"0 esterno" - un sistema chiaro per mantenere lo zero casella di posta
Lavoro E Studio Produttività / / December 23, 2019
E-mail a molti è ancora strumento di lavoro alternative e sofferenza quotidiana. Qualcuno sette lettere in arrivo, e ora sta smontare rapidamente. Qualcuno ha 46 membri, ma anche razgrebot al giorno, perché ha utilizzato. Per ogni persona c'è una certa soglia di entrata e-mail al giorno, con cui può affrontare senza indugio l'elaborazione del giorno successivo e, di conseguenza, senza causare blocchi nel elettronica scatola. È possibile chiamare la soglia di un "naturale".
Se le lettere più di una persona in grado di gestire, è necessario modificare il vostro approccio alla posta elettronica di gestione. Ciò aumenterà la soglia al valore richiesto nel caso particolare. Dovrebbe essere in grado di elaborare 100 lettere al giorno? Così si può e 100, basta usare la posta per il metodo corretto. Cosa? Chi lo dirà.
L'unica indicazione che una persona affronta con e-mail è incluso alla fine a zero della giornata. I principi fondamentali di buona elaborazione in entrata - la comprensione che per la lettera di fronte a voi. Prima di tutto bisogna imparare a classificare con precisione le lettere e sapere cosa fare con ogni tipo.
Tutti i messaggi in arrivo possono essere suddivisi in sette categorie:
- Non c'è bisogno di risposta, non necessariamente leggere. Il modo in queste due lettere: archiviare o eliminare. Se si ottiene una newsletter periodica, che non viene mai letta, quindi fatevi un favore - realizzare il vostro obiettivo. Un'azione in cambio di sbarazzarsi di decine di tali lettere in futuro. Vogliamo imparare a far fronte con il flusso di email al giorno? Con meno facile da gestire il flusso. Non abbiate paura di perdere qualcosa di importante. Davvero le informazioni necessarie arriva a voi in un altro modo, e si apre di fronte a voi ancora almeno una volta.
- Con allegati. Questa può essere una notifica di richiesta di pagare per qualcosa o le informazioni per il lavoro attuali o futuri. Per queste lettere è utile per creare una cartella separata, ma senza fanatismo. È troppe cartelle? Semplifica. Al fine di trovare qualcosa di giusto, allora, non ho bisogno di un migliaio di cartelle, e la capacità di utilizzare le funzioni di ricerca mailer.
- Risposta opzionale. La risposta sembra essere non obbligatorio, ma a volte la cortesia utile. Quindi procedere unicamente sulla situazione.
- Con il tempo di consegna per la revisione. E 'interessante leggere, ma non necessariamente. Cercate di mettere in relazione a questo e alla categoria precedente, come molte lettere possibili. Questa è la chiave per un lavoro efficace con e-mail.
- Deve essere risolta oggi. Tutto è semplice: prendere un responsabile e ora, se qualcosa di veramente urgente, o alla fine della giornata lavorativa.
- Deve essere risolta, ma non oggi. La bellezza di e-mail che lei non chat o telefono. Nessuno si aspetta, e non dovrebbero aspettarsi una risposta rapida per e-mail, se non si parli nell'intestazione del messaggio. Se il termine per la risposta si chiama un determinato giorno o conosci te stesso e sapere per quanto tempo è necessario dare una risposta, poi mettere queste lettere nella cartella appropriata. Ad esempio, "risposta il Lunedi", "Reply il Martedì," e così via. Ora farsi un check-list, dove v'è un elemento "posta processo al mattino, rinviata per oggi." A tal fine, in quanto vi sono strumenti specializzati per: RightInbox per Gmail, FollowUpThen.com e FollowUp.cc.
- lettera incomprensibile. Ci sono le lettere che sono difficili da attribuire a nessuna delle categorie. Non tagliare se stessi riflessi di organizzare con tali lettere si riferiscono ad una delle categorie di cui sopra.
In base a questa classificazione, abbiamo bisogno № cartelle per categorie 2, 3, 4 e 6.
Regole di elaborazione efficiente delle e-mail
- Lasciare per 30 minuti alla fine della giornata per portare la casella di posta a zero. E 'più efficace che cercare di rispondere immediatamente ad ogni email. La gente non multitask. Meno distrazioni e commutazione - maggiore efficienza.
