5 regole di e-mail-etichetta o come ottenere sempre risposte alle loro lettere

Scrivere la lettera non è troppo difficile, ma come fare in modo, per ottenere una risposta dalla persona occupata che non ti conosce?

Mattan Griffel, il leader del progetto di formazione One Rails Mese e partner del progetto GrowhackQuotidiano riceve circa centinaia di messaggi di posta elettronica, e ciascuno di essi non deve restare senza risposta. Soprattutto per questo Mattan alloca circa un'ora nel vostro programma ogni giorno per determinare quale di essi richiedono una risposta immediata, e che cosa - no. Anzi, a volte non c'è tempo per analizzare le enormi tele del testo o tentare di rispondere alla domanda è vaga, reprise dell'autore, che voleva dire o chiedere.

Dopo qualche tempo, Mattan identificati diversi importanti fattoriChe dovrebbe contribuire a scrivere questa e-mail, che sarà sempre ottenere una risposta anche da una persona occupata.

Scrivere una breve lettera

Se la lunghezza di e-mail in 2-3 frasi, è molto più facile da leggere ora, e non essere accantonato. Se si scrive una lettera in pochi paragrafi, essere preparati per il fatto che si deve aspettare una risposta per molto tempo.

Rendere il testo leggibile

Una persona è molto più facile da informazioni perceive suddiviso in brevi paragrafi di alcune frasi, con le liste chiare e blocchi individuali di tutte le nastro continuo del testo. Mattan fornisce diversi esempi di lettere che riceve.

Cattivo esempio:

"Buon pomeriggio, Mattan!

Ho firmato per la vostra formazione aprile e vorrei dire che questo è un ottimo corso introduttivo. Io seguirò il tuo consiglio, utilizzare Hartl Tutorial. E voglio chiederti un consiglio. Ci sono analoghi Rails Tutorial di Hartl per sviluppare applicazioni per l'iPhone? Voglio creare un sito Rails per il business di mia moglie, e con essa l'applicazione per l'iPhone. Sarei molto grato per l'aiuto. "

Questa lettera è piuttosto difficile da leggere. Non si può cogliere l'essenza, basta eseguire attraverso di essa attraverso gli occhi, e quindi deve spendere più tempo e sforzo di leggere l'intero testo.

E si può scrivere questo:

"Buon pomeriggio, Mattan!

Voglio ringraziarvi per il corso di un mese Rails. Sul vostro consiglio che sto facendo Michael Hartl Ruby, Rails utilizzando tutorial.

Ho una domanda rapida: Sapete qualsiasi tipo di corsi HartTutorial, ma per iPhone applicazioni?»

La seconda versione della lettera è molto più facile da leggere, e una volta che diventa chiaro che da voi vuole. Per ottenere lo stesso effetto, separare i paragrafi su frasi brevi, evidenziare un invito all'azione e utilizzare la selezione di testo "bold" o "italic", attirando l'attenzione del lettore per la parte importante del testo.

Spiegare chiaramente ciò che vuoi che io faccia

Probabilmente, non c'è niente di peggio di quando si invia una lettera con ulteriori informazioni, ma non dicono esattamente quello che vogliono. Personalmente, ho spesso rispondono a tali lettere in una frase: "Che cosa vuoi che io faccia".

Si vuole che io abbia qualcuno ha introdotto? O per leggere il tuo post sul blog e dare un feedback? O vuoi che ti risponda, se potessi frequentare il vostro evento? Essere specifico e mi dica su di esso subito.

Cattivo esempio:

Ho appena guardato il tuo corso di programmazione informatica. Sono 14 e questo è quello che volevo fare nella vita. Mi può aiutare con questo? Ho molto voglia di ottenere la vostra risposta.

In questa lettera, invito all'azione, "Help me", ma non so che cosa significa e che cosa rispondere dovrei dare. Una versione più specifico:

Buon pomeriggio, Mattan!

Sono 14 e voglio imparare la programmazione. Quali risorse mi consiglia a me in primo luogo per questo?

Se è necessario inviare una lunga lettera con ulteriori informazioni, scrivere un invito all'azione all'inizio. Per esempio: "Scrivo questa lettera a voi per vedere se si può visitare il nostro evento, come descritto di seguito. Basta rispondere "Sì" o "No".

Questa tecnica aiuta anche il destinatario per determinare se è necessario inoltrare l'e-mail al suo collega, il quale ha spesso delegare tali compiti.

Sii ragionevole con la vostra richiesta

Oggi è molto facile di inviare una lettera, la spesa è di 30 secondi, che farà sì che il destinatario di dedicare un'ora risposta del suo tempo, e ancora di più.

Non c'è bisogno di chiedere nella lettera, così sono andato al sito web della vostra partenza e dare un feedback. La richiesta include una revisione approfondita e l'analisi del prodotto, e ci vuole un sacco di tempo. Se ricevo una lettera, alla quale posso rispondere in 2 minuti, ho subito lo faccio. A proposito di ciò che si vuole ottenere la risposta? Che cosa circa il vostro modello di business? O il colore del pulsante sul sito? Forse il testo? Essere specifico e giustificato nelle sue richieste.

Non è necessario sperare che l'intervistato farà per voi, il vostro lavoro e determinare ciò che si vuole realmente da esso. Non è necessario porre la domanda del tipo "Come pensi che dobbiamo fare per ottenere più utenti?". E non chiedere che richiede molta forza e risorse umane, a cui si sta applicando. Ad esempio:

Lei è d'accordo di andare a cena con me e un altro co-fondatore? Vorremmo dirvi quello che facciamo, e per conoscere il vostro parere sul nostro progetto.

Le richieste significa spesso che la persona che ha scritto la lettera, in realtà non sa cosa vuole dalla convenuta. Non è sorprendente che tali email vengono negati.

A seconda della quantità di lavoro e definizione delle priorità Mattan si impegna a fare quanto segue:

• Invia una risposta breve - "Grazie" o "Significa molto per me."
• Risposta ad una domanda specifica - se può essere fatto in meno di 2 minuti.
• Tenere veloce skype-call o parlare al telefono - circa 15 minuti.
• Incontro per caffè - circa 45 minuti.

Naturalmente, se vede che un incontro personale può essere sostituito da una conversazione telefonica, avrebbe insistere su l'ultimo a salvare il vostro tempo.

Dimostrare perché dovrei spendere il tempo per aiutare voi

La persona che riceve centinaia di domande e richieste ogni giorno, fisicamente non può rispondere a tutti loro. Pertanto, dobbiamo scegliere, in base alle informazioni che riceve. Pertanto, presentandosi nella lettera deve indicare sulla sua passata esperienza di successo del lavoro sui progetti che l'intervistato conosce. Se non lo fate già ricca esperienza, fornire un link al tuo sito in modo da dimostrare che si sta facendo qualcosa di veramente significativo. Il vostro compito - interesse umano e motivare loro di trascorrere il loro tempo solo per voi.

Questi consigli non sono una novità, ma possono essere utilizzati per scrivere un conciso, leggibile e una specifica e-mail, e quindi aumentare le loro probabilità di ottenere una risposta.

E cosa vorresti aggiungere all'elenco delle esperienze personali? Quali trucchi si utilizza per ottenere risposte alle loro lettere (soprattutto se si scrive una persona per la prima volta)? Condividi le tue esperienze nei commenti.