4 trappole mentali che uccidono la produttività

La produttività ha molti nemici: riunioni interminabili, colleghi invadenti, multitasking e altro ancora. Ma molto spesso siamo confusi da trappole mentali. PhD, professore all'Università di Toronto Andre Kukla nel suo libro scrive che questi sono modelli di pensiero abituali che sprecano il nostro tempo e la nostra energia senza dare nulla in cambio.

Una volta che impariamo a riconoscere e neutralizzare questi "nemici", possiamo aumentare significativamente la nostra produttività. Ecco alcune insidie ​​​​comuni che possono intralciarci.

1. errore di pianificazione

Questo tendenza sottovalutare la quantità di tempo necessaria per completare un'attività. Parte dell'errore di pianificazione è dovuto al fatto che lo siamo anche noi ottimista guardiamo alla nostra produttività e sopravvalutiamo i nostri punti di forza.

A causa di questa trappola, siamo costantemente in ritardo. Se al lavoro devi fare i conti con scadenze rigorose, ad esempio la scadenza per il completamento di un progetto di squadra dipende da te, un errore di pianificazione può danneggiare notevolmente la tua reputazione.

Un'altra conseguenza è che stiamo cercando di fare l'impossibile e riuscire a completare un'enorme quantità di attività in breve tempo. Questo porta allo squilibrio. Quando ci assumiamo troppo lavoro tempo per i propri cari e non c'è vita personale.

Le grandi aspettative e la mancanza di controllo sulle scadenze sono un percorso diretto verso il burnout. Quando perdiamo un compito importante, dobbiamo sacrificare ore che avremmo dovuto dedicare all'intrattenimento, alla cura di noi stessi e persino al sonno. A poco a poco, questo porta a stanchezza emotiva, mentale e fisica causata da prolungata o ripetuta fatica.

Come superare

Non utilizzare elenchi di cose da fare senza un limite di tempo. Le liste da sole sono inutili. Se non hanno scadenze chiare, non aiutano affatto a stabilire le priorità e seguire un programma realistico.

Il timeboxing aiuterà a risolvere il problema. Questo metodo consiste nell'allocare un certo periodo di tempo per ogni attività nella pianificazione. Ti consente di affrontare efficacemente l'errore di pianificazione, perché consente di visualizzare l'orario di lavoro.

Per rendere l'accoglienza ancora più efficace, prepararsi in anticipo. Imposta un timer ogni volta che svolgi un'attività, come fare esercizio o ordinare i documenti di lavoro. Quindi capirai quanto tempo dedichi di solito a queste cose, il che significa programma sarà più semplice. Potrai inserire l'ora esatta nel calendario e farti un'idea reale di cosa avrai tempo per fare in un giorno.

Non aver paura di gestire liberamente il tuo tempo. Metti da parte per ogni caso non il tempo minimo, come nello scenario ottimistico, ma l'importo massimo, come in quello pessimistico. Se finisci tutto in anticipo, puoi riposarti prima dell'attività successiva.

2. momenti di transizione

Questi sono i momenti della giornata in cui passiamo da un'attività all'altra. Ad esempio, quando apriamo una scheda nel browser, ci infastidiamo perché la pagina impiega molto tempo a caricarsi e apriamo quella successiva per riempire il tempo. O quando controlliamo i social media mentre torniamo al lavoro da una riunione. Tutto inizia con 5 minuti innocui, e finisce con i sensi di colpa dopo mezz'ora di tempo perso.

Come superare

La prossima volta che hai voglia di controllare i social media dissipare la noia o solo per essere distratto, aspetta 10 minuti. Molto probabilmente, quando scadranno, cambierai già idea.

Immagina che l'impulso spontaneo a fare qualcosa sia un'onda e tu sei un surfista. La regola dei 10 minuti ti dà il tempo di "cavalcare l'onda del desiderio". Fai una pausa, noti i tuoi sentimenti e poi hai la meglio su di loro. Questo aiuta a resistere ai desideri improvvisi e ad affrontare i sentimenti fino a quando non si placano.

La regola dei 10 minuti funziona bene per affrontare una varietà di distrazioni. Ad esempio, con il desiderio di mangiare qualcosa di dannoso o guardare un'altra serie alle due del mattino.

3. Semplice effetto dell'urgenza

Questo tendenza scegli compiti urgenti e veloci, piuttosto che compiti importanti e lunghi. In altre parole, diamo la priorità a un'attività breve che richiederà 5 minuti rispetto a un progetto importante che richiederà ore di lavoro.

Un esempio perfetto è la posta elettronica. Secondo le statistiche, un impiegato ordinario riceve 121 messaggi al giorno. Anche se rispondi a ogni email in 2 minuti, ci vorranno 4 ore. Ma questo tempo può essere speso per cose davvero importanti.

Come superare

Il timeboxing ti proteggerà dall'allettante richiamo di piccoli compiti. Prenota un periodo nel tuo programma per lavoro concentrato e avvertire chiunque ne abbia bisogno, come familiari o superiori, che non sei disponibile in questo momento. Questo ti solleverà dal senso di colpa e dall'ansia dovuti al fatto che non rispondi a lettere o messaggi. Tutti sapranno che sei inseparabilmente impegnato negli affari.

Cerca di non assecondare i tuoi desideri. All'inizio, potresti essere tentato di controllare rapidamente i social media o di gettare i vestiti in lavatrice se lavori da casa. Ricorda a te stesso che ora è il momento del lavoro concentrato e tutto il resto è severamente proibito.

4. Sensazione di vergogna

Gli esseri umani non sono macchine, quindi la nostra produttività diminuisce periodicamente, anche se pianifichiamo il nostro tempo in modo responsabile e dedichiamo la nostra attenzione solo alle cose importanti. Questo è un processo naturale.

Vergognarsi per non aver fatto qualcosa è assolutamente inutile. Sì, potresti aver dormito troppo durante il tuo allenamento mattutino oggi o distratto più spesso del solito. Non incolpare te stesso. Le emozioni tossiche ti faranno solo sentire peggio e, ironia della sorte, ancora più distratto per affrontare la negatività.

Come superare

Mostrati più compassione. Tutti hanno problemi per mantenere l'attenzione a lungo e non essere distratti da sciocchezze. È importante assumersi la responsabilità delle proprie azioni senza sentimenti tossici di vergogna.

auto compassione ci rende più resilienti di fronte alle aspettative disattese, perché riduce lo stress che spesso accompagna il fallimento. Se ti ritrovi a ricominciare ad ascoltare il tuo critico interiore, non crederci e non discutere con esso. Invece, ricorda a te stesso che gli ostacoli fanno parte del percorso verso il successo.

Parla con te stesso nello stesso modo in cui parli con un amico. Questo ti permetterà di guardare la situazione dall'esterno e vederla per quello che è veramente. Rallegrati. Ad esempio, in questo modo: "Sei proprio all'inizio del percorso". O in questo modo: "Stai già cambiando in meglio".

I sentimenti di vergogna e colpa sono un altro motivo per cui il timeboxing è meglio di una lista di cose da fare. Le liste perpetuano stereotipi dannosi su noi stessi e servono come promemoria costante di ciò che non abbiamo fatto oggi, sebbene avessimo promesso.