Come si determina che la vostra lettera è troppo lunga?
Consigli Produttività / / December 19, 2019
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Se si riceverà una lettera con diverse pagine, vuoi leggerlo? lettere lunghe, così come un articolo molto lungo, è molto difficile da leggere e capire. Inoltre, l'autore è così portato via dal processo che alla fine per capire che cosa esattamente che voleva da te, diventa quasi impossibile.
Perché non scrivere lunghe lettere? La prima e più ovvia risposta - perché nessuno lo leggerà!
L'uso corretto di posta elettronica può essere uno strumento efficace per lo sviluppo della vostra attività. Scrivendo lunghe lettere non vuol dire che si è più produttivi. Sì, hai fatto un sacco di lavoro, ma questo lavoro non significa assolutamente nulla. Ora tutti cercano di ridurre l'elaborazione della posta in arrivo e fare il lavoro nel modo più efficace possibile in un breve periodo di tempo. Pertanto, la tua lunga lettera - non è solo uno spreco di tempo, ma anche uno spreco sfrenato di altri.
Più breve la tua lettera, meglio esso deve svolgere il suo lavoro. Dovrebbe contenere domande solo specifiche, o risposte. Scrivere solo sui meriti e niente di più. Se si sta ancora ricca di desiderio di scrivere una lunga lettera, può essere meglio di nominare questa persona incontrarsi e discutere tutti gli aspetti dei problemi che per un pranzo di lavoro?
Come fai a sapere che la tua lettera ha superato il suo limite? Qui ci sono 10 segni con cui è possibile determinare quello che hai pagato troppa attenzione.
1. Tu non sai che stanno cercando di dire. E 'come se si chiama qualcuno prima, ed è stato chiesto, "Cosa è successo?!" La risposta naturale: "Beh... non lo so. Mi hai chiamato? "Tenere la lettera è, fino a quando la testa non specifica una domanda chiara e risposta.
2. Tu sei a disagio con il soggetto. Questo può essere confrontato con un flusso infinito di coscienza alle riunioni, quando le persone non possiedono l'argomento di conversazione e, quindi, cercando di coprire la sua ignoranza. O quando lo studente comincia a grande lunghezza per rispondere alla domanda del maestro, cercando di guadagnare almeno tre. Stessa cosa con una lunga lettera. Se non può essere riassunto come ciò che si vuole dalla persona all'altro capo del filo, quindi non si dispone di conoscenze sufficienti. Questo spesso può essere visto in grandi aziende, in cui le persone danno l'aspetto della scrittura occupato molto importante e lunghe lettere.
3. Accorciare la firma standard. Se la vostra lettera contiene la risposta in poche parole, la tua firma con tutti i dati (titolo, società, l'intero elenco di contatti, citazione preferita, logo, slogan della società, ecc) al piano della pagina sarà simile ridicolo. Provate a lasciare l'intera lettera in stile minimal.
4. Si scrive un libro. Messaggi di posta elettronica - non i libri. Se non ci sono informazioni aggiuntive, collegarlo alla lettera in forma di file separati. Se la lettera può essere molto lungo, è il pensiero un valore di circa il tipo di informazioni per meglio identificare e inviare in un'applicazione.
5. È spam. Tali situazioni si verificano spesso in grandi aziende, dove i dipendenti si sentono una sorta di necessità scambiarsi lettere lunghe, che contengono una dettagliata relazione sul lavoro svolto con il permanente aggiornamenti. Di conseguenza, si trasforma di giorno in una e-mail di verifica solida con un flusso di messaggi in stile "Ho inviato una lettera al cliente.", "Organizzare un incontro." "Il rapporto è superiore al 30%." E così via.
6. Le vostre lettere incoerente. Non è necessario scrivere una lettera di due pagine di chiedere una sola domanda.
7. Abusate lettere peresylaniem. Piuttosto che fare con una lettera, è sufficiente fare clic su "Invia". La lettera toga viene convertito in un nastro senza fine, che è quasi impossibile da raggiungere il punto principale.
8. Non dovrebbe essere la scrittura. Non inviare la lettera di ciò che è meglio discusso in una riunione o al telefono. A volte e-mail non è lo strumento giusto per la comunicazione. Se ci vuole più di poche righe, la persona più adatta per discutere la materia o fare una telefonata.
9. Questo dovrebbe essere un messaggio al numero di beneficiari più di uno. Ad esempio, scrivendo una lettera alla testa e mette in destinatari di tutti i suoi dipendenti. Sembrerebbe, quindi cerca di accorciare i tempi di scrittura e l'invio di questa lettera a tutti individualmente e ottiene il lavoro fatto in modo efficiente in tal modo. Ma, più di tutto, non ha nemmeno immaginare che sarà presto riempire una valanga di risposte in una lettera non appena il suo staff sarà premere il tasto "Rispondi a tutti". A volte questo metodo non funziona davvero.
10. Non modificare le vostre lettere. Prima di inviare una lettera, si dovrebbe leggere di nuovo e di modifica. Oltre a errori grammaticali e di ortografia, è necessario modificare e il suo significato. Forse quello che ha preso un intero paragrafo, si può mettere in poche righe. E un altro buona regola: si dovrebbe ri-letto la tua lettera molte volte, quante persone avete intenzione di inviarlo.
E prima di inviare la lettera, leggerla e assicurarsi che sia breve e contiene domande solo specifiche. La più chiara il messaggio, maggiore è la probabilità che il destinatario capirà ciò che è richiesto da lui, e risponderà a voi come una breve e al punto.