne tenuto conto?
- Se è la prima volta che svolgi un compito del genere, hai riservato del tempo per familiarizzare?
E, naturalmente, è sempre positivo quando l'azienda ha più dipendenti che svolgono lo stesso tipo di attività. Alla testa ci si può concentrare sull'indicatore medio calcolato sulla base delle valutazioni dei dipendenti.
Usa le liste di controllo
Immagina di avere un compito per un dipendente. E suona più o meno così: "Lancia questo nuovo servizio da solo". Un dipendente ha tre opzioni per eseguire tale compito:
- Minimo. Cioè, per fare tutto lettera per lettera, per completare formalmente l'attività. Il servizio viene lanciato, ma non c'è ricerca, nessun modello di prezzo, nessuna comprensione di chi e cosa farà esattamente. Il reparto vendite e marketing non ha informazioni su come ea chi venderlo.
- Massimo. Cioè, affrontare il compito con energia e con grande entusiasmo. Conduci un'enorme quantità di ricerche, comunica con altre società sul mercato, forma una dozzina di modelli prezzi, tenere diversi incontri all'interno dell'azienda (con la direzione, i team leader e separatamente con ogni team), fare diverse presentazioni per ogni potenziale pubblico di destinazione.
- Destra. Questo approccio è da qualche parte a metà tra la prima e la seconda opzione: viene effettuato uno studio di 5-7 aziende in un segmento, viene preparato un concetto comprensibile, viene realizzata una presentazione o una pagina di destinazione. Si tiene un'assemblea generale in cui vengono comunicate le informazioni chiave sulla vendita del servizio.
Per impedire a un dipendente di fare troppo poco o troppo quando si assume un compito, utilizzare un elenco di controllo, un elenco numerato di passaggi che devono essere eseguiti per ottenere un risultato. È particolarmente utile utilizzare le liste di controllo se non si è sicuri che il dipendente comprenda al 100% come eseguire tale operazione compito, - per esempio, non aveva mai fatto niente del genere prima. Se sei troppo pigro per dipingere, preparati per le opzioni numero 1 e numero 2. Lo finirai più tardi o il dipendente dedicherà il suo tempo e il tempo del team ad azioni non necessarie.
Leggi anche🧐
- Perché stiamo saltando le scadenze e come fermarlo?
- Come i leader di successo trascorrono la loro giornata
- 8 cose da imparare per essere più produttivi