Sessioni strategiche: cos'è questo strumento e chi può trarne beneficio
Miscellanea / / April 21, 2023
I grandi team spesso soffrono di disunione e incomprensione degli obiettivi dell'azienda. Ecco come risolverlo.
Cosa sono le sessioni strategiche
Le sessioni strategiche sono un formato di incontro per i dirigenti, durante il quale discutono i piani per lo sviluppo dell'azienda. Questo strumento aiuta:
- valutare la posizione attuale dell'azienda, identificarne i punti di forza e di debolezza;
- trovare modi per evitare problemi o risolvere quelli esistenti;
- definire un piano d'azione - passaggi specifici per raggiungere gli obiettivi;
- stabilire parametri di riferimento per misurare il successo.
Una sessione strategica è una specie di brainstorming. Quindi, durante la riunione, discutiamo dei problemi e dei successi dei dipartimenti, fissiamo obiettivi per ciascuno di essi, disegniamo diagrammi e grafici su una lavagna online interattiva.
Per questi scopi, abbiamo scelto Mirò. Questo strumento ti consente di catturare pensieri e idee in un formato visivo. Allo stesso tempo, tutti i partecipanti alla sessione possono accedervi da qualsiasi parte del mondo e da qualsiasi dispositivo.
Successivamente, eseguiamo la pianificazione tattica: il capo di ciascun dipartimento suddivide i suoi compiti in passaggi più piccoli.
Come condurre una sessione di strategia
Ecco alcuni passaggi per aiutarti a organizzarti.
Determina la frequenza degli incontri
Non ci sono tempi fissi per lo svolgimento di sessioni strategiche. Alcune aziende preferiscono tenere riunioni trimestrali, mentre altre possono tenerle ogni sei mesi o un anno.
Quindi puoi impostare qualsiasi frequenza delle riunioni che ti è conveniente.
Nella nostra azienda, le sessioni strategiche si tengono una volta al trimestre. Quindi rompiamo il previsto obiettivi per una specie di sprint. Per fare ciò, è necessario decidere quali passi intraprendere per risolvere grandi problemi, quanto tempo ci vorrà in generale, quali dipartimenti saranno coinvolti e quante risorse hanno.
I manager quindi decompongono le attività a livello di reparto, se necessario. E dopo 3 mesi, controlliamo il programma.
Invita le persone giuste
Chi inviti alla sessione strategica dipenderà dall'elenco dei problemi che devono essere risolti. Ad esempio, se stai tenendo una riunione per discutere la strategia aziendale complessiva, dovresti chiamare i capi dei dipartimenti. Puoi anche invitare i project manager responsabili degli indicatori chiave.
Se la tua sessione strategica è dedicata alla revisione e alla discussione di alcuni dati, vale la pena attrarre comandoche ha raccolto queste informazioni e ne comprende l'importanza.
Scegli una data e un orario che siano convenienti per tutti
Quando imposti una data e un'ora, considera l'opinione di tutti. Evita di programmare riunioni con i dipendenti il giorno prima della scadenza. Forse hanno un appuntamento importante. incontro o ci sono compiti scottanti che non possono rimandare. Di conseguenza, puoi metterli in una situazione imbarazzante.
Quando fornisci una data, indica quanto durerà la sessione. Ad esempio, nella nostra azienda, l'intera giornata lavorativa è assegnata a questo evento. E in questo caso è importante fare delle pause puntuali, dando a se stessi e ai colleghi l'opportunità di rilassarsi.
Stabilisci un ordine del giorno
L'ordine del giorno può includere argomenti importanti, le fasi principali della sessione, questioni che devono essere discusse. Non aggiungere un numero elevato di punti: è meglio indicare l'argomento principale. Ad esempio, potrebbe entrare in un nuovo mercato.
Mettendo da parte le domande non necessarie, sarai in grado di rimanere concentrato sull'attività principale.
Al termine della sessione strategica, assicurati di rivedere l'intera agenda e consolidare gli accordi raggiunti.
Chiedi ai partecipanti di prepararsi in anticipo
I manager dovrebbero essere consapevoli degli attuali indicatori del dipartimento: il livello del carico di lavoro dei subordinati, il volume totale delle attività e così via.
Dovrebbero anche avere informazioni aggiornate su come e quando indicatori chiave - sia a breve che a lungo termine. Se i dirigenti hanno bisogno di discutere alcune questioni e problemi del dipartimento, dovrebbero anche prepararne un elenco in anticipo.
Prima di alcune sessioni strategiche, può essere utile non solo far circolare l'ordine del giorno della riunione, ma anche preparare una relazione dettagliata sui progressi compiuti su compiti importanti. È possibile riepilogare gli obiettivi e i KPI associati nei fogli di calcolo.
Organizza un incontro
Durante l'incontro, non dovresti solo esaminare tutte le questioni, ma anche dare alle persone l'opportunità di parlare onestamente ed esprimere le loro opinioni. Incoraggia i partecipanti a farlo, ma cerca di non interrompere gli altri e torna a quelli interrotti.
Spesso è più efficiente affidare la conduzione e il controllo della sessione all'ospite (moderatore). Ciò consente al direttore di entrare nello stesso campo con i dipendenti e passare dal monitoraggio dell'evento all'interazione attiva con i dirigenti e alla risoluzione dei problemi.
Prendere appunti durante la riunione
È necessario registrare i punti principali, le idee, i dati, le tempistiche e tutte le altre informazioni importanti discusse durante la sessione, poiché saranno utili per un'ulteriore pianificazione tattica.
Ogni reparto ha sempre una comprensione di quanto tempo è necessario per completare una particolare attività. Ciò consente già durante la sessione di delineare indicazioni indicative termini.
I leader di solito acquisiscono informazioni man mano che procedono, ma dopo la sessione dovrebbe essere preparato anche un rapporto generale.
Nella nostra azienda, il moderatore è responsabile di questo. Cioè, non solo organizza e supervisiona l'incontro, ma genera anche un rapporto sulle decisioni prese.
Chiedi un feedback
Grazie ad esso, puoi vedere diversi punti di vista e scoprire cosa Colleghi prestare particolare attenzione. E anche - per stimolare la loro interazione reciproca.
Chiedi ai partecipanti di scrivere su eventuali problemi. Meglio ancora, usa l'app del sondaggio per vedere le loro risposte in tempo reale. Ad esempio, queste possono essere domande riguardanti la sensazione generale dell'efficacia della sessione e vari problemi organizzativi, nonché desideri per eventi futuri.
Per chi è questo strumento?
Credo che il business non possa esistere senza pianificazione. Dovrebbero sempre essere affrontati, indipendentemente dalla nicchia e dal formato del tuo lavoro.
Senza la tua strategia, corri il rischio di dare priorità errate o di trascurare i problemi di un particolare reparto, il che influirà sui profitti dell'intera azienda. Di conseguenza, prima o poi, i problemi interni diventeranno più grandi e più distruttivi per l'azienda.
Le sessioni strategiche aiuteranno ad affrontarle e stabilire un flusso di lavoro. Pertanto, secondo me, saranno utili per qualsiasi squadra con più di 3-4 persone.
Dopotutto, maggiore è il numero di dipartimenti responsabili delle singole questioni, maggiore può essere la disunione dei leader. E con l'aiuto di sessioni strategiche, puoi sincronizzare i piani aziendali e assicurarti il meglio comprensione dentro di lei.
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