Se la tua email è sovraccarico, forse il problema non è la tecnologia
Consigli Produttività / / December 19, 2019
Ci sono un numero enorme di articoli sul tema del miglioramento dei diversi sistemi di posta elettronica. Ma in ogni caso, non importa quello che facciamo, di tanto in tanto, iniziamo a pensare che la nostra c-mail che non è giusto, che qualcosa non è sufficiente per essere produttivi - e abbiamo ancora una volta approfondire le impostazioni. Tuttavia, Joshua Lyman (Joshua Lyman), sviluppatore web, dice che non è e-mail non funziona correttamente, e noi stessi.
Joshua propone di applicare nel loro lavoro con la posta elettronica in tutte le tre regole. Essi vi aiuterà a mantenere fino a due volte tanto, e il lavoro con e-mail non sarà causa le emozioni negative.
Disattivare le notifiche
Quando il desktop appare costantemente avviso che hai un nuovo messaggio, è difficile mantenere da un altro client di posta elettronica. Perché configurare un client di posta elettronica desktop per controllare la posta ogni 5 minuti? Le situazioni in cui si deve rispondere immediatamente alla lettera, sono molto rare, e di solito la gente pre-chiamata a dire che la lettera è stata inviata. Tutti gli altri messaggi non richiedono una risposta immediata e può aspettare un po '. Come regola generale, se c'è qualcosa di urgente, normale la gente chiamata, ma non scrivere una lettera e in attesa di una risposta.
Lo stesso vale e le schede costantemente aperti con la posta. Scommetto che sei appena tornato a controllare senza motivo ogni 10 minuti. E se si deve lavoro monotono o preparare la prossima relazione, l'intervallo è ridotto a 3-5 minuti (beh, non lavare il lampadario di cristallo).
Fare un accordo verbale con i colleghi
Non importa come si organizza il lavoro del suo sistema di posta elettronica, il più importante in questo gruppo rimane ancora il fattore umano. Messaggi di posta elettronica maneggiano regolarmente tra gli indirizzi. Ma la risposta a questi messaggi persone, e ognuno ha la propria definizione di urgenza. Qualcuno ritiene adeguato periodo di tempo per la risposta alla lettera in 1-2 ore. E chi è che va da 8 a 24 ore. Vale a dire la tua lettera senza risposta, non perché il sistema di posta elettronica è rotto, ma perché qualcuno ritiene che sia valida per rispondere il giorno successivo.
E se con messaggi personali, tutto è molto più semplice, è necessario discutere con i colleghi questi momenti. Se si sa che un collega di tempo standard per rispondere alla lettera - 2 ore, e la risposta necessaria in un'ora, è meglio non perdere tempo e nervi e call. Oppure, considerando tutte queste caratteristiche, e-mail Invia con domande che non richiedono una risposta urgente in anticipo.
Produttività vs. accelerazione
David Levi (David Levy), professore presso l'Università di Washington, ritiene che nella nostra società sono spesso confusa con l'accelerazione della produttività. Tutto è fatto in fretta, ma non è sempre meglio. Invece di sedersi e pensare bene, e quindi inviare un breve ma lettera informativa, buttiamo scambiarsi messaggi brevi che ci distraggono continuamente e non compia del tutto il diritto informazioni.
Si scopre che l'importo speso più tempo a leggere le lettere brevi ma senza senso di una approfondita.
Il miglioramento continuo dei sistemi di posta elettronica - che è grande, ma non dimenticare che la posta elettronica di controllo e non rispondono alla lettera del sistema, e la gente. Quindi, si dovrebbe imparare a utilizzare la tecnologia in modo tale una di comunicare più efficacemente con altre persone e lavorare in modo più produttivo.