- Cosa fare con una lettera urgente? Preparatevi l'intervallo in cui per controllare le scatole per la giornata. Ad esempio, una volta ogni ora. Casella di controllo sulla disponibilità di lettere urgenti e importanti, se non disponibile, tornare al lavoro. Ricordate vantaggio di posta elettronica: non è un mezzo per l'interazione istantanea. E 'possibile che il problema, che è stato menzionato in uno dei messaggi di posta elettronica non urgenti, senza la vostra partecipazione sarà decisa dal Alla fine della giornata, o alla fine della giornata è possibile ottenere maggiori informazioni che permetteranno di risolvere il problema in modo più rapido e in modo efficiente.
- In qualsiasi momento, quando non controllare la posta elettronica, mantenere il mailer chiuso. Disattivare le notifiche. Sbarazzarsi del numero distrazione contemplazione di email in arrivo. Ora avete un altro lavoro, e il tempo per la posta non è ancora arrivato. Nei momenti di dubbio sulla correttezza di questo approccio, ricordate: non siete una centrale nucleare, ma anche se lo fosse, allora il surriscaldamento del reattore si sarebbe in ogni caso essere segnalato per e-mail.
- Utilizzare il loro impegno in tempo a finire la giornata di lavoro per accelerare l'elaborazione della posta. Ecco perché si consiglia di smontare il basso casella di posta a zero, alla fine della giornata. Hai 30 minuti, e si vuole mettere rapidamente fine a tutto ciò. In realtà, si scopre una sorta di gioco, ma si può e volutamente e-mail elaborazione geymifitsirovat.
- Tenerli breve e al punto.
- Essere positivo e amichevole.Le email possono costruire e distruggere le relazioni. Invece di risolvere i problemi veramente importanti la gente a volte tentare di rotolare l'avversario più delicato e nascosto chiamato un idiota, e tutto il testo si basa su questo. Non c'è nulla di strano nel fatto, per esprimere la loro positiva ha inviato una piccola frase bella nel corpo dell'e-mail. La vostra cordialità tornerà a te, e la corrispondenza sarà molto più significativa ed efficace.
- Le lettere devono rastrellare in ordine inverso. E l'unico modo. Sembra che sia più logico iniziare con e-mail più vecchie, ma questo è il nostro obiettivo - a zero casella di posta elettronica, il che significa che prima della fine della giornata si ottiene anche la prima email che hai ricevuto. Se vi fate un favore e iniziare a lasciare l'ultima lettera ricevuta oggi per domani, l'intera procedura smette di funzionare. Perché studi il lavoro competente e-mail, se non si segue la regola fondamentale? Continuare a lavorare come prima, e la sofferenza.
- Aprire solo le lettere necessarie per archiviare o eliminare il resto. Abbiamo abbonamenti troppo abuso a cose inutili (abbonamento Layfhaker, al contrario, molto necessario) e di conseguenza ottenere più informazioni che possono essere lette. Come distinguere le lettere desiderati? V'è un semplice, ma regola molto efficace: aperte solo quelle lettere che sono rivolte a una persona specifica per lei personalmente. Il resto - in una delle categorie di cui sopra, all'inizio di questo articolo sulla situazione.
- Creare modelli. Spesso le risposte alla lettera piuttosto standard, che è, si scrive la stessa cosa. Notato che scrivere questa frase spesso? Fare un modello per un rapido copia-incolla o crearlo nel servizio di posta elettronica.
- Se la posta viene gestita, e non v'è ancora tempo, quindi è necessario utilizzare razionalmente. Vai alla categoria numero di lettere 3, 4 e 6 e le cose messe in ordine là.
Questo manuale, che si basa, come hai detto, è il tipo giusto, è una grande aggiunta per le punte più generali per lavorare con la posta da CEO di LinkedIn Jeff Weiner. Da non perdere 10 suggerimenti per affrontare con la posta da Leo Babauta. In realtà, ci sono molti altri modi spremere il massimo e-mail. Cercate di applicare le tecniche di per se stessi, analizzare i risultati e non dimenticate di lasciare nei commenti i vostri suggerimenti per migliorare l'efficacia delle e-mail.