7 segreti che gli esperti di produttività usano quando non riescono a farlo

Quando c'è sempre più lavoro, iniziamo ad affogare nei progetti e infrangiamo le scadenze. Gettati nello stress della vita e la lista delle cose da fare diventa come l'Everest, che è impossibile da conquistare. Saresti sorpreso, ma gli esperti di produttività affrontano gli stessi problemi. Soprattutto per questi casi, hanno delle soluzioni semplici ma molto efficaci.

1. Chiedere aiuto

Non appena il direttore della rivista Wired Alan Henry si rende conto di aver preso troppi progetti, si ferma e ordina i compiti in base all'importanza.

"Questa è la parte più difficile. Ma non perché devi organizzare i compiti - è facile - ma perché devi prenderti una pausa e realizzare l'intera portata del lavoro. A volte sembra sciocco prendersi una pausa solo per ricominciare a lavorare più tardi, soprattutto quando sei sopraffatto o incapace di tenere il passo. Ma è necessario ripristinare la chiarezza del pensiero. Fai una passeggiata, bevi un bicchiere d'acqua, assicurati di pranzare", dice Henry.

Dopo tale pausa, raccomanda di dividere le cose per priorità, importanza e capacità di delegare. Quest'ultimo in questo caso non significa “darlo a qualcuno”. Il punto è dedicare più tempo ad alcuni compiti, contattare un collega con alcuni e rifiutarne alcuni.

Henry consiglia di non essere timido nel chiedere aiuto. Non devi essere responsabile di tutto da solo. Se hai l'opportunità di appoggiarti ai colleghi, usala.

2. Scrivi tutto su carta

La consulente per la gestione del tempo Anna Dirmon Kornik ama scrivere i suoi pensieri e le sue considerazioni su carta. Divide il foglio in quattro parti uguali. Il primo è per i compiti che devono essere assolutamente svolti, il secondo è per fare, il terzo è per fare e il quarto è per fare. Quindi l'esperto distribuisce i casi in categorie e poi, già all'interno di ciascuna di esse, per priorità.

Cornick paragona questa tecnica a uno scolapasta, che aiuta a "sforzare" i compiti, lasciare i più importanti, capire da dove cominciare e mettersi al lavoro con calma.

3. Sbarazzati dell'eccesso

autore libri "Il mio anno produttivo" Chris Bailey elenca regolarmente tutti i progetti in corso. E poi fa lo stesso di Alan Henry: decide quali casi possono essere abbandonati e quali possono essere trasferiti ad altri.

Bailey distribuisce i restanti progetti secondo le scadenze. Se non ha tempo per qualcosa, cerca di avvertire che il compito sarà ritardato. E se capisce che finirà, anzi, prima del previsto, informa che sarà possibile chiuderlo in anticipo.

4. Ammetti che non puoi farlo

Consulente di gestione del tempo Pamela L. Reed cerca di lavorare costantemente sui compiti, ma a volte si distrae comunque. In questi momenti, diverse pratiche la aiutano:

• Scopri dove si trova. "Mi gira la testa, ho bisogno di aiuto!"
• Stabilisci le priorità e comprendi: il lavoro deve essere fatto ora o nel prossimo futuro, oppure può essere rimandato a più tardi.
• Limita le distrazioni: controlla meno i social media o dedica una certa quantità di tempo a compiti piccoli e ripetitivi.
• Chiudi la porta, resta da solo, concediti un periodo di tempo specifico e immergiti nei compiti.

5. Interagisci rapidamente con gli altri

La consulente per la produttività Rachel Izip preferisce prendersi una pausa perché lavorare su più attività contemporaneamente porta a un sovraccarico di informazioni. Durante una pausa, non controlla e-mail o telefono e non cerca di affrontare la prima cosa che le capita per finire almeno qualcosa, ma cerca di calmarsi e decidere cosa fare dopo.

L'esperto esamina attentamente i progetti stessi scadenze e determina se devono essere eseguiti in modo indipendente o se è un lavoro di squadra. Se stai lavorando in tandem, devi interagire subito. Ad esempio, scrivi "Questa è la nostra nuova scadenza" o "Potrò mostrarti la mia parte del lavoro entro la fine della giornata". In ogni caso, dovresti avvisare i tuoi colleghi di ciò che sta accadendo il prima possibile.

6. Fai una domanda chiarificatrice

La business coach Kathy Wussow ritiene che priorità chiare aiutino a far fronte al blocco sul lavoro. Se hai un project manager o un capo, a volte è solo questione di metterti in contatto con loro: “Ecco i progetti che ho in questo momento. Qual è la priorità?

Se determini tu stesso l'importanza dei compiti, usa questa domanda: "Quali compiti devono essere risolti o rimossi dall'elenco in questo momento in modo che anche altri possano essere risolti o diventare più facili"? La risposta ti aiuterà a capire da dove cominciare.

7. calmati

L'esperta di produttività Samphie Wye osserva che le persone di solito cercano soluzioni semplici ai problemi. Tuttavia, per essere veramente produttivi, è necessario praticare regolarmente la gestione dello stress, essere tenaci, essere in grado di stabilire le priorità e gestire il tempo e le attività.

Wye stessa prima di tutto risolve i suoi sentimenti: medita o si impegna in altre pratiche. "Capisci di aver raggiunto un risultato quando il cuore inizia a battere a un ritmo normale, i muscoli, la mascella inferiore e persino le sopracciglia si rilassano e il respiro si uniforma di nuovo", spiega l'esperto.

Quindi annota i compiti da completare. "Il problema è molto più facile da risolvere quando lo vedi davanti ai tuoi occhi", afferma Wye. Dopo di che lei usa matrice di Eisenhower — si occupa di cose urgenti e importanti, assegna tempo nell'agenda per importanti ma non urgenti, delega ad altri compiti urgenti che non fanno parte delle sue funzioni e cancella il resto.

Se non riesci a concentrarti, Samphie Wye consiglia di provare a spingere la scadenza. "Il più delle volte sono sorpreso di quanta comprensione le persone mostrano ai miei problemi", osserva l'esperto